Ich habe es selber schon erlebt. Mit der richtigen Einführung am ersten Tag im Unternehmen schafft man fruchtbaren Boden für eine gute zukünftige Zusammenarbeit.

E-Mail-Kurse und eBooks für Ihren Erfolg! Starten Sie gleich durch:

• Vom Chaos- zum Wohlfühl-Schreibtisch (E-Mail-Kurs)
• Wie Sie Ihre Ziele finden und erreichen (E-Mail-Kurs)
• E-Mail-Organisation in Outlook: Mit Methode zum E-Mail-Profi (eBook)
• Wie Sie mit Outlook mehr Zeit für sich gewinnen (eBook)
• Zeitmanagement-COACHING
• GRATIS: Endlich mehr Zeit für mich - Schritt für Schritt zum perfekten Zeitmanagement (E-Mail-Kurs)
• GRATIS: Wie Sie Ihr Outlook optimal einrichten (eBook)
• GRATIS: So wird Ihr Alltag einfacher und entspannter (eBook)

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter – so machen Sie es richtig!

Burkhard Heidenberger schrieb am 14.4.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Ich habe es selber schon erlebt. Mit der richtigen Einführung am ersten Tag im Unternehmen schafft man fruchtbaren Boden für eine gute zukünftige Zusammenarbeit.

Stellen Sie sich Ihren ersten Arbeitstag in einem Unternehmen vor. Sie werden bei der Eingangstür gleich „abgefangen“ und direkt zu Ihrem neuen Arbeitsplatz gedrängt und mit einem Berg an Unterlagen und Aufgaben konfrontiert.

Wie würden Sie sich dabei fühlen? Die anfängliche Motivation würde sehr schnell in Frustration wechseln.

Sind Sie UnternehmerIn oder für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zuständig? Mit folgender Checkliste wird Ihnen die Einführung optimal gelingen.

In der folgenden Auflistung gehe ich von einer neuen Mitarbeiterin aus. Damit brauche ich nicht zwischen den Geschlechtern hin und herspringen, was das Schreiben erheblich erleichtert ;-)

• Vor Antritt der neuen Arbeit muss die Mitarbeiterin darüber informiert sein, wann und wo sie hinkommen soll.
• Sie wird vom Vorgesetzten persönlich begrüßt und herzlich willkommen geheißen. Das schafft einen angenehmen Start.
• Schlagen Sie der neuen Mitarbeiterin gleich bei der Begrüßung vor, sich während der Einführung Notizen zu machen. Keiner kann sich alles merken. Vor allem am ersten Tag prasselt eine Flut an neuen Informationen auf einen nieder.
• Ich habe selten erlebt, dass sich neue Mitarbeiter z.B. bei einem Rundgang Notizen machen. Wahrscheinlich auch deshalb, weil man nicht vergesslich wirken möchte.
  Machen Sie also den Vorschlag! Am besten, Sie stellen der Neuen hierfür gleich einen Block zur Verfügung. Das wird immer gerne angenommen.
• Bei einem Rundgang im Unternehmen werden die Kollegen und die verschiedenen Ansprechpartner (bei mehreren Abteilungen) vorgestellt.
• Stellen Sie der neuen Mitarbeiterin - wenn möglich - eine Mentorin zur Seite. Diese steht ihr vor allem in der Anfangszeit unterstützend zur Seite und ist die erste Anlaufstelle bei Problemen und Fragen. 
• Der neuen Mitarbeiterin werden die Struktur des Unternehmens und die Kommunikationswege erläutert.
• Sie wird in interne Regelungen eingewiesen (Qualitätsstandards, Arbeitszeiten, Rauchen, Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Pausen…). Sie weiß dann Bescheid, was erwünscht ist und was nicht.
• Sie weiß, wo sie was findet (Arbeitsmittel, Informationen, Anleitungen etc.).
• Sie wird in die Arbeitsgeräte (Telefonanlage, PC, Kopierer, Faxgerät…) eingewiesen. Entsprechende Zugänge, Passwörter, E-Mail-Adresse stehen dafür natürlich bereit. Ja, und ein Schreibtisch sollte auch schon zur Verfügung stehen ;-)
• Die erforderlichen Schlüssel bzw. die Zugangskarte wird übergeben.
• Und erst dann bekommt sie die erste Aufgabenstellung zugeteilt.
• Bei einem gemeinsamen Mittagessen können weitere, während der ersten Stunden, aufgetauchte Fragen beantwortet werden.

Wenn Sie diese Punkte beachten, wird die neue Mitarbeiterin mit Elan die Arbeit beginnen und sich nicht orientierungslos am Schreibtisch zurückziehen.

Kommentare

Binejacob
2010-08-28 16:13

Da ich selbst schon mehrmals neue Kollegen einarbeiten musste, finde ich diese Tipps sehr hilfreich. Wir selbst haben eine Checkliste, auf der genau diese Punkte (Kollegen vorgestellt, Gebäude gezeigt, Notfallpläne, Ansprechpartner, Einweisung bei den Geräten usw. aufgeführt sind), diese kann man dann einfach abarbeiten und ist sicher nichts vergessen zu haben.

Heidenberger Burkhard
2010-08-28 16:26

Ja, solche Checklisten sind da sehr hilfreich. Schön, wenn auch in Ihrem Unternehmen diese genutzt werden. Nichtsdestotrotz findet man sie eher selten in Unternehmen.

Binejacob
2010-08-28 16:40

Was für neue Kollegen in der Einarbeitungszeit sehr hilfreich ist, ist eine Sammlung von Arbeitshilfen. Diese Arbeitshilfen umfassen z.B. Anweisungen bei speziellen Programmen, Tipps wo was zu finden ist, wer Ansprechpartner bei div. Problemen ist, Druckprobleme zu beheben sind usw.. Gerade für jemanden der mit spezieller Software arbeitet, die nicht zum Standard gehört, ist es nicht einfach sich alle Befehle zu merken.

So habe ich z.B. eine Word-Datei für den Drucker erstellt. Dort sind einmal die Telefonnummern für die Bestellungen von Toner und für den Kundendienst bei Problemen zu finden.
Dann noch Erste-Hilfe-Hinweise von unserem Techniker. Diese Tricks kann ich schon mal anwenden, ohne ihn gleich anrufen zu müssen. Damit meine neue Kollegin nun auch weiß, welcher Knopf wann gedrückt werden muss, habe ich Fotos gemacht, zurechtgeschnitten, in Word eingefügt, Erklärungen dazu und mit Pfeilen versehen.

Einige Dinge kommen ja vielleicht nur einmal im Jahr vor. Auch diese habe ich mir notiert, screenshot dazu, Pfeile oder farbige Unterlegungen und schon ist dieser Hinweis auch gesichert.

So habe ich sehr viel Wissen, was ich im Laufe der Arbeitsjahre gesammelt habe, für die Einarbeitung meiner neuen Kollegin nutzen können.

Damit der sehr umfangreichen Ordner nicht zu unübersichtlich wird, habe ich die einzelnen Dateien entsprechend angelegt.
D = Drucker, S = Software, T = Text, P = Personen.....

D Drucker_Bestellungen.doc
D Druckerprobleme.doc
S Vorschau_Ansicht.doc
O Outlook_Einstellungen.doc
P Zentrale, Büromaterial

So kann ich per Suche immer die richtige Datei schnell suchen lassen. Dies hat meiner neuen Kollegin sehr geholfen und sie war schnell fit in allen Bereichen. Nun führt sie die Arbeitshilfen sich weiter.

So ist der Informationsverlust viel geringer und die Einarbeitung für beide Seiten leichter.

Heidenberger Burkhard
2010-08-28 17:22

Herzlichen Dank für Ihre ausführlichen Tipps!

Diesen Beitrag kommentieren

Vor dem ersten Kommentar bitte die Kommentarregeln lesen.