Viel zu selten genutzt: Blindcopy (Bcc), nicht nur in Outlook

Nutzen Sie die Blindcopy-Funktion in Ihrem Outlook? Dann gehören Sie eher zu der Ausnahme.

Ich bekomme des Öfteren E-Mails, in denen ich neben anderen Empfängern im Verteilerfeld stehe. Und das stört einfach! Denn daraus können beispielsweise die anderen Empfänger auf geschäftliche Kontakte schließen, die nicht unbedingt nach außen kommen sollen.

Es gibt Gründe für solche Verteiler-E-Mails, in der alle Empfänger sichtbar sind:

  • dem Absender ist die Blindcopy-Funktion nicht bekannt,
  • der Absender hat das entsprechende Bcc-Feld nicht gefunden,
  • dem Absender ist nicht bewusst, dass er damit Schaden anrichten kann bzw. andere Personen ärgert.

Deshalb wird meist das An– oder das Cc-Feld für das Versenden an mehrere Empfänger verwendet.

Das kann durchaus sinnvoll sein, beispielsweise bei einer Projektgruppe. Damit wird dokumentiert, wer von wem welche Information erhalten hat. Aber bitte nicht bei externen Geschäftspartnern.

Nutzen Sie das Bcc-Feld

Versenden Sie das nächste Mal eine E-Mail an mehrere Empfänger, nutzen Sie das Bcc-Feld in Ihrem Outlook. Damit ist für die Empfänger Ihrer Nachricht nicht sichtbar, an welche Personen sie gegangen ist.

Wo ist das Bcc-Feld?

Das Blindcopy-Feld ist standardmäßig nicht eingeblendet. Also müssen Sie es zuerst aktivieren.

  • In Windows Mail (das ist der Nachfolger von Outlook Express in Windows Vista) öffnen Sie hierfür eine neue Nachricht. Klicken Sie dann im Menü Ansicht auf Alle Kopfzeilen und schon ist das Bcc-Feld eingeblendet.

    blindcopy

Sie müssen diese Funktion nur einmal aktivieren. Die Einstellung bleibt dann gespeichert.

  • Der Vorgänger von Windows Mail ist Outlook Express. Dort können Sie das versteckte Bcc-Feld einblenden, indem Sie im Menü Ansicht > Alle Kopfzeilen wählen.
  • In Outlook (bis zur Version 2003) bringen Sie das Bcc-Feld ans Tageslicht, indem Sie in einer neuen Nachricht im Menü Ansicht die Option Bcc-Feld aktivieren.
  • Ab Outlook 2007 klicken Sie in einer neuen Nachricht auf Optionen. Dort finden Sie das Feld für Bcc.

    blindcopy

Die erste Blindcopy-Nachricht

Ok, nun haben Sie das Bcc-Feld eingeblendet und können so Ihre Rundschreiben künftig verschicken, ohne dass sämtliche Empfänger voneinander erfahren.

Geben Sie hierfür im Bcc-Feld alle Empfängeradressen ein. Das Feld An können Sie leer lassen oder einfach Ihre Adresse eintragen.

Kommentare

  • Helmut Tober-Matteo

    Sehr geeehrter Herr Heidenberger,

    ihr Ansatz für das Verwenden des Bcc-Feldes hat sicher seine Berechtigung, birgt aus meinen langjährigen Erfahrungen aber Gefahren. Ich habe sehr häufig erlebt, dass Versender von Emails fälschlich auf die “Blindheitheit” (also, dass angeblich keiner sieht, wer die Email noch bekommen hat) vertraut haben. So wurden dann (wie in Projekten üblich) korrekt bei An und Cc alle beteiligten eingetragen und, weil man gerne noch seinen Freund informieren will (der vielleicht von den Ergebnissen betroffen ist), dieser über Bcc informiert. Es sieht ja keiner!

    Im schlimmsten Fall ist das ein Grund für eine Abmahnung/Kündigung. Und es kann ganz leicht auffliegen. Die Emails gehen über die Firmenserver und die IT-Abteilung hat Mittel und Methoden die Bcc-Empfänger zu lokalisieren (und alle Rechte dazu). Ich kenne Unternehmen, da werden Emails mit Bcc automatisch auch an den jeweiligen Chef des Absenders weitergeleitet!

    Ich würde folgende Vorgehensweisen vorschlagen (und berate/schule meine Kunden auch in diesem Sinne): Wenn die Projekt-Organisation oder auch die normale Organisation Verteilerregeln vorgibt (und das sollte so sein) dann wird sich daran gehalten (egal, ob in Papierform oder per Email). Da steht dann, wer wann bei An/Cc jeweils einzutragen ist. Wenn Empfänger dazukommen, die außerhalb dieser Organisationen (zulässigerweise) dazukommen, muss dies in der Organisation ja auch geregelt sein. Dies “kann” das Bcc-Feld sein, ich empfehle aber die Weiterleitungsfunktion nach dem Versenden der ursprünglichen Email. Ich empfehle meinen Kunden auch, die Bcc-Funktion zu deaktivieren, damit hier gar keine “Grauzonen” entstehen können.

    Ansonsten gibt es die wunderbaren Möglichkeiten von zusätzlichen Funktionen/Programmen, z.B. für Newsletter, wie den Ihren.

    Und natürlich (und ich denke, dass kennen auch nur ganz wenige Nutzer von Outlook und Freunden) die Funktion der Serien-Email.

    Vielleicht habe ich dazu etwas Anregung eingebracht und der Punkt wird gerne kontrovers beleuchtet. Ich freue mich über weitere Ideen und möchte aber auch nochmal ausdrücklich darauf hinweisen, dass sich mein Ansatz nur auf Unternehmen und da auf relevante Geschäftsvorgänge bezieht. Privat nutze ich das Bcc-Feld natürlich auch!

    Mit schönen Grüßen aus einem sonnigen Bayern

    Helmut Tober-Matteo

    Helmut Tober-Matteo antworten
    • Vielen Dank für Ihren Hinweis, Herr Tober-Matteo. Dass es tatsächlich Unternehmen gibt, in denen E-Mails mit Bcc automatisch auch an den jeweiligen Chef des Absenders weitergeleitet werden, war mir nicht bewusst. Ich gehe mal davon aus, dass in solchen Unternehmen auch weitere Praktiken Usus sind, die nicht ganz “sauber” sind.

      Burkhard Heidenberger antworten
  • Tarmara Bauer

    Helmut, die von dir geschilderten Situationen bilden wohl (zum Glück) die Ausnahmen und ich habe davon in Zusammenhang mit dem Bcc-Feld auch noch nie gehört. Und wenn jemand seinen Freund informieren will und weiß, dass dies mit einem großen Risiko für ihn verbunden ist, wird er wohl kaum hierfür das Bcc-Feld nutzen.

    Tarmara Bauer antworten
  • Gerhard Tschandl

    Seit 10 Jahren läuft über meine Adresse eine Mailgemeinschaft (ca. 20 Personen im In- und Ausland), wo jeder anonym bleiben möchte. Die an mich gesandten Beiträge prüfe ich auf Plausibilität, entferne die Absender-Kennung und leite diese Kopie dann an alle BCC-Empfänger weiter.
    Mein Problem: Beim Empfänger scheint nicht auf: “An alle gesandt”, oder “Für alle” oder “Verborgene Empfänger” etc. Dies verlangen aber meine Mailpartner, weil sie sonst nicht erkennen können, ob dies eine “Massensendung war” oder nur an einigen direkt Betroffenen oder doch an die 20 Teilnehmer.
    Bitte könnten Sie mir dazu einen Lösungstip geben, wie man dies bewerkstelligen könnte? Schon jetzt vielen Dank im vorhinein und liebe Grüße, Gerhard Tschandl.

    Gerhard Tschandl antworten
    • Hallo Herr Tschandl,

      > Bitte könnten Sie mir dazu einen Lösungstip geben, wie man dies bewerkstelligen könnte?

      Sie könnten beispielsweise eine E-Mail-Adresse anlegen mit dem Namen “Mailgemeinschaft@aon.at”. Wenn Sie dann eine E-Mail an Ihre Mailgemeinschaft senden, setzen Sie die Adresse Mailgemeinschaft@aon.at in das Feld An… und die einzelnen E-Mail-Adressen in das Bcc…-Feld (z. B. als Verteilergruppe).

      Damit ist für alle Empfänger ersichtlich, dass die E-Mail an die Mailgemeinschaft gegangen ist und dennoch bleiben alle Empfänger anonym.

      Burkhard

      Burkhard Heidenberger antworten
  • Gerhard Tschandl

    Sehr geehrter Herr Heidenberger, herzlichen Dank für diese gute Idee, werde ich mir gleich anlegen.

    Gerhard Tschandl antworten
  • Axel Christiansen

    Ich persönlich mag den unbekümmerten Umgang mit BCC nicht. Nach meiner 14-jährigen Erfahrung, als auch Unix-Mail-Administrator wird BCC auch und vielleicht auch häufiger eingesetzt, um hintenrum zu intrigieren. Als Alternative zum Schutze von Adressen kann man eben eine Mail mehrfach, meistens reicht ein zweites Mail, versenden. In diesen Tagen habe ich wieder die Erfahrung gemacht, dass innerhalb nah zusammenarbeitenden Kollegen BCC-Mails herumgehen. Ich selbst reagiere empfindlich als BCC-Empfänger und versuche die Versender, von sowas abzubringen. Vereinzelt habe ich erlebt, wie BCC-Empfänger versehentlich an alle geantwortet wurde, peinlich bis explosiv.

    Axel Christiansen antworten
  • Holger Hartleib

    Guten Tag, liebe Mit-Diskutanten!

    Ein interessantes Thema, das eine ganze Reihe Pros und Cons hat.

    Besonders der letzte Beitrag zeigt meiner Meinung nach, dass man auch die falsche Lösung für das falsche Problem empfehlen kann.
    Im Geschäftsmail verwende ich (fast) nie bcc, da dort sowieso jeder jeden kennt und da man dort i.a. auf ein gemeinsames Adressbuch zugreift.
    (Und wenn bcc für Intrigen missbraucht wird, dann bestehen ohnehin ganz andere Probleme, die sich durch die Adressierungsart von E-Mails nicht lösen lassen …)

    Ein wesentlicher Grund um bcc zu verwenden, wurde noch nicht genannt:

    Wenn ich eine E-Mail an eine größere Gruppe von Leuten schicke, die ich zwar kenne – die sich aber untereinander nicht kennen, dann ist bcc das Mittel der Wahl, um zu verhindern, dass E-Mail-Adressen ausgetauscht werden, die besser getrennt bleiben sollten.

    Als Alternative kann man sich natürlich auch eine Gruppe anlegen.
    Wenn ich aber erlebe, dass viele E-Mail-Nutzer Probleme mit so einfachen Dingen wie to:/cc:/bcc: haben, dann bezweifle ich, dass diese Leute in der Lage sind, eine Gruppe anzulegen.
    Darum – weil ich nicht möchte, dass meine E-Mail-Adresse bei “Hinz & Kunz” im Adressbuch steht – bestehe ich in solchen Fällen auf bcc, denn es ist dafür das einfachste und funktionierende Mittel.
    Wohlgemerkt: Ich unterscheide zwischen E-Mails im privaten Bereich und solchen im beruflichen Umfeld.

    Gruß

    Holger

    Holger Hartleib antworten

Diesen Artikel kommentieren

Bitte die Kommentarregeln berücksichtigen. Danke!