Begrüßungsschreiben (inkl. Muster & Vorlage) → Heißen Sie neue Mitarbeiter willkommen

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Unternehmer-Tipps“:

Mitarbeiter zu motivieren – insbesondere langfristig –, ist wahrlich eine Herausforderung und Kunst! Wenn Ihnen dieses Kunststück gelingt, kommt das Ihrem Unternehmen auf alle Fälle nachhaltig zugute.

Die Wertschätzung, die Sie Ihren Mitarbeitern entgegenbringen, hat wesentlichen Einfluss auf deren Motivation.

Bereits beim Eintritt neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen können Sie ihnen mit einem Begrüßungsschreiben Wertschätzung vermitteln und damit den Grundstein für eine hohe Motivation legen.

Das Begrüßungsschreiben – viel zu selten genutzt

Ein Willkommensschreiben kommt in der Praxis viel zu selten zur Anwendung, obwohl es kaum mit Aufwand verbunden ist.

Neue Mitarbeiter sind in der Regel mehr als positiv überrascht, wenn sie ein solches Schreiben erhalten.

Aber bitte nicht missverstehen und das Begrüßungsschreiben als Ersatz für ein persönliches Willkommensgespräch interpretieren! Das Schreiben soll immer nur als Ergänzung dienen.

Wozu ein Begrüßungsschreiben?

Sie haben wahrscheinlich selbst schon die Erfahrung gemacht, dass der erste Tag am neuen Arbeitsplatz nicht nur spannend, sondern oft auch beschwerlich ist. Schließlich ist das Arbeitsumfeld ungewohnt und auch die Kollegen sind noch weitgehend fremd.

Dass bekanntlich der erste Eindruck zählt, macht die Sache nicht einfacher und dadurch kann es schon vorkommen, dass man als Neuankömmling etwas steifer als gewöhnlich auftritt.

Aber auch Kollegen wissen zu Anfang nicht so recht, wie sie sich neuen Mitarbeitern gegenüber verhalten sollen, und stehen ihnen zunächst wohl etwas distanziert gegenüber.

Das sind nicht unbedingt optimale Voraussetzungen, um sich schnell wohlzufühlen.

Und genau in so einer Situation kann zusätzlich zu einem freundlichen Empfang ein herzlich formuliertes Willkommensschreiben ein effektiver Eisbrecher sein.

Ein Willkommens-/Begrüßungsschreiben …

• stärkt die Mitarbeiterbindung: Ein herzliches Willkommen und eine gut organisierte Einweisung tragen dazu bei, dass sich neue Mitarbeiter schnell wohlfühlen und sich in weiterer Folge mit dem Unternehmen identifizieren.
• reduziert die Fluktuation: Wer sich willkommen fühlt und gut eingearbeitet wird, kündigt nicht bereits in der Probezeit.
• fördert die Mitarbeitermotivation: Ein positives Einstiegsgefühl fördert die Motivation und das Engagement, was sich zudem positiv auf die Arbeitsleistung auswirkt.
• erleichtert die Einarbeitungsphase: Ein Begrüßungsschreiben und insbesondere eine Willkommensmappe sollen hilfreiche Informationen für neue Mitarbeiter enthalten. Dadurch finden sie schneller und einfacher in ihre Aufgaben hinein.
• vermittelt Wertschätzung: Ein Begrüßungsschreiben stellt ein Zeichen der Wertschätzung dar und wird auch als solches wahrgenommen.
• fördert das Unternehmensimage: Ein herzlicher Empfang und eine gutes Onboarding tragen dazu bei, dass das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wird. Das zieht weitere qualifizierte Bewerber an.
• stärkt den Teamgeist: Eine freundliche Aufnahme in das Team fördert ein positives Arbeitsklima und stärkt den Teamgeist.
• reduziert Unsicherheit & Nervosität, die wohl bei den meisten neuen Mitarbeitenden in den ersten Tage auftreten.

Begrüßungsschreiben: Mustertext

Formelle, sachliche Variante:

Liebe Frau … (Name),

Ihre neuen KollegInnen und ich freuen uns sehr darauf, Sie am … (Datum) um … (Uhrzeit) bei uns im Haus begrüßen zu können.

Anbei sende ich Ihnen Informationen über unser Unternehmen und die Betriebsabläufe.

Wenn Sie vorab Fragen haben, kontaktieren Sie gerne Frau … (Name) von der Personalabteilung per E-Mail oder telefonisch:

E-Mail: …

Telefon-Nr.: …

Auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit!

Freundliche Grüße

(Name Geschäftsführung)

Sehr geehrte Frau … (Name),

es freut uns sehr, Sie bei uns an Bord zu haben!

Wir möchten Ihnen den Einstieg möglichst leicht gestalten, damit Sie sich bei uns wohlfühlen und Sie sich Ihren Aufgaben ohne Hürden zuwenden können.

Ihre neuen Kolleginnen und Kollegen stehen Ihnen natürlich gerne helfend zur Seite. Zudem erhalten Sie in dieser Mappe relevante Informationen, die Ihnen den Start und die Orientierung erleichtern sollen. 

Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung, Ihre Kollegen oder Ihren Vorgesetzten.

Wir wünschen Ihnen viel Freude in unserem Unternehmen und einen erfolgreichen Start!

Freundliche Grüße

(Name Geschäftsführung)

Sie wollen weniger förmliche, sondern bevorzugen Willkommensschreiben, die lockerer, herzlicher und persönlicher formuliert sind? Diese erhalten Sie im ZEITBLÜTEN-Downloadbereich:

Willkommensschreiben: In welcher Form?

Ein Schreiben auf edlen Papier und mit blauer Tinte unterzeichnet, wirkt besonders elegant und wertschätzend.

Auch die persönliche Unterschrift der Kolleginnen und Kollegen kann ein schönes Zeichen sein – einfach umsetzbar in einem Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl an Mitarbeitern. Alternativ können auch nur die zukünftigen Teammitglieder oder Kollegen in der entsprechenden Abteilung unterschreiben.

Auch ein Standardschreiben ist möglich – immer noch besser als gar keines. Aber je persönlicher der Begrüßungsbrief formuliert wird, desto positiver der vermittelte Eindruck.

Begrüßungsschreibens: 5 Tipps

Nehmen wir an, Sie wollen für eine neue Mitarbeiterin einen Begrüßungsbrief aufsetzen. Folgende Punkte sollten Sie dabei berücksichtigen:

1. Willkommensgruß

Ein ansprechend verfasster Begrüßungsbrief beginnt mit einer freundlichen Grußformel. Heißen Sie die neue Mitarbeiterin auf eine herzliche Art willkommen und wünschen Sie ihr viel Freude und Erfolg bei der Arbeit.

2. Einen aktuellen Bezug integrieren

Teilen Sie ihr mit, dass Sie sich freuen, eine kompetente Mitarbeiterin gefunden zu haben und stellen Sie auch gleich einen aktuellen Bezug her – beispielsweise durch einen Hinweis auf ein Projekt, bei dem sie mitarbeiten wird.

So ein aktueller Bezug macht das Schreiben persönlicher, dadurch „riecht“ es nicht so nach Standardschreiben.

3. Unterstützung anbieten

Auch wenn Sie Ihre Unterstützung bereits im persönlichen Gespräch zugesichert haben, erwähnen Sie im Schreiben, dass die Mitarbeiterin jederzeit auf Ihre Unterstützung zählen kann und dass auch die Kollegen bei etwaigen Fragen gerne zur Verfügung stehen.

4. Schlussformel

Beenden Sie das Schreiben mit einem herzlichen Schlusssatz, zum Beispiel „Auf eine gute Zusammenarbeit und viel Freude in unserem Unternehmen“.

5. Der Anhang (Willkommensmappe)

Das Begrüßungsschreiben können Sie auch mit einer Willkommensmappe überreichen. Sie erleichtert neuen Mitarbeitern den Einstieg und die Orientierung. Die Mappe enthält relevante Informationen über das Unternehmen und über Betriebsabläufe. Hier einige Beispiele zum Inhalt:

• kurze Vorstellung der Mitarbeiter (bei kleineren Unternehmen): Auflistung der Kolleginnen und Kollegen mit Namen, Angaben zur Funktion in der Firma, Durchwahlnummer und E-Mail-Adresse, zudem den Namen der Geschäftsführer, Personalleiter, der direkten Vorgesetzten und Betriebsratsvorsitzenden
• persönliche Daten wie beispielsweise die Personal- und die Kostenstellennummer
• Hauptansprechpartner, die bei eventuell auftretenden Problemen und Fragen zur Verfügung stehen
• Arbeitszeitregelungen
• Vorschriften – Formelles wie Unfall- und Brandverhütungsvorschriften, Hinweis auf Rauchverbot oder die Hausordnung

→ Der ZEITBLÜTEN-Downloadbereich enthält u. a. eine Willkommensmappe-Vorlage (Word), eine Begrüßungs-/Einarbeitungs-Checkliste sowie Mustertexte für Willkommensschreiben.

Das Überreichen des Schreibens

Nicht nur auf den Inhalt des Schreibens kommt es an, sondern auch auf die Art und Weise, wie es überreicht wird.

Wenn Sie die neue Mitarbeiterin auf eine besonders herzliche Weise begrüßen und ihr einen unvergesslichen ersten Arbeitstag bereiten wollen, hier ein Vorschlag:

Sie als Vorgesetzte/r führen die Mitarbeiterin nach dem Willkommensgespräch zu ihrem Arbeitsplatz. Dieser ist ansprechend z. B. mit Blumen dekoriert und in der Mitte ist das Begrüßungsschreiben und eine kleine Nascherei platziert.

Sie können sich sicher sein, dass Ihre neue Mitarbeiterin positiv überrascht sein wird und von diesem besonderen ersten Arbeitstag in ihrem persönlichen Umfeld erzählt. Das wirft ein positives Licht auf Ihr Unternehmen und stärkt den guten Ruf.

Alternative: Begrüßungsschreiben vor Arbeitsantritt

Auch eine Möglichkeit: Sie überraschen die neue Mitarbeiterin nicht bei Arbeitsantritt mit dem Begrüßungsschreiben, sondern versenden es schon einige Zeit vorher an ihre private Adresse.

Das hat den Vorteil, dass sie sich auf den Unternehmenseintritt besser vorbereiten kann. Der Brief oder die E-Mail enthält Angaben über die Kontaktpersonen und den Beginn der Arbeitszeit.

Sie erfährt darin auch, wo und wann sie sich melden soll und was sie mitzubringen hat (z. B. die Lohnsteuerkarte). Informationen über den Ablauf des ersten Arbeitstages sind ebenfalls hilfreich, um die Eingewöhnung zu erleichtern und die evtl. vorhandene Nervosität zu mildern.

Ein solches Begrüßungsschreiben sollten Sie vorzugsweise als Brief und nicht als Begrüßungsmail versenden. Denn ein durch die Post überbrachtes Schreiben bringt die Wertschätzung, die Sie Ihrer neuen Mitarbeiterin entgegenbringen, besser zum Ausdruck als jede E-Mail.

Fazit: Herzlicher Einstand → Zufriedenheit & Loyalität

Gute und loyale Mitarbeiter sind rar! Deshalb sollten Sie neue Beschäftigte stets herzlich willkommen heißen und ihnen eine optimale Einweisung zukommen lassen. Dadurch fühlen sie sich gleich zu Beginn gut angekommen und aufgenommen.

Die Wahrscheinlichkeit, dass die Neuen bereits in der Probezeit wieder kündigen, wird immens reduziert.

Ein gelungener Start fördert die Motivation und trägt maßgeblich zur Zufriedenheit und Loyalität bei.

Auch die positive Wirkung auf das Unternehmensimage darf nicht unterschätzt werden. Und ein guter Ruf zieht letztlich weitere talentierte Bewerber an.

Mustertexte für Begrüßungsschreiben, eine Vorlage für eine Willkommensmappe, eine Begrüßungs-/Einarbeitungs-Checkliste sowie weitere Vorlagen, Mustertexte und Arbeitshilfen (insgesamt über 80!) können Sie im Downloadbereich herunterladen und weiterverwenden. Damit sparen Sie sich Zeit, Nerven & Mühe!

Haben Sie noch Fragen?

Haben Sie noch Fragen zu den Vorlagen, dann schreiben Sie mir einfach!

Ing. Burkhard Heidenberger | ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer

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