Mit Lean-Management zu mehr Effizienz in der Wertschöpfungskette

Ein Gastbeitrag von Dipl. Kfm. Axel Schröder, Unternehmensberater für Mittelstand und Handwerk: 

Bevor ich auf das Thema Lean-Management näher eingehe, vorab ein Beispiel, um die Prozessoptimierung zum Zwecke der Effizienzsteigerung und Kostensenkung zu veranschaulichen:

Supermärkte sind – vor allem jene, in denen man ein gutes Kauferlebnis hat – nach Produkten geordnet. Es findet eine Unterteilung in Backwaren, Kosmetik, Fleisch, Fisch, Getränke etc. statt, damit der Kunde sich leichter orientieren kann und gezielt die gewünschten Produkte findet. Durch eine optimale Platzierung und Organisation ist es möglich, den Einkauf für den Kunden effizient zu gestalten und Einkaufsschlangen und Staus in den Gängen zu verhindern.

Hätte sich vorab niemand um diese Strukturierung gekümmert, müsste der Kunde jedes Produkt wie die „Nadel im Heuhaufen“ suchen. Das wäre für die Kunden wesentlich zeitaufwendiger und auch nervend. Wenn sie die Möglichkeit haben, werden sie wohl zukünftig einen anderen Supermarkt aufsuchen. Was durch die fehlende Organisation und Strukturierung hinzukommt: Das Personal könnte die Bestände nicht effizient prüfen und die Aufstockung der Regale wäre aufwendiger. All das kann zu Umsatzeinbußen und Gewinnverlusten führen.

Dieses Beispiel zeigt eine mögliche Anwendung des Lean-Managements in der Praxis.

Was versteht man unter Lean-Management?

Der Begriff Lean-Management kommt aus Japan und ist auf den Autohersteller Toyota zurückzuführen. Dieser japanische Automobilhersteller hatte in den 1990er immer wieder Schlagzeilen mit seinem Fokus auf eine „Schlanke Produktion“ gemacht.

Die Bedeutung des Begriffs Lean-Management kann mit den Worten „Werte ohne Verschwendung schaffen“ umschrieben werden.

Bei der schlanken Produktion geht es primär darum, alle Aktivitäten, die für die Wertschöpfung und zur Zielerreichung notwendig sind, optimal aufeinander abzustimmen und überflüssige Tätigkeiten (Verschwendung, japanisch „muda“) zu vermeiden.

Wenn das gelingt, können die Wünsche der Kunden nach Verfügbarkeit, Individualität, Qualität und Preisgestaltung in Bezug auf ein Produkt besser erfüllt werden. Dies führt wiederum dazu, dass das Unternehmen selbst profitabler wird und seine Wettbewerbsfähigkeit verbessert.

Effizientere Arbeitsprozesse im Unternehmen und ein besseres Ergebnis werden erreicht durch

  • präzise Prozessdefinitionen und Schnittstellenbeschreibungen,
  • klare Verantwortlichkeiten,
  • frühes Reagieren auf Fehler,
  • einfache Organisationsmethoden

Die 5 Prinzipien des Lean-Managements

Im Folgenden die 5 Prinzipien, auf die das Lean-Management basiert und die sich auf sämtliche Arbeitsprozesse umlegen lassen.

1. Den Wert definieren

Den Wert einer Tätigkeit oder eines Projektes zu kennen, ist Voraussetzung für alle Überlegungen im Lean-Management. Bei jedem Projektbeginn sollte klar sein:

  • welchen Zeitaufwand die Arbeit erfordert (Bearbeitungszeit)
  • wie viel Kreativität aufgebracht werden kann/muss (Grad der Kreativität)
  • welches Wissen für die Erledigung der Arbeit erforderlich ist (nötiges Eigenwissen)
  • bis wann die Arbeit fertigzustellen/einzureichen ist (Deadline) etc.

Sind diese Punkte geklärt, lässt sich nach dem Prioritätenprinzip festlegen, wann welche Aufgaben zu erledigen sind. Dabei gilt es zu beachten, dass das Prioritätenprinzip für jeden anders aussehen kann.

2. Wertströme identifizieren

Den Wertstrom zu identifizieren bedeutet, die einzelnen Arbeitsprozesse detailliert zu betrachten. Dabei ist der Wertstrom die Summe aller Aktivitäten im Produktionsprozess. Konzentriert man sich maßgeblich auf die Verfolgung der wertschöpfenden (oder auch wertsteigernden) Prozesse, vermeidet man Verschwendung und unterstützt das zentrale Ziel der Effizienzsteigerung.

Hat man einmal den Wertstrom einer Aufgabe analysiert, fällt es leicht, ihn stets an neue Gegebenheiten anzupassen.

3. Das Fluss-Prinzip anwenden

Das vielleicht wichtigste Gestaltungsprinzip des Lean-Managements ist das Fluss-Prinzip, das sich mit dem kontinuierlichen und optimierten Ablauf eines Prozesses befasst.

In vielen Organisationen wird an den Kapazitäten von Abteilungen geschraubt und ihre Grenzen ausgelotet. Doch führt diese funktionsorientierte Denkweise nicht unbedingt zum Optimum.

Schaut man sich im produzierenden Gewerbe z. B. die Infrastruktur der Produktion an, stellt man fest, dass es viele Unterbrechungen in Form von Zwischenlagern und Pufferbeständen gibt. Aus dem Blickwinkel des Lean-Managements steckt hier vielfach erhebliches Verbesserungspotenzial, das eine große Auswirkung auf die Effizienz des gesamten Wertstroms hat.

Die Fokussierung auf die Wertströme ermöglicht es, auch viele kleine Projekte kontinuierlich nebenbei „fließen“ zu lassen, ohne dass dadurch eine echte Mehrbelastung entsteht.

4. Das Pull-Prinzip einführen

Für viele Unternehmen ist die maximale Maschinenauslastung ein relevantes Ziel. Wird allerdings die Produktion nach dem Fluss-Prinzip ausgerichtet, wird erst bei einem nahenden Engpass oder einem bevorstehenden Abgabedatum entsprechend produziert. Diese „Deadlines“ bilden den Anstoß für die Produktion.

Beim Pull-Prinzip (japanisch auch „Kanban“ genannt) zieht man (engl. to pull) die anfallende Arbeit erst dann durch den Prozessablauf, wenn sie „fällig“ wird – anstatt sie durch Planungsvorgaben durchzudrücken („push“), nur um einen bestimmten „Workload“ (Arbeitsaufwand) zu erreichen.

5. Perfektion anstreben

Eine kontinuierliche Optimierung der Abläufe bis hin zur Perfektionierung sollte angestrebt werden, auch wenn sich Perfektion nicht erreichen lässt. Häufig verändern sich Arbeitsabläufe, etwa durch neue Rahmenbedingungen (z. B. ein neuer Auftrag in einem anderen Unternehmen). Durch diese Veränderungen können sich auch schlechte Gewohnheiten schnell wieder einspielen. Insbesondere dann ist es wichtig, durch das Lean-Management-Prinzip für eine kontinuierliche Verbesserung zu sorgen.

Das 5S-System als Teil des Lean-Managements für mehr Ordnung und Sauberkeit

Das 5S-System kommt ebenfalls aus dem japanischen Sprachraum und bezieht sich auf ein Produktionskonzept der besonderen Art.

Ziel des Systems ist mehr Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz als Grundvoraussetzung für eine effiziente und effektive Gestaltung der Arbeitsprozesse – unabhängig davon, ob es sich um einen Arbeitsplatz in einer Fabrik, in einer Werkstatt, einem Büro in der Firma oder um ein Home-Office handelt.

Das 5S-System um einen Punkt erweitert (6S) [Quelle: Axel Schröder]

Wofür die 5 S stehen

Sie bezeichnen die 5 zentralen Elemente einer Arbeitsplatzorganisationsmethode. Im deutschen Sprachraum wird hierfür analog häufig die Abkürzung 5A verwendet. Im Folgenden nun sowohl die japanischen als auch die deutschen Abkürzungen:

1. Seiri = Aussortieren

Was für die Arbeit an diesem Platz nicht benötigt wird, wird aussortiert. Durch diesen ersten Schritt entsteht mehr Platz für die tatsächlich benötigten Arbeitsmittel und Materialen, und die Übersichtlichkeit am Arbeitsplatz nimmt zu.

2. Seiton = Aufräumen

Für diesen Punkt gilt die Maxime „Stelle alles ordentlich hin“. Nicht benötigte Utensilien wurden bereits im 1. Schritt aussortiert. Unter Berücksichtigung ergonomischer Aspekte erhalten alle erforderlichen Arbeitsmittel einen definierten und gekennzeichneten festen Platz.

Die Arbeitsmittel bzw. Werkzeuge werden entsprechend ihrer Verwendungshäufigkeit und/oder Verwendungsreihenfolge angeordnet. Häufig verwendete Arbeitsmittel sollten also möglichst nah am Ort der Verwendung platziert werden.

Um ein schnelles Aufräumen zu erleichtern, können visuelle Hilfsmittel genutzt werden, die Abweichungen vom Soll-Zustand schnell sichtbar machen ( z. B. Schattentafeln, Bilder des Soll-Zustandes).

3. Seiso = Arbeitsplatzsauberkeit

Beispielhaft sei hier der Berufsstand des Metzgers genannt, für den dieser Punkt zu den wichtigsten gehört. Wird die Sauberkeit vernachlässigt, kann das im schlimmsten Fall zu einer Lebensmittelvergiftung der Kunden führen. Was nicht sein darf: Der Metzger nimmt bei der Bezahlung das Geld des Kunden und packt dann mit seinen ungewaschenen Händen die Fleisch- und Wurstwaren für den nächsten Kunden ein.

Sauberkeit fördert auch die Arbeitssicherheit und das Wohlbefinden am Arbeitsplatz. Ebenso dient das Reinigen des Arbeitsplatzes der Inspektion, da während des Reinigungsvorgangs Abweichungen und Defekte an Arbeitsmitteln festgestellt werden können. Des Weiteren lassen sich dabei Verschmutzungsursachen ausmachen und in weiterer Folge nachhaltig abstellen.

4. Seiketsu = Anordnung zur Regel machen

Hat der Arbeitsplatz durch die Sauberkeit nun eine Grundordnung erhalten, so gilt es, diese beizubehalten. Am besten gelingt das mit Standards innerhalb der einzelnen Arbeitsbereiche bzw. zugeschnitten auf bestimmte Tätigkeiten.

Beispielmöglichkeiten, um eine Anordnung oder allgemein Ordnung vorzugeben: die Verwendung eines einheitlichen Farbcodes für verschiedene Bodenmarkierungen (Wegbegrenzungen, Abholungsflächen, Anlieferungsflächen), die bebilderte Darstellung des Schrankinhaltes von außen an allen Werkzeugschränken etc.

Um Abweichungen vom Standard festzustellen und zu dokumentieren, können Pläne,
5S-Auditformulare und 5S-Checklisten hilfreich sein. Dadurch lassen sich Abweichungen vom Soll-Zustand und deren Ursachen besser erkennen und in weiterer Folge dauerhaft Fehler beheben.

5. Shitsuke = Alle Punkte einhalten und verbessern

Auch Disziplin ist unerlässlich, um Ordnung und Sauberkeit aufrechtzuerhalten. Natürlich ist es nicht einfach, jeden Tag dasselbe Maß an Selbstdisziplin aufzubringen.

So obliegt es auch einer Führungskraft, Disziplin vorzuleben und zu fordern, etwa durch regelmäßige Kontrollen. Ist eine Stellfläche für ein Werkzeug definiert worden, gehört es auch an diesen Platz – immer! Die Kontrollen minimieren die Abweichungen vom Standard.

Mit jedem Durchlaufen des 5S-Zyklus wird also der Arbeitsprozess ein Stück effektiver und effizienter. Diese Optimierung geht noch schneller vonstatten, wenn alle Mitarbeiter dem System folgen und an einem Strang ziehen.

Häufig wird dieses 5S-System mit einem weiteren Punkt ergänzt, der quasi den Kreislauf schließt. Dann ist vom 6S- bzw. 6A-System die Rede:

(6.) Shukan = Alles läuft von selbst

Bei nachhaltiger Disziplin gehen Ordnung und Sauberkeit schließlich in Fleisch und Blut über. Durch das Wiederholen der Vorgänge werden sie zur Gewohnheit und führen zu einer (unbewussten) Einhaltung der aufgestellten Regeln.

Fazit

Das 5S-System als Teil des Lean-Management-Prinzips lässt sich in vielen Bereichen des (Arbeits-)Lebens übertragen – unabhängig davon, ob es sich um ein Büro, einen Werkstatt- oder einen Computerarbeitsplatz handelt.

Die Systemeinführung ist allerdings durchaus mit Mühe und einem gewissen Zeitaufwand verbunden. Dafür gehen aber zukünftig Abläufe und insbesondere wiederkehrende Arbeiten schneller und organisierter von der Hand.

Die Ordnung, welche heute geschaffen wird, fördert morgen einen reibungsfreien Ablauf.


Über den Autor

Axel Schröder ist Unternehmensberater und Fachbuchautor mit dem Schwerpunkt auf Handwerk und Kleinunternehmen. Das praxisnahe Verstehen als Unternehmensberater von KMU und Handwerk spiegelt sich in den benutzerorientierten Fachbüchern und Kursen wieder. Auf seiner Webseite axel-schroeder.de teilt er sein Wissen mit. Zahlreiche Beiträge über Controlling, Kundenbindung, Prozessmanagement und Unternehmensstrategie sind bisher entstanden.

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