So schreiben Sie richtig einen Beschwerdebrief

Eine Beschwerde schreiben leicht gemacht

Jeder von uns kann mal in die Situation kommen, in der ein Beschwerdebrief angebracht ist.

Spätestens dann wird die Frage aufkommen:

Wie schreibt man einen Beschwerdebrief richtig?

Idealerweise sollte er höflich aber wirkungsvoll gestaltet werden.

8 Tipps für einen wirkungsvollen Beschwerdebrief

Im Folgenden einige Tipps, wie Sie einen solchen Brief richtig formulieren:

  1. Schicken Sie Ihren Beschwerdebrief wenn möglich nicht sofort ab. Schlafen Sie eine Nacht darüber und werfen Sie dann erneut einen kritischen Blick auf Ihre Formulierungen.
  2. Auch wenn es manchmal schwerfällt: Halten Sie sich an die Grundsätze der Höflichkeit. Dazu gehören eine förmliche Anrede und eine Grußformel.
  3. Beleidigungen haben in einem Beschwerdebrief nichts verloren.
  4. Bitten/ersuchen Sie anstatt zu befehlen.
  5. Wenn möglich, beginnen Sie Ihren Beschwerdebrief mit etwas Positivem, z. B., dass Sie mit der Leistung grundsätzlich zufrieden waren. Aber …
  6. Beim Sachverhalt gilt: Formulieren Sie konkret, anstatt zu verallgemeinern.
  7. Bieten Sie in Ihrem Beschwerdeschreiben Lösungsvorschläge an. Ziehen Sie einen Kompromiss in Erwägung.
  8. Auch wichtig: Richten Sie Ihre Beschwerde direkt an die betreffende Person bzw. an die richtige Stelle. Wenden Sie sich an Vorgesetzte nur dann, wenn dies unumgänglich ist.

Ein unter diesen Aspekten formulierter Beschwerdebrief (gilt natürlich auch für eine Beschwerde per E-Mail) zeigt sicherlich Wirkung.

Hier können Sie eine allgemeine Brief-Vorlage zur Verwendung für einen Beschwerdebrief und über 50 weitere Vorlagen, Checklisten und Dokumente gleich kostenlos herunterladen:

Nehmen wir an, Sie selbst bekommen zwei Briefe mit einer berechtigten Beschwerde. Ein Brief ist nach den oben genannten Tipps formuliert, der andere ist beleidigend und stillos.

Welcher Beschwerde werden Sie wohl lieber nachkommen? Eben!

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Kommentare

  • Liger

    Hallo.

    Also zu der Frage, welcher Beschwerde ich als erstes nachgehen würde:

    Ich würde alle beide gleich bearbeiten (§1 Alle Menschen sollten gleich behandelt werden) und die Beschwerde, die beleidigend ist, würde ich vorziehen, um die angestaute Wut beim Beschwerdeführer zu schlichten.

    In der heutigen Zeit ist es ratsam, alle Menschen gleich zu behandeln, ansonsten werden immer mehr Menschen durchdrehen und event. Amok laufen …!

  • faidr

    Behörden wollen doch auch Kritik, obwohl ich nicht gerne andere kritisiere, deshalb ist es sehr gut dazu Anleitungen und Muster zu haben

  • Beate R.

    Danke Herr Heidenberger für die tolle Vorlagenzusammenstellung! Haben Sie auch eine Vorlage für eine Rechnung?

  • Winny

    Hallo Herr Heidenberger,

    ich persönlich würde auch erst einmal den beleidigenden Brief zuerst beantworten.

    Grund: um dem wütenden Beschwerdeführer zu beruhigen und weil man sich ja selber auch dann aufregt (insgeheim wenn man ehrlich zu sich selber ist).

    Im Anschluss dann aber auch sofort den anderen Brief bearbeiten. Ich denke, keiner wartet gern lange in solchen Momenten auf eine Antwort.

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