Wie wäre es mit einem Begrüßungsbrief für neue Mitarbeiter? [inkl. Muster]

Mitarbeiter zu motivieren – insbesondere langfristig –, ist wahrlich eine Herausforderung und Kunst! Wenn Ihnen dieses Kunststück gelingt, kommt das auf alle Fälle Ihrem Unternehmen nachhaltig zugute.

Die Wertschätzung, die Sie Ihren Mitarbeitern entgegenbringen, hat wesentlichen Einfluss auf deren Motivation. Bereits beim Eintritt eines neuen Mitarbeiters in Ihr Unternehmen können Sie ihm mit einem Begrüßungsbrief Wertschätzung vermitteln und damit den Grundstein für eine hohe Motivation legen.

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Der Begrüßungsbrief – viel zu selten genutzt

Meiner Meinung nach gelangt ein Begrüßungsschreiben in der Praxis viel zu selten zur Anwendung, obwohl es kaum mit Aufwand verbunden ist. Neue Mitarbeiter sind in der Regel mehr als positiv überrascht, wenn sie ein solches Schreiben überreicht bekommen.

Aber bitte nicht missverstehen und das Begrüßungsschreiben als Ersatz für ein persönliches Willkommensgespräch interpretieren! Der Brief soll immer nur als Ergänzung dienen.

Wozu überhaupt einen Begrüßungsbrief schreiben?

Sie haben wahrscheinlich selbst schon die Erfahrung gemacht, dass der erste Tag am neuen Arbeitsplatz nicht nur spannend, sondern oft auch schwer ist. Schließlich ist das Arbeitsumfeld ungewohnt und auch die Kollegen sind noch weitgehend fremd.

Dass bekanntlich der erste Eindruck zählt, macht die Sache nicht einfacher und dadurch kann es schon vorkommen, dass man als Neuankömmling etwas steifer als gewöhnlich auftritt.

Aber auch Kollegen wissen zu Anfang noch nicht so recht, wie sie sich einem neuen Mitarbeiter gegenüber verhalten sollen, und stehen ihm zunächst wohl etwas distanziert gegenüber.

Dies sind nicht unbedingt optimale Voraussetzungen, um sich schnell wohlzufühlen. Und genau in so einer Situation kann zusätzlich zu einem freundlichen Empfang ein herzlich formulierter Willkommensbrief ein effektiver Eisbrecher sein.

In welcher Form?

Nichts geht über einen handgeschriebenen Brief. Besonders elegant wirkt das Schreiben, wenn es mit blauer Tinte auf edlem Papier geschrieben wird.

Auch die persönliche Unterzeichnung der Kollegen kann ein schönes Zeichen sein – einfach umsetzbar in einem Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl an Mitarbeitern. Alternativ können auch nur die zukünftigen Teammitglieder oder Kollegen in der entsprechenden Abteilung unterschreiben.

Natürlich kann auch ein gedruckter Brief zur Anwendung kommen. Ein Standardschreiben ist zwar immer noch besser als gar keines – aber je persönlicher der Begrüßungsbrief, desto positiver der vermittelte Eindruck.

Der Inhalt des Begrüßungsschreibens

Nehmen wir an, Sie wollen für eine neue Mitarbeiterin einen Begrüßungsbrief aufsetzen. Folgendes sollte Ihr Schreiben beinhalten:

1. Willkommensgruß

Ein gut verfasster Begrüßungsbrief beginnt mit einer netten Grußformel. Heißen Sie die neue Mitarbeiterin auf eine freundliche Art willkommen und wünschen Sie ihr viel Freude und Erfolg bei der Arbeit.

2. Einen aktuellen Bezug auf die Arbeit nehmen

Teilen Sie ihr mit, dass Sie sich freuen, eine kompetente Mitarbeiterin gefunden zu haben, und stellen Sie auch gleich einen aktuellen Bezug her – beispielsweise durch einen Hinweis auf ein Projekt, bei dem sie mitarbeiten wird. So ein aktueller Bezug macht das Schreiben persönlicher, es „riecht“ nicht so nach Standardschreiben.

3. Unterstützung anbieten

Auch wenn Sie Ihre Unterstützung bereits im persönlichen Gespräch zugesichert haben, erwähnen Sie im Brief, dass die Mitarbeiterin jederzeit auf Ihre Unterstützung zählen kann und dass auch die Kollegen bei etwaigen Fragen gerne zur Verfügung stehen.

4. Schlussformel

Beenden Sie den Brief mit einer netten Grußformel, zum Beispiel „Auf eine gute Zusammenarbeit und viel Freude in unserem Unternehmen“.

5. Der Anhang

Den Begrüßungsbrief können Sie auch mit einem Anhang versehen. Dieser enthält etwa für die Zusammenarbeit relevante Informationen. Hier einige Beispiele:

  • kurze Vorstellung der Mitarbeiter (bei kleineren Unternehmen): Zur besseren Orientierung enthält die Anlage eine Auflistung der Kollegen mit Namen, Angaben zur Funktion in der Firma, Durchwahlnummer und E-Mail-Adresse, zudem den Namen des Geschäftsführers, des Personalleiters, des direkten Vorgesetzten und des Betriebsratsvorsitzenden
  • persönliche Daten wie beispielsweise die Personal- und die Kostenstellennummer
  • Hauptansprechpartner, die bei eventuell auftretenden Problemen und Fragen zur Verfügung stehen
  • Arbeitszeitregelungen
  • Vorschriften, also Formelles wie Unfall- und Brandverhütungsvorschriften, Hinweis auf ein Rauchverbot oder auch die Hausordnung

Das Überreichen des Briefes

Nicht nur auf den Inhalt des Briefes kommt es an, sondern auch auf die Art und Weise, wie er überreicht wird.

Wenn Sie die neue Mitarbeiterin auf eine besonders herzliche Weise begrüßen und ihr einen unvergesslichen ersten Arbeitstag bereiten wollen, hier ein Vorschlag:

Sie als Vorgesetzte(r) führen die Mitarbeiterin nach einem Willkommensgespräch zu ihrem Arbeitsplatz. Dieser ist ansprechend dekoriert, zum Beispiel mit Blumen oder einer kleinen Nascherei, und in der Mitte ist der Begrüßungsbrief platziert.

Sie können sich sicher sein, dass Ihre neue Mitarbeiterin überrascht sein wird und von diesem besonderen ersten Arbeitstag auch in ihrem persönlichen Umfeld erzählen wird, was wiederum ein sehr positives Licht auf Ihr Unternehmen wirft.

Alternative: Das Begrüßungsschreiben vor dem ersten Arbeitstag übermitteln

Auch eine Möglichkeit: Sie überraschen die neue Mitarbeiterin nicht direkt am ersten Arbeitstag mit dem Begrüßungsschreiben, sondern versenden die Nachricht schon einige Zeit vorher an ihre private Adresse.

Das hat den Vorteil, dass sie sich auf den Unternehmenseintritt besser vorbereiten kann. Der Brief enthält Angaben über die Kontaktpersonen und den Beginn der Arbeitszeit.

Sie erfährt darin auch, wo sie sich wann melden muss und was sie mitzubringen hat (z. B. die Lohnsteuerkarte). Informationen über den Ablauf des ersten Arbeitstages sind ebenfalls hilfreich, um die Eingewöhnung zu erleichtern und die evtl. vorhandene Nervosität zu minimieren.

Ein solches Begrüßungsschreiben sollten Sie immer als Brief und nicht als E-Mail versenden. Denn ein durch die Post überbrachter Brief bringt die Wertschätzung, die Sie Ihrer neuen Mitarbeiterin entgegenbringen, besser zum Ausdruck als jede E-Mail.

Vorlage mit einem Mustertext für Ihren Begrüßungsbrief

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Und hier weitere Tipps für die reibungslose Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

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