Interview: Datensicherung im Unternehmen – was gilt es zu beachten?

In Unternehmen wird die Datensicherung heute vielfach immer noch recht stiefmütterlich behandelt – vor allem in der Praxis kleiner und mittlerer Unternehmen. Das kann aber fatale Folgen haben, die insbesondere kleinere Betriebe von einem Tag auf den anderen das Aus bringen können.

Auf alle Fälle sind Datenverluste immer mit erheblichem Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Und die Gefahren, die zum Verlust und Missbrauch wichtiger und heikler Unternehmensdaten führen können, sind heute vielfältig. Um nur einige zu nennen:

  • Malware (schädliche Software aus dem Internet, wie Viren, Würmer, Phishing etc.)
  • Ausfälle durch Soft- und Hardware (z. B. ein Festplattencrash)
  • unabsichtliches Löschen
  • Fehlbedienungen

Wie kann man dem vorbeugen, wie sich davor schützen?

Dazu habe ich den Experten René Brunner befragt, der mittlerweile auf eine bald 40jährige Erfahrung im IT-Bereich, u. a. als Programmierer und IT-Referent, zurückblicken kann.

Herr Brunner, was ist das Wichtigste bei einer sinnvollen Datensicherung?

Für die Datensicherung muss kopiert werden, daran führt kein Weg vorbei. Aber einfach den ganzen Bestand zu kopieren wäre aufwändig, unrationell – sicher keine gute Lösung. Vorweg ein uraltes (so alt wie die Computerei überhaupt) Gebot:

Trennen Sie konsequent Programme und Arbeitsdaten auf den Festplatten.

Diese Unterteilung ist deshalb eminent wichtig, weil in erster Linie die Arbeitsdaten sicher gestellt werden müssen, da sie sich laufend ändern und möglicherweise nicht rekonstruierbar sind, während Sie bei Programmen im Notfall auf deren Original-Datenträger (Installations-DVD/CD …) zurückgreifen können.

Welcher Fehler wird Ihrer Meinung nach am häufigsten im Bereich der Datensicherung gemacht?

Dass sie NICHT gemacht wird!

Es muss nicht gleich eine Brandkatastrophe oder ein bewaffneter Überfall sein. Ein mechanischer Defekt am Festplattenlaufwerk, ein zu spät entdeckter Computervirus oder das irrtümliche Abspeichern einer Datei auf einen bereits bestehenden Namen genügt, um beispielsweise den sorgfältig aufgebauten Adressstamm oder nichtrekonstruierbare Messergebnisse, also vital wichtige Arbeitsdaten unwiederbringlich zu zerstören.

Wohin sollen die Daten gesichert werden? Es gibt ja verschiedene Speichermedien. Was gilt es, zu beachten, um das richtige auszuwählen? Einige Speichermedien haben ja eine begrenzte Haltbarkeit.

Übliche Speichermedien sind externe Festplatten, DVDs und NAS-Boxen (net­work attached storage), d. h. Festplattenspeicher mit Netzwerkanschluss.

Laut dem Fraunhofer-Forschungsinstitut Karlsruhe sollen Festplatten bis zu 20, CDs bis zu 50 Jahren brauchbar bleiben. Aber Speichermedien altern unbemerkt.

Um sicher zu gehen, empfiehlt sich Umkopieren im Zwei-Jahres-Abstand. Zu bedenken ist auch, dass bei der rasanten technologischen Entwicklung und der sich ändernden Standards passende Abspielgeräte im Unternehmen vorhanden bleiben.

Ist eine räumliche Trennung des Speicherortes für die Datensicherung wichtig – also die Sicherung der Daten auf einem Speicher in einem anderen Raum oder an einem anderen Ort?

So wie Programme und Daten, so müssen auch Daten und Backups (wie die Datensicherung im Fachjargon oft genannt wird) physisch voneinander getrennt werden. Mit „physisch“ ist gemeint, dass der Daten-Backup nicht einfach auf die Partition „D:“ des Laufwerks ausgelagert werden darf, auf welcher „C:“ mit dem Betriebssystem installiert ist. Bei einem Festplattencrash wären damit auch die Backups verloren.

Welche Daten sollen bzw. müssen gesichert werden?

Sicher sind dies primär die Daten, wie wir sie beispielsweise unter Winword, Excel etc. laufend erstellen und – wie bereits erwähnt, wichtig – in einem separaten Laufwerk abgelegt haben.

Übrigens, ich verwende hier “Daten” als Sammelbegriff, meine damit aber auch Programme, Illustrationen und Fotos. Speziell Fotos gilt es zu berücksichtigen -belegt doch ein Foto in guter Auflösung zwei und mehr Megabyte (MB) an Speicherplatz, etwa das zwanzigfache beispielsweise einer Word-Datei!

Nebst den Dokumenten und Bildern ist aber auch die elektronische Korrespondenz von entscheidender Bedeutung fürs Geschäft. Leider sind die E-Mail-Dateien in der Regel standardmässig für den Backup schwer zugänglich. Und das irgendwo auf dem Systemlaufwerk C: – eben dort, wo wir unsere Daten nicht platzieren wollen, bei den Programmen!

Deshalb als Vorschlag: Weisen Sie das E-Mail-Programm an, einen im Arbeitsdatenbereich liegenden, z. B. mit E-Post bezeichneten, Ordner zu benutzen. Auch die E-Mail-Adressen sollten als ganze Datei in den Datenbereich kopiert werden, wo sie dann zusammen mit den anderen Arbeitsdateien vom Backup erfasst werden.

Noch etwas zum Systemabbild: Ein Systemabbild der Laufwerke zu erstellen, ist meines Erachtens eher etwas für private Anwender. Wenn in einem Betrieb eine Harddisk defekt wird, setzt man in der Regel einen neuen PC auf und spielt den Backup zurück. Ein Systemabbild ist die exakte Kopie eines Laufwerks mit allen Programmen, Daten, Einstellungen etc. und „wiegt“ schnell einmal 10 bis 20 GB. Mit einem Systemabbild lässt sich der frühere Computerzustand wiederherstellen.

Es ist aber nicht möglich, einzelne Elemente für die Wiederherstellung auszuwählen. Deshalb kann ein Systemabbild die Datensicherung nicht ersetzen.

Welche Arten von Datensicherung gibt es?

Man unterscheidet grundsätzlich zwischen inkrementellen und differentiellen Backup.

Der inkrementelle Backup sichert nur die Daten, die seit dem letzten inkrementellen Backup verändert oder neu hinzugefügt wurden. Dies ergibt zwar einen rascheren Sicherungslauf, aber bei einer Wiederherstellung müssen nebst dem ursprünglichen Voll-Backup alle inzwischen erstellten inkrementellen Backups vorhanden sein.

Der differentielle Backup greift auf einen zuvor erstellten Voll-Backup zurück und sichert (kopiert) alle Daten, die seit dem letzten Voll-Backup verändert oder neu hinzugefügt wurden. Für eine Wiederherstellung genügt dann die letzte Sicherung zusammen mit dem Voll-Backup.

In welchen Intervallen sollen die Daten gesichert werden? Gibt es Richtwerte?

Für die meisten Büros hat sich tägliches Sicherstellen als guter Kompromiss zwischen Aufwand und Datensicherheit erwiesen. Dies bedeutet, dass im schlimmsten Fall die während eines Tages geleistete PC-Arbeit wiederholt werden muss.

Sollten bei der Datensicherung auch unterschiedliche Intervalle für unterschiedliche Daten genutzt werden?

Bei den Daten selbst lohnt es sich nicht, zu unterscheiden, das muss einfach täglich geschehen. Für Benutzereinstellungen und Systemstatus genügen Wochenintervalle.

Viele (Klein-)Unternehmer schreckt das Thema Datensicherung ab. Auch deshalb, weil es zu komplex erscheint oder weil ihnen ein Plan fehlt, also das strukturierte Vorgehen, wie man eine solche umsetzt. Wie sollte man aus Ihrer Sicht am besten vorgehen?

  1. Täglich die Arbeitsdaten inkrementell sichern.
  2. Wöchentlich einen Voll-Backup erstellen, die Tages-Backups löschen.
  3. Monatlich einen Voll-Backup erstellen und archivieren, die Wochen-Backups löschen.

Wann genügen die vom Betriebssystem bereitgestellten Backup-Routinen und wann empfehlen Sie die Anschaffung einer Backup-Software? Oder lohnt sich die Investition einer guten Backup-Software immer?

Beispielsweise gestatten die unter Windows 7 verfügbaren Tools eine umfassende Daten- (und System-)Sicherung. Für kleine Betriebe erübrigt sich Backup-Software von Drittanbietern.

Was muss eine gute Backup-Software können?

Gute Backup-Software ist benutzerfreundlich – nur so werden die wichtigen Features auch eingesetzt. Und sie muss automatisierbar sein – dies ist unabdingbar, denn sonst wird der Backup schlicht vergessen, man hat schließlich im Moment Dringenderes zu erledigen.

Am Markt wird eine unüberschaubare Anzahl an Backup-Programmen angeboten. Welche können Sie empfehlen?

Wie Sie erwähnen, existiert ein Riesenangebot. Dabei sind viele, darunter recht taugliche, Programme kostenlos erhältlich, wie etwa Personal Backup oder TrayBackup. Unter den kommerziellen, kostenpflichtigen Produkten ist der Klassiker Acronis True Image noch immer erste Wahl.

Die Online-Datensicherung, also das Ablegen der gesicherten Daten auf externen Servern (“im Internet”), kommt mittlerweile häufig zur Anwendung. Was halten Sie von dieser Form der Datensicherung?

Mehrere Dutzend Dienste (Tendenz steigend) stehen mittlerweile für das Archivieren von Daten im Internet zur Verfügung. Etwa ein Drittel davon stellt auch Backup Software zur Verfügung, damit Sie den Datenbestand auf dem entfernten Server aktuell halten können, indem Sie nur die veränderten oder neu hinzugekommenen Dateien hochladen müssen.

Legen Sie nicht alle Eier in einen Korb und betrachten Sie die Online-Datensicherung als Ergänzung, zum Beispiel für extern tätige Mitarbeiter oder Mobilgeräte.

Manch einer hat Bedenken, seine Daten einem Dritten zu übergeben, was ja bei dieser Form der Datensicherung geschieht. Sind diese Bedenken begründet?

Auch wenn Upload und Download sowie die Daten im Online-Speicher in der Regel verschlüsselt sind, bleiben Sie vom Anbieter und von einer funktionierenden Internetverbindung abhängig.

Den Backup für die vital wichtigen und auch heiklen Firmendaten sollten Sie lokal behalten. Auch für die Sicherung/Wiederherstellung ganzer PCs eignen sich Online-Speicher nicht.

Wenn ich mich für die Online-Datensicherung entscheide, worauf sollte ich bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters achten? Welche können Sie empfehlen?

Achten Sie darauf, dass Ihr Dienstleister die Daten verschlüsselt transferiert und abspeichert, um Datendiebstahl und -missbrauch zu vermeiden. Weiters ist bei den meist großen Datenmengen eine leistungsfähige Anbindung ans Internet Voraussetzung (DSL oder TV-Kabel mit Upload-Raten von mindestens 1.000 Kbit/s). Und wie bereits erwähnt, muss der Anbieter auch Backup Software zur Verfügung stellen, damit Sie möglichst nur die veränderten oder neu hinzugekommenen Dateien hochladen müssen.

Empfehlen kann ich beispielsweise Dropbox. Ein eigentliches Backup-Programm bietet Dropbox leider nicht. Aber an Bedienungskomfort lässt es sich kaum überbieten, haben Sie doch den Internetspeicherplatz wie einen lokalen Ordner im Windows Explorer vor sich. Entsprechend ziehen Sie, aber auch Ihre externen Mitarbeiter irgendwo „draußen“, per Maus zwischen lokalem PC und der „Cloud“ beliebig hin und her – und Dropbox synchronisiert den Dateibestand laufend!

Wann können Sie eine Online-Datensicherung empfehlen?

Online-Datensicherung ist ideal bei geografisch verstreuten und mobilen Arbeitsplätzen als Zwischenstufe zum Konsolidieren und Synchronisieren der Datenbestände, bevor sie lokal gesichert und archiviert werden.

Mit dem Sichern werden in der Regel auch nicht benötigte Dateien (temporäre Dateien etc.) automatisch mitgesichert, welche wertvollen Speicherplatz auf dem Sicherungsmedium beanspruchen. Kann man das verhindern?

Leider ist dieser Anteil an „Müll“ groß. Besonders zu Buch schlagen z. B. die Temporary Internet Files. Aber auch ein nicht geleerter Papierkorb oder von Programmupdates zurückgebliebene Log-Dateien belegen unnötig Speicherplatz. Zwar können Sie unter Windows Laufwerke bereinigen, aber viel gründlicher und effizienter geschieht dies mit der Freeware Ccleaner. Ihr Backup kann dadurch um Gigabytes schlanker ausfallen.

Können Sie eine praxisbewährte, effektive Datensicherung für KMUs nennen?

Wie ich erwähnte, lässt sich ab Windows 7 mit den Bordmitteln eine professionelle automatische Datensicherung einrichten.

Dabei erstellt Windows von jedem Dokument „Schattenkopien“, also Kopien früherer Versionen des Dokuments. Selbst wenn ein Dokument gelöscht (und der Papierkorb geleert) wurde, besteht die Chance einer Wiederherstellung. Diese beiden Features sind praktisch, können aber eine automatisch ablaufende Sicherung nicht ersetzen.

Nach dem Einrichten der Windows-Sicherung lassen sich der belegte und der freie Speicherplatz auf dem Backup-Datenträger anzeigen und allenfalls reduzieren. Windows sichert nur beim ersten Backup-Lauf alle ausgewählten Ordner. Später werden nur neue und seit der letzten Sicherung geänderte Dateien hinzugefügt.

Standardmäßig speichert Windows automatisch so viele Systemabbilder, dass maximal 30 % Speicherplatz auf dem Sicherungsdatenträger belegt wird. Notfalls löscht Windows ältere Systemabbilder.

Und wenn trotzdem der Speicherplatz mit der Zeit knapp wird, haben Sie die Möglichkeit, ältere Backups zu löschen oder den von Systemabbildsicherungen belegten Speicherplatz zu verkleinern, z. B. jeweils nur das letzte, neueste Systemabbild beibehalten – nach meiner Meinung die optimale Variante.

Die von Ihnen genannten Programme basieren hauptsächlich auf das Betriebssystem Windows. Allerdings findet man Mac-Computer auch in einigen Firmen.

Bis vor einigen Jahren waren Macs einzig in Printshops, Werbebranche und Universitäten anzutreffen. Wie wir wissen, sind nun schon seit einer Weile auch Private und Selbständige Mac-User geworden.

Mac-Geräte sind «in» – und das zu Recht. Doch wenn man die folgenden zwei Punkte berücksichtigt, sind Windows-PCs die wohl bessere Wahl für eine Firma:

  1. Dank der großen Verbreitung, vor allem aber wegen der offenen Bauweise (Mac ist total proprietär) steht sehr viel mehr Software (auch Freeware und Shareware) zur Verfügung. Mac-OS-Anwender müssen sich oft länger gedulden, bis ein Programm auch für sie bereitsteht.
  2. Mac ist deutlich teurer, die Hardware-Auswahl kleiner.

Vielen Dank, Herr Brunner!

Weiterführende Informationen:

Zum Weiterlesen:

  • RSS-Feed
  • RSS-Feed

Schmökern Sie in weiteren Beiträgen zum Thema „Computer & Internet“. Oder werfen Sie einen Blick auf das gesamte Themen-Menü.


Zeitblüten-Service: E-Mail-Kurse & eBooks / Gratis-Downloads / Mitarbeiterschulung

Kommentare

Diesen Artikel kommentieren

Bitte die Kommentarregeln berücksichtigen. Danke!