Hier erfahren Sie, was man unter Kaizen versteht und wozu Kaizen überhaupt gut ist sowie viele weitere praxiserprobte Tipps und Tricks.

Büro-Kaizen: Erfolgreich durch kontinuierliche Verbesserung

Burkhard Heidenberger schrieb am 14.5.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Kaizen ist ein Begriff, der vor allem in den letzten zehn Jahren im europäischen Raum recht bekannt geworden ist. Trotzdem können die meisten mit Kaizen nichts anfangen. Deshalb hier eine kurze Erläuterung.

Was versteht man unter Kaizen?

Mit Kaizen wird eine japanische Arbeits- und Lebensphilosophie bezeichnet, deren Ziel die kontinuierliche Verbesserung ist. Beim Kaizen werden nicht nur Arbeitsabläufe analysiert und optimiert, sondern das Wohlergehen der Mitarbeiter spielt auch eine große Rolle. Ich selbst bin überzeugt von dieser Philosophie.

Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass Verbesserungen – z.B. Effizienzsteigerungen im Unternehmen – nur in kleinen Schritten erfolgen können.

So habe ich selber mal versucht, die Büroorganisation von einem Tag auf dem anderen zu optimieren. Und weil ich mir da zu viel vorgenommen habe, war der Rückschlag vorprogrammiert. Ich habe frustriert alles hingeschmissen und geändert hat sich nichts.

Erst später habe ich gemäß Kaizen Optimierungen in kleinen Schritten durchgeführt, was schließlich auch mit Erfolg belohnt wurde.

Büro-Kaizen

Beim Büro-Kaizen geht es um die ständige Optimierung der Büroorganisation. Dies führt zur Optimierung von Arbeitsabläufen und Informationsflüssen im Büro sowie zur Vermeidung bzw. Reduzierung von Suchzeiten und Durchlaufzeiten.

Das Büro-Kaizen erfolgt in fünf Schritten:

1. Sauberkeit und Ordnung durch Aussortierung und Entsorgen.
2. Standards schaffen in der Organisation (Ablage, Formularen etc.).
3. Arbeitsabläufe analysieren und vereinfachen.
4. Selbststeuerung durch Eigenverantwortung der Mitarbeiter.
5. Kaizen-Kennzahlen schaffen, um die kontinuierliche Verbesserung „sichtbar“ zu machen.