Zwei nützliche Ordner: Hilfe & Checklisten

Geht es Ihnen auch oft so: Wenn man etwas täglich macht, dann wird es schnell zur Routine. Jeder Handgriff sitzt und ist in Fleisch und Blut übergegangen. Sei es die Anwendung eines Programms, aber auch das Abrufen bestimmter Informationen aus dem Gedächtnis.

Fehlt diese regelmäßige Anwendung, so fällt es uns merklich schwerer, bestimmte Tätigkeiten bzw. Anwendungen zu verrichten oder bestimmte Informationen aus unserem Gedächtnis abzurufen. Vieles vergessen wir einfach, weil unser Gedächtnis der Meinung ist, es nicht mehr zu benötigen.

Ein kleines Beispiel aus meiner Praxis:

Wenn ich mal für mehrere Tage außer Haus bin – und das kommt eigentlich nur im Urlaub vor – dann richte ich eine Urlaubsmeldung auf meinem E-Mail-Server ein. Damit bekommt jede Person, die mich per E-Mail kontaktiert, eine Abwesenheitsmeldung retour.

Für das Einrichten dieser Abwesenheitsmeldung sind auf meinem E-Mail-Server einige Einstellungen vorzunehmen – mit Passwort einloggen, ein Häkchen da, eines dort, Text eintippen etc.

Zwischen dem Weihnachts- und dem Sommerurlaub vergehen doch einige Tage. Und dann musste ich jedes Mal aufs Neue grübeln, wo ich das Häkchen setze, wie nochmals mein Standard-Text lautet, den ich immer eintippe usw. Was an sich nicht wirklich schwierig war, trotzdem musste ich mich erst wieder „reindenken“.

Mein Hilfe-Ordner

Aber dann habe ich mir schließlich den Ordner „Hilfe“ auf meinem PC angelegt, in dem ich genau solche Informationen abspeichere, die ich nur gelegentlich, aber doch immer wieder benötige.

Um beim erwähnten Beispiel zu bleiben:

So habe ich einfach ein Bildschirmfoto mit den erforderlichen Einstellungen gemacht, dieses Bild dann in ein Word-Dokument eingefügt, noch den Text meiner Abwesenheitsmeldung ergänzt und das Dokument mit dem Namen Urlaubsabwesenheitsmeldung in meinem Ordner „Hilfe“ abgespeichert.

Diesen Ordner Hilfe habe ich auf meinem Desktop bzw. in meiner Taskleiste abgelegt:

checkliste

Wenn ich das nächste Mal in den Urlaub fahre und die Abwesenheitsmeldung einrichte, brauche ich nicht mehr lange zu überlegen, welche Einstellungen ich auf meinem E-Mail-Server vornehmen muss.

Ich öffne einfach das entsprechende Word-Dokument in meinem Hilfe-Ordner und weiß mit einem Blick, welche Einstellungen erforderlich sind und habe auch gleich den Text parat.

Checklisten

Gut, damit ich dann auch wirklich nichts vergesse, wenn ich mal länger nicht zu Hause bin, habe ich für solche Zwecke eine Urlaubs-Checkliste angelegt. Ich will nicht im Urlaub merken, was wir alles zu Hause vergessen haben.

Für alle meine Checklisten habe ich ebenfalls einen eigenen Ordner in der Taskleiste abgelegt und brauche nicht erst irgendwelche verstreute Checklisten zu suchen. Damit habe ich direkten Zugriff auf sämtliche Checklisten.

Das sind zwei Ordner, die mein Leben leichter gestalten. :-)

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