Hier bekommen Sie ein kostenloses Tool für Outlook, den Anhang-Assistenten. Kein mühsames Klicken mehr durch lange Ordnerstruktur. Mit einem Klick fügen Sie in jeder Mail die gewünschte Datei ein.

Kostenloser Outlook-Download: Zeit sparen mit dem SmartTools Anhang-Assistent

Burkhard Heidenberger schrieb am 20.4.2008 zum Thema „Outlook-Praxis“.

Heute wieder ein kostenloses und dazu noch sehr nützliches Tool, das ich selber nutze: der Anhang-Assistent für Outlook von SmartTools.  

Ich versende immer wieder E-Mails mit denselben Anhängen - bei mir sind es eBooks. Auch in den meisten Firmen gehen immer wieder Mails mit den gleichen Dokumenten raus. Typische Beispiele für solche Anhänge sind Informationsblätter, Kataloge (als Dokument), Preislisten etc.

Es kann ziemlich mühsam und zeitaufwändig sein, sich jedes Mal aufs Neue durch die Ordnerstruktur zum gewünschten Ordner mit der darin enthaltenen Datei zu klicken. Vor allem in einem Unternehmen mit einer umfangreichen Verzeichnisstruktur auf dem Server kann das ganz schön nerven.

Aber es geht einfacher: Mit dem SmartTools Anhang-Assistenten fügen Sie die gewünschte Datei mit einem Klick in Ihre Mail.

Nach der Installation des Assistenten finden Sie in Ihrem Outlook ein neues Symbol:

Sie können dann Dateien und Dokumente auswählen, die Sie regelmäßig per Mail versenden. Diese Dateien werden dann als Verknüpfung im Menü abgelegt.

Nun haben Sie zwei Möglichkeiten zur Nutzung des Assistenten:

1. Sie klicken im Menü mit den ausgewählten Dateien und Dokumenten auf den gewünschten Anhang und es öffnet sich eine neue Mail mit diesem Anhang. Dannbrauchen Sie nur noch Ihren Text eintippen und auf Senden klicken.
   
   
2. Weit häufiger kommt es bei mir, dass ich auf eine Anfrage mit einer Mail und einem Dokument im Anhang antworte. Dafür klicke ich in der Antwortmail auf SmartTools und finde im Dialogfeld meine vorher definierten Anhänge. Nur noch ein Klick auf den gewünschten Anhang und dann auf Senden. Das war’s wieder.
   
    

Fazit

Wenn Sie also öfters Nachrichten mit denselben Anhängen verschicken, werden Sie dieses kostenlose Tool sehr schätzen. Je umfangreicher die Ordnerstruktur, in der Sie den gewünschten Anhang „holen“, desto mehr Zeit werden Sie mit dem SmartTools Anhang-Assistenten gewinnen. Der Zugriff auf die gewünschte Datei erfolgt blitzschnell.

Das Tool kann in Outlook 2007, 2003, 2002/XP und 2000 genutzt werden.

Und hier geht’s zum kostenlosen Download