Büroorganisation: Die 7 größten Fehler bei der Ablage

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Die Ablage bildet das Herzstück der Büroorganisation. Aber eine effiziente Ablage bedarf auch einer Planung. Aus meinen Seminaren weiß ich, dass in vielen Büros die Ablage eher stiefmütterlich behandelt wird und damit viel Effizienzpotenzial ungenutzt bleibt.

Die Folgen einer ineffizienten Ablage: lange Suchzeiten, Stress, Ärger, …

Ablage: 7 Fehler

Nun zu den 7 häufigsten Ablagefehlern:

1. Die Ablage wird nicht nach Aktualität geführt

   Wird die Ablage nicht nach Aktualität und nach Zugriffshäufigkeit geführt, führt das zu langen Zugriffswegen. Daraus resultiert “Zeitverlust”. Die langen Zugriffswege sind auch mit ein Grund für die Stapelbildung. Ein Dokument wird einfach auf Stapeln „zwischengelagert“, weil man einfach keine Lust hat, wegen eines Dokuments den Weg zur Ablage zurückzulegen.

2. Die Ablage ist nicht thematisch unterteilt

   Wird die Ablage nicht nach Themen unterteilt, geht nicht nur Zeit beim Ablegen von Dokumenten verloren, sondern insbesondere beim Suchen. Lange Suchzeiten gehören zu den größten Zeitdieben im Büroalltag.

3. Zu wenig Ablagebehältnisse

   Wenn nicht genügend Ablagen bzw. genügend Platz für Ablagen zur Verfügung steht, führt das ebenso zur Stapelbildung und zu Chaos. Daraus resultierend wiederum lange Suchzeiten – das Gift für die Effizienz.

4. Zu viele Ablagen

   Zu viele Ablagen sind auch nicht gut. „Wie man’s  macht, es passt nie“, denken Sie jetzt vielleicht. Aber zu viele Ablagen führen häufig dazu, dass viel „Überflüssiges“ aufbewahrt wird, weil der Platz zur Verfügung steht.

5. Keine oder zu wenige Unterteilungen

   Ablagefächer, -mappen oder -ordner mit wenigen oder gar keinen Unterteilungen sind auch ein nicht zu unterschätzendes Manko bei der Ablage. Denn damit wird die Übersicht in den Ablagebehältnissen erheblich eingeschränkt. Suchzeiten sind vorprogrammiert.

6. Keine eindeutige Beschriftung

   Ablage-Bezeichnungen wie „Diverses“, „Verschiedenes“ etc. führen zu einem „Dokumenten-Grab“. Hier verschwinden Dokumente mit allen daraus folgenden Nachteilen für die Büroeffizienz.

7. Keine einheitliche Beschriftung

   Wenn die Ablageordner nicht einheitlich bezeichnet werden, führt das zu Suchzeiten. Einheitliche Ordnerrücken, bei denen die wichtigsten Informationen sofort ins Auge stechen, schaffen Ordnung und Übersicht. Hier können Sie eine solche Ordnerrücken-Vorlage herunterladen.

Das sind die sieben häufigsten Fehler bei der Ablage. Werden diese Fehler ausgemerzt, so wird die Effizienz im Büro wesentlich gesteigert.