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Büroorganisation: Die 6 größten Fehler bei der Ablage

Burkhard Heidenberger schrieb am 16.5.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Die Ablage bildet das Herzstück der Büroorganisation. Aber eine effiziente Ablage bedarf auch einer Planung. Aus meinen Seminaren weiß ich, dass in vielen Büros die Ablage stiefmütterlich behandelt wird und damit viel Effizienz-Potential ungenutzt bleibt.

1. Die Ablage wird nicht nach Aktualität geführt
   Wenn die Ablage nicht nach Aktualität und somit nach Zugriffshäufigkeit geführt wird, führt dies zu langen Zugriffswegen und resultierend daraus zu Zeitverlusten. Die langen Zugriffswege sind auch mit ein Grund für die Stapelbildung. Ein Dokument wird einfach auf Stapeln „zwischengelagert“, weil man einfach keine Lust hat, wegen eines Dokuments den Weg zur Ablage zurückzulegen.
2. Die Ablage ist nicht thematisch unterteilt
   Wird die Ablage thematisch nicht unterteilt, geht nicht nur Zeit beim Ablegen von Dokumenten verloren, sondern vor allem beim Suchen. Lange Suchzeiten gehören zu den größten Zeitdieben im Büroalltag.
3. Zu wenige Ablagen
   Wenn nicht genügend Ablagen bzw. genügend Platz für Ablagen zur Verfügung steht, führt das zu Stapelbildungen und Chaos. Daraus resultierend wiederum lange Suchzeiten – das Gift für die Effizienz.
4. Zu viele Ablagen
   Zu viele Ablagen sind auch nicht gut. „Wie man’s  macht, es passt nie“, denken Sie jetzt vielleicht. Aber zu viele Ablagen führen häufig dazu, dass viel „Überflüssiges“ aufbewahrt wird, weil einfach der Platz da ist.
5. Keine oder zu wenige Unterteilungen
   Ablagefächer, -mappen oder –ordner mit zu wenig oder gar keinen Unterteilungen sind auch ein nicht zu unterschätzendes Manko bei der Ablage. Auch dies führt beim Ablegen und beim Wiederfinden von Dokumenten zu erheblichen Zeitverlusten.
6. Keine eindeutige Beschriftung
   Ablage-Bezeichnungen wie „Diverses“, „Verschiedenes“ etc. führen zu einem „Dokumenten-Grab“. Hier verschwinden Dokumente mit allen daraus folgenden Nachteilen für die Büroeffizienz.
7. Keine einheitliche Beschriftung
   Wenn die Ablage-Ordner nicht einheitlich bezeichnet werden, führt das zu langen Suchzeiten. Einheitliche Ordner-Rücken, bei denen die wichtigsten Informationen sofort ins Auge stechen, schaffen Ordnung und Übersicht. Hier können Sie eine solche Ordnerrücken-Vorlage kostenlos herunterladen.

Das sind die sieben häufigsten Fehler bei der Ablage. Werden diese Fehler ausgemerzt, so kann die Effizienz im Büro wesentlich gesteigert werden.