Meine 18 Zeitmanagement-Tipps für Sie

Jeder Zeitmanagement-Trainer hat seine eigenen Zeitmanagement-Tipps auf Lager, die sich meist ähneln – das liegt in der Natur der Sache.

Wenn ich mehrere Fitness-Trainer um Tipps fragen würde, wie ich meine Ausdauer steigern kann, würde ich hierzu wohl auch viele gleiche oder zumindest ähnliche Tipps erhalten.

Ob Fitness- oder Zeitmanagement-Trainer – die Herausforderung liegt mehr darin, durch gezielte Fragen die genauen individuellen Anforderungen und Präferenzen zu ermitteln, um der jeweiligen Person die für sie passenden Tipps an die Hand zu geben.

Nichtsdestotrotz gibt es Zeitmanagement-Tipps, mit deren Umsetzung den meisten ein besserer Umgang mit ihrer begrenzt zur Verfügung stehenden (Arbeits-)Zeit gelingt.

Und genau dazu zählen die folgenden Tipps – legen Sie los!

ZEITMANAGEMENT-TIPP 1

Machen Sie sich Notizen

pxb-notizen-machen

Ob digital oder handschriftlich – Hauptsache, Sie machen Notizen …

Sicher schwirren auch Ihnen häufig unerledigte Aufgaben, Ideen und Informationen im Kopf herum, die Sie nicht vergessen dürfen bzw. wollen. Solche Gedanken erzeugen immer Stress – auch unbewusst.

Ob Sie die Notizen auf Papier bringen und dadurch Ihren Kopf entlasten oder sie digital erfassen, bleibt ganz Ihnen überlassen.

Hauptsache, Sie machen Notizen, und das am besten strukturiert und an zentraler Stelle.


ZEITMANAGEMENT-TIPP 2

Setzen Sie sich Ziele

Zielbuch

Halten Sie die Ziele schriftlich fest

Im geschäftlichen Bereich sind Ziele (unternehmerische Ziele, Projektziele, …) ohnehin meist vorgegeben. Aber auch private Ziele sind sinnvoll.

Was Ziele mit Zeitmanagement zu tun haben?

Wenn Sie Ziele haben, wenn Sie also wissen, was Sie bis wann erreicht haben wollen/sollen, fällt Ihnen das Entscheiden leichter.

Mit Zielen können Sie besser abwägen, ob eine Aufgabe oder eine Tätigkeit vorrangig gegenüber einer anderen bzw. ob sie wichtig ist.

Anleitung & weiterführende Infos:


ZEITMANAGEMENT-TIPP 3

Setzen Sie Prioritäten

Jeder wird (mehr oder weniger) fremdbestimmt! (Bild: Fotolia©kantver)

Prioritäten sind im Grunde nichts anderes als Entscheidungen. Wenn Sie wissen, wie wichtig, wie dringend – und ja, darin besteht ein Unterschied – eine Aufgabe ist, können Sie eine entsprechende Priorität setzen.

Inwieweit Sie diese Entscheidungen selbst treffen, also die Prioritäten selbst festlegen können, hängt davon ab, inwieweit Sie in Ihrer Arbeit selbstbestimmt sind und dadurch selbst entscheiden können, wann Sie was erledigen.

Mit Prioritäten entscheiden Sie sich für eine Abarbeitungsreihenfolge der anstehenden Aufgaben.


ZEITMANAGEMENT-TIPP 4

Entscheiden Sie schnell

pxb-entscheidungen-treffen

Auch bei einer größeren Auswahl gilt: möglichst schnell entscheiden

Dieser Tipp ist im Grunde eine Ergänzung zum vorhergehenden.

Schnelle (und trotzdem wohlüberlegte) Entscheidungen sind gefragt, um Zeitdruck vorzubeugen. Denn werden Entscheidungen ständig hinausgezögert, werden dadurch auch alle damit verbundenen Aufgaben aufgeschoben, was letztlich den Zeitdruck erhöht.

Ergo: Entscheiden Sie möglichst schnell!


ZEITMANAGEMENT-TIPP 5

Große Aufgaben in kleine aufteilen

salami

Salamitechnik: große Aufgaben in „Scheiben zerschneiden“ (Bild: Fotolia©Han van Vonno)

Eine ganze Salami versucht man auch nicht in einem Stück hinunterzuwürgen, sondern man schneidet mehrere Scheiben davon ab. Erst dann schmeckt sie.

Manche Aufgaben wirken allein schon wegen ihrer Größe oft so, als ob sie gar nicht zu schaffen wären. Dies trägt nicht sonderlich zur Motivation bei und man will die Aufgabe erst gar nicht angehen. Hier hilft die Aufteilung in kleinere Teilaufgaben.

Brechen Sie große, unüberschaubare Aufgaben auf mehrere kleinere herunter.

Das erleichtert Ihnen das strukturierte Vorgehen, Sie können dadurch besser den Fortschritt der großen Aufgabe verfolgen und bei Bedarf rechtzeitig entgegensteuern, wenn Sie sehen, dass ein eventueller Fälligkeitstermin der großen Aufgabe nicht eingehalten werden kann.


ZEITMANAGEMENT-TIPP 6

Keine Chance den Zeitdieben – schotten Sie sich ab

pxb_leichter-lernen

Zeit für konzentriertes Arbeiten einplanen (alle Unterbrechungen so weit wie möglich einschränken)

Es geht darum, dass Sie sämtliche Ablenkungen und jede Art von Zeitfressern für eine bestimmte Zeit auf ein Minimum reduzieren. Geben Sie Zeitdieben keine Chance!

Denn nur wenn es Ihnen gelingt, sich regelmäßig Phasen freizuschaufeln, in denen Sie möglichst ungestört an Ihren wichtigen Aufgaben arbeiten können, werden Sie auch was weiterbringen.

Anleitung & weiterführende Infos:


ZEITMANAGEMENT-TIPP 7

Betreiben Sie Monotasking

Auch bedingt durch unsere schnelllebige Zeit ist Multitasking ein geflügelter Begriff geworden.

Beim Multitasking werden Tätigkeiten parallel verrichtet. Und genau dieser Umstand ist eine maßgebliche Ursache für Stress und Fehler.

Deshalb: Widmen Sie sich konzentriert einer Tätigkeit nach der anderen.

Auch wenn das im hektischen Arbeitsalltag oft schwer möglich ist, sollten Sie das Monotasking so oft wie möglich durchziehen.


ZEITMANAGEMENT-TIPP 8

Vermeiden Sie die lange BankLange_Bank

Vor allem unangenehme Aufgaben landen auf der langen Bank (Bild: Fotolia©Peter Adrian)

Manche Aufgaben müssen auf später verlegt werden. Das ist klar. Etwa, weil gewisse Informationen oder Erfordernisse für die Aufgabenerledigung (noch) nicht vorhanden sind oder weil andere Aufgaben eine höhere Priorität haben.

Allerdings werden häufig Aufgaben auf die lange Bank geschoben, weil sie schlicht und einfach unangenehm sind.

Jede aufgeschobene Angelegenheit bleibt im Hinterkopf und führt häufig zu zusätzlichen Belastungen und Stress.

Lassen Sie sich von Ihrem Schweinehund nicht einlullen, wenn er sich meldet, und erledigen Sie Aufgaben möglichst sofort.


ZEITMANAGEMENT-TIPP 9

Schieben Sie auf

Ja, ich weiß – das Gegenteil von dem vorhergehenden Tipp.

So paradox es vielleicht klingen mag, aber wenn Sie das Gefühl haben, unterzugehen – und nur dann! –, versuchen Sie, für einige Aufgaben und Termine einen Aufschub zu erwirken. Das heißt aber nicht, Aufgaben generell aufzuschieben!

Meiner eigenen Erfahrung nach ist das meistens problemlos möglich. Oft reicht nur ein freundlicher Anruf bei dem Auftraggeber oder der zuständigen Person. Und schon hat man wieder etwas Luft.

Das setzt natürlich voraus, dass vorher eine Priorisierung stattgefunden hat. Denn ohne Priorisierung wissen Sie nicht, welche Aufgaben aufgeschoben werden können.

Anleitung & weiterführende Infos:


ZEITMANAGEMENT-TIPP 10

Sagen Sie Nein

Ein Nein – natürlich nur dann, wenn es angemessen ist – ist das Zauberwort für mehr Entlastung und Zeitautonomie.

Denn je mehr Aufgaben und Verpflichtungen Sie sich aufhalsen lassen, desto größer wird Ihr Zeitproblem.

Folglich: Sagen Sie nicht zu allem Ja und Amen!

Anleitung & weiterführende Infos:


ZEITMANAGEMENT-TIPP 11

Schaffen Sie Licht im Informationsdickicht

pxb_licht

Mit System Licht ins Informationsdickicht bringen

Und damit meine ich, dass Sie sich Ihre Informationen gezielt abholen, dass Sie Kanäle finden, die alle für Sie relevanten Informationen schnell, qualifiziert und kompakt liefern, sei es über Social Media (z. B. Twitter), News-Portale oder andere Wege.

Lassen Sie sich nicht von der Masse an Informationen überschwemmen.


ZEITMANAGEMENT-TIPP 12

Seien Sie nicht perfekt

Unter Perfektionismus verstehe ich den Drang, mehr zu machen, als verlangt wird bzw. nötig ist und das Feilen an unnötigen Details. Perfektionismus kostet Zeit – Ihre Zeit!

Viele Tätigkeiten verlangen Perfektion – keine Frage (z. B. im medizinischen Bereich, wo kleinste Ungenauigkeiten weitreichende Folgen haben können). Aber bei den meisten Tätigkeiten reicht ein „gut“ vollkommen aus.

Erledigen Sie Aufgaben so gut wie nötig, aber nicht perfekt!

Anleitung & weiterführende Infos:


ZEITMANAGEMENT-TIPP 13

Erledigen Sie gleichartige Aufgaben blockweise

Legen Sie gleichartige Tätigkeiten zusammen und erledigen Sie diese – falls möglich – in einem Zug, beispielsweise nacheinander fünf anstehende Telefonate. Das ist wesentlich effizienter als über den Tag verteilt.

So können Sie z. B. täglich einen Block für Telefonate, einen für Routineaufgaben (Postbearbeitung, …), einen für wichtige Aufgaben, … vorsehen.

Anleitung & weiterführende Infos:


ZEITMANAGEMENT-TIPP 14

Delegieren Sie, holen Sie Unterstützung, …

Delegieren

Auch das Delegieren will gelernt sein (Bild: Fotolia©jpcasais)

… denn das kann zu einer enormen Entlastung führen. Natürlich hat nicht jeder die Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren. Aber meiner Erfahrung nach wird das Abgeben von Aufgaben auch von jenen nicht bzw. zu wenig genutzt, die diese Möglichkeit haben.

Das Delegieren erfordert im Vorfeld, sich ein entsprechendes Umfeld zu schaffen, an das Sie Aufgaben vertrauensvoll abgeben können, mit der Gewissheit, dass sie zu Ihrer  Zufriedenheit erledigt werden.

Anleitung & weiterführende Infos:


ZEITMANAGEMENT-TIPP 15

Testen und optimieren Sie

Probieren Sie auch gelegentlich Neues aus: neue Tools, neue Planungshilfen, … Es findet sich immer wieder etwas, das die tägliche Arbeit einfacher gestaltet. Auch jeder Arbeitsprozess birgt in der Regel Verbesserungspotenzial.

Nehmen Sie nichts als gegeben hin!


ZEITMANAGEMENT-TIPP 16

Sorgen Sie für funktionierendes „Werkzeug“

Defektes_Werkzeug

Ineffizientes „Werkzeug“ kostet Zeit und Nerven (Bild: Fotolia©Gina Sanders)

Ein Drucker, der immer mal wieder Probleme macht, ein langsamer Computer, eine ineffiziente Ablage – die Unterbrechungen oder Verzögerungen scheinen oft vernachlässigbar.

Aber in Summe über einen längeren Zeitraum betrachtet, würde der daraus resultierende Zeitverlust wohl so manchem die Haare zu Berge stehen lassen.

Ein guter Zeitmanager arbeitet mit gutem Werkzeug!


ZEITMANAGEMENT-TIPP 17

Führen Sie eine Zeitplanung durch

Nicht einfach planlos drauflosarbeiten.

Ein Zeitplan bietet Ihnen Orientierung, eine Hilfe zum Nachdenken, sodass Sie auch in der Hektik nicht so schnell den Überblick verlieren.

Ob Sie sich für einen Wochen- oder Tagesplan entscheiden, ist von Ihren beruflichen Anforderungen abhängig.

In Phasen, in denen ich an Projekten arbeite, die nicht von besonderer Dringlichkeit gekennzeichnet sind, mache ich „nur“ eine Wochenplanung.

Hingegen in Phasen, in denen ich parallel an mehreren Projekten arbeite und auch kurzfristige Fälligkeitstermine anstehen, führe ich täglich eine Tagesplanung durch.


ZEITMANAGEMENT-TIPP 18

Gönnen Sie sich unbedingt Ruhephasen!

pxb-entspannung-wiese

Regelmäßig Energie tanken, tut gut und erhöht die Leistungsfähigkeit

Ja, auch wenn es im ersten Moment seltsam klingen mag, gehört für mich dieser abschließende Zeitmanagement-Tipp mit zu den wichtigsten.

Denn nur wenn Sie in der Lage sind, eine Balance zwischen Ruhe- und Arbeitsphasen zu schaffen, werden Sie auf längere Sicht leistungsfähig und vor allem gesund bleiben.

Bemühen Sie sich um eine Ausgewogenheit zwischen An- und Entspannung, um einen Ausgleich, der Ihnen guttut.


Als Checkliste …

Abschließend hier die Tipps nochmals zusammengefasst als Checkliste, die Sie herunterladen, ausdrucken und in Zugriffsnähe – z. B. in der Schreibtischlade – jederzeit griffbereit platzieren können:

DOWNLOAD … HIER KLICKEN » 

zm-tipps


Zu meinem
Online-Zeitmanagementkurs
– hier klicken »


Kommentare

  • Wirklich schöne Tipps – praktisch und machbar!

    Mein Tipp für Zeitmanagement:

    Eine schöne – wichtige aber nicht dringende – Aufgabe von Anfang bis Ende möglichst in einem Stück durcharbeiten. Dann das Ergebnis ein-vier Wochen später noch einmal überarbeiten. Dann hat sich die Grundidee verfestigt und jetzt können die freien und eigenen Ideen kommen. Danach lässt sich das Ergebnis verwerten und ggf. präsentieren.

    Viola Vockrodt-Scholz antworten
  • Hallo,

    vielen Dank für den tollen Artikel. Wer das alles umsetzt, ist auf dem direkten Weg zu mehr freier Zeit und weniger Stress.

    Besonders gut gefällt mir der Tipp mit der funktionierenden Technik. Es ist erstaunlich mit wie alten und kaputten technischen Hilfen sich viele durch Ihren Alltag schlagen. Der Fernseher ist immer der neuste, aber das Werkzeug für die Arbeit aus der Steinzeit.

    viele Grüße Benjamin

    Benjamin Floer antworten
  • Frank

    Super Beitrag, bearbeiten den gerade in der Schule. Sehr viel Information, wir sind begeistert. Danke dafür.

    Frank antworten

Diesen Artikel kommentieren

Bitte die Kommentarregeln berücksichtigen. Danke!