Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Archiv optimieren können und damit Kosten sparen und Platz gewinnen. Ein Muss für Ihre Büroorganisation.

Büroorganisation: Optimieren Sie Ihr Archiv

Burkhard Heidenberger schrieb am 20.4.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Bei der Büroorganisation wird das Archiv häufig stiefmütterlich behandelt. Das vollkommen zu unrecht!

Wohl jedes Unternehmen, jedes Büro benötigt ein Archiv. Unterlagen müssen aufbewahrt werden, sei es auf Grund von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, aus Dokumentationsgründen oder firmeninternen Vereinbarungen. Alles was darüber hinaus archiviert wird, schränkt die Übersicht ein, erfordert Platz und daraus resultieren höhere Raumkosten.

Als Archivierungs-Grundprinzip bei der Büroorganisation sollte gelten: Nur das archivieren, was unbedingt notwendig ist.

Aus Erfahrung weiß ich, dass in Unternehmen selten klar ist, was genau wie lange archiviert werden muss. Deshalb werden oft Berge von Akten und Unterlagen einfach sicherheitshalber mal archiviert.

Ich habe mal in einer Firma gearbeitet, die ihren Sitz verlegt hat. Wir sind also umgezogen und alle Mitarbeiter haben mit angepackt. Ich war für das Archiv zuständig. Und da kamen Berge von Aktenleichen zu Tage – Wahnsinn! Akten, die teilweise über 20 Jahre alt waren. Vor dem Umzug hatten wir sogar einen zusätzlichen Raum dazu gemietet. Hätte sich damals jemand von uns die Mühe gemacht, das bestehende Archiv zu durchforsten und „Abgelaufenes“ zu entsorgen, hätten wir uns die Miete für das zusätzliche Archiv gespart.

Diese Punkte sollten Sie bei der Büroorganisation beachten

Naja, aus Erfahrung wird man klug – meistens jedenfalls. Und wir haben unsere Archivierungsmethodik (die eigentlich gar keine war) neu überdacht und haben schließlich zu einem schlanken Archiv für unser Büro gefunden. Wie? So:

So schaffen Sie ein schlankes Archiv für Ihr Büro

• Definieren Sie genau – und das schriftlich - was genau wie lange aufbewahrt werden muss.
• Jeder Archivbehälter wird deutlich mit dem „Verfallsdatum“ gekennzeichnet – also mit dem Datum, an dem die Unterlagen vernichtet werden können.
• Legen Sie einen fixen Entsorgungstermin fest. An diesem Tag werden alle Unterlagen im Archiv vernichtet, die „abgelaufen“ sind.
• Klären Sie die Zuständigkeit. Wenn sich dafür niemand zuständig fühlt, freuen sich die Unterlagen auf ein weiteres gemütliches Jahr in Ihrem Archiv ;-)
• Stehregale haben sich für die meisten Archive als optimal herausgestellt. Sie fördern die Übersichtlichkeit und die Zugänglichkeit und sind dazu noch recht kostengünstig.
• Bevor etwas ins Archiv gebracht wird, ist es in einem Dokument auf Ihrem PC zu dokumentieren. Ich habe hierfür eine einfache Excel-Tabelle angelegt, die ich auf meinem Desktop abgelegt habe. Suche ich nach einem Ordner, den ich bereits archiviert habe, schaue ich zuerst in meiner Tabelle nach. Aus dieser geht hervor, in welchem Archivkarton (Nr. und Standort) sich dieser Ordner befindet. Dann schaue ich ins Archiv und habe den gewünschten Ordner sofort gefunden.

Berücksichtigen Sie diese Punkte bei der Büroorganisation, schaffen Sie ein effizientes Archiv.