Prioritäten setzen ist nicht ganz so einfach. Hier erfahren Sie eine praxisbewährte und dazu noch sehr einfache Methode und viele weitere Zeitmanagement-Tipps.

Prioritäten: Die erweiterte 25.000-Dollar-Methode

Burkhard Heidenberger schrieb am 4.5.2008 zum Thema „Zeitmanagement“.

Prioritäten sind das Um und Auf beim Zeitmanagement, so liest man immer in einschlägigen Zeitmanagement-Büchern. Aber wie setzt man Prioritäten in der Praxis? Dazu werden verschiedene Methoden angeboten, so die Prioritätensetzung nach Eisenhower, die ABC-Analyse und einige andere.

Aber je komplexer eine Methode ist, desto schwieriger ist die Anwendung in der Praxis. Zu den einfachsten Methoden der Prioritätensetzung gehört meines Erachtens immer noch die 25.000-Dollar-Methode, die ich schon in einem anderen Beitrag ausführlich beschrieben habe.

Prioritäten vergeben nach der 25.000-Dollar-Methode

Hier nochmals eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung dieser Methode:

1. Nehmen Sie ein Blatt Papier und notieren Sie jeden Tag die 6 wichtigsten Aufgaben, die Sie am nächsten Tag erledigen müssen.
2. Ordnen Sie die Aufgaben in einer Reihenfolge nach Wichtigkeit und nummerieren Sie sie durch. Aufgabe 1 ist die wichtigste.
3. Am nächsten Tag arbeiten Sie die Aufgaben der Reihenfolge nach ab. Beginnen Sie mit Nummer eins.
4. Sobald diese erledigt ist, überprüfen Sie nochmals, ob die Prioritäten noch stimmen, da in der Zwischenzeit oftmals neue Aufgaben dazugekommen sind. Ordnen Sie die neuen Aufgaben in die Prioritätenliste ein. Machen Sie anschließend mit der nun wichtigsten Aufgabe weiter.

Am Ende des Tages haben Sie vielleicht nicht jede Aufgabe abgearbeitet, aber die wichtigsten haben Sie geschafft. Ordnen Sie am Abend Ihre Aufgaben für den nächsten Tag neu.

Wenn Ihnen diese Art der Prioritätensetzung in Fleisch und Blut übergegangen ist, können Sie diese Methode noch erweitern.

Prioritäten nach der erweiterten 25.000-Dollar-Methode

• Bei der 25.000-Dollar-Methode notieren Sie sich auf einem Blatt die 6 wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag.
• Machen Sie nun unter diesen 6 Aufgaben einen Querstrich und schreiben 3 weitere Aufgaben, die nicht unbedingt morgen in Angriff genommen werden müssen, sondern erst in Kürze fällig sind.
• Unter einem weiteren Querstrich notieren Sie sich 3 weitere Aufgaben, die Sie dann machen können, sollte noch etwas Zeit übrig bleiben.

Vielleicht fragen Sie sich nun, wieso Sie nicht einfach alle Aufgaben nacheinander auflisten sollen und dementsprechend einfach durchnummerieren. Das hat folgenden Grund:

So sehen Sie mit einem Blick auf Ihre Liste, welche die wichtigsten Aufgaben sind. Der Querstrich trennt die wichtigen von den weniger wichtigen.

So sehe ich also: Ok, morgen sollte ich die ersten 6 Aufgaben erledigen. Wenn dann noch etwas Zeit übrig bleibt, kann ich immer noch die nächsten 3 angehen und arbeite damit schon etwas vor. Und sollte sich noch etwas ausgehen, mache ich eben bei der letzten Dreier-Liste weiter.

Würde man alle Aufgaben ohne Trennung auflisten und durchnummerieren, demotiviert die große Anzahl der Aufgaben.

Mit der erweiterten Prioritätensetzungs-Methode ist immer der Anreiz da, die 6 wichtigsten Aufgaben zu erledigen, um dann noch weitere Aufgaben unter dem Querstrich anzugehen.

Versuchen Sie mal diese Methode. Vielleicht ist das genau die richtige für Sie.