Hier erfahren Sie Tipps und Tricks, wie Sie Gespräche kurz halten und lästige Besucher im Büro wieder los werden. Weiters finden Sie hier zahlreiche Tipps für die Büroorganisation.

Lästige Besucher im Büro oder wie Sie Gespräche kurz halten

Burkhard Heidenberger schrieb am 5.5.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Gelegentlich kommt es vor, dass zu mir ins Büro unangemeldeter Besuch kommt – z.B. ein Vertreter, der grad in der Nähe war. Und ein Vertreter ist nicht gerade eine Person, die sich gerne kurz hält. Und so ist schnell eine halbe Stunde um. Also ein Zeitdieb in Person.  

Gut, man kann sich nicht immer komplett abschotten. Aber eines kann man: Man kann die Gespräche so kurz wie möglich halten. Und dazu gibt es ein paar Tricks, die sich bei mir für solche Fälle bewährt haben.

Countdown-Methode

Wenn wieder mal so ein Vertreter das Büro betritt sage ich ihm sofort, dass ich genau zehn Minuten (oder wieviel auch immer) Zeit habe. Um meiner Aussage Nachdruck zu verschaffen, ziehe ich meine Armbanduhr aus und lege sie auf den Besprechungstisch. Ich bin immer wieder beeindruckt, wie schnell ein Vertreter dann auf den Punkt kommt und sein Anliegen komprimiert schildert.

Das unbemerkte Zeichen

Vielleicht haben Sie das auch schon mal in einem Film gesehen:

Der Chef sitzt grad mit einem Gesprächspartner zusammen, der nicht und nicht zu Ende kommen will. Die Sekretärin huscht vorbei und er gibt ihr unbemerkt ein Zeichen. Fünf Minuten später läutet das Telefon im Besprechungszimmer. Der Chef: „Ich bin grad in einer Besprechung. Ist das so dringend? Na gut, ich komme“. Das sind die Worte, die der Gesprächspartner mitbekommt. Dann der Chef zu ihm: „Tut mir leid, ich muss dringend…“.

Ein simpler und effektiver Trick. Es gibt gelegentlich unangemeldeten Besuch, bei denen die Countdown-Methode aus Höflichkeit nicht angebracht ist.

Wenn Sie eine Büroassistenz haben, dann können Sie mit ihr ein Zeichen vereinbaren. Auf dieses Zeichen hin kann sie Sie z.B. an einen Termin erinnern, oder am Handy anrufen oder was auch immer.

Weitere Möglichkeiten, ein Gespräch auf die höfliche Art kurz zu halten:

• Werfen Sie einen Blick auf die Uhr und mit Bedauern stellen Sie fest: „Was, es ist schon so spät…“.
• Das Sprechen in kurzen Sätzen signalisiert dem Gegenüber, das Gespräch kurz zu fassen.
• Bieten Sie dem Gesprächspartner eine Fortsetzung des Gesprächs zu einem anderen Termin in Aussicht.
• Verweisen Sie auf einen Termin, den Sie unbedingt wahrnehmen müssen.
• Schlagen Sie eine bestimmte Handlung vor, die das Gespräch verkürzt, z.B. „gerne schicke ich Ihnen weitere Unterlagen per Mail, die Sie dann in Ruhe durchsehen können. Dann können wir unser Gespräch gezielt fortsetzen.“
• Wechseln Sie im Gespräch in die Vergangenheitsform, z.B. „danke für die Erläuterungen, jetzt habe ich Interessantes erfahren. Es war nett, mit Ihnen…“