Das Journal in Outlook: Was Sie darüber wissen sollten

Burkhard Heidenberger schrieb am 9.4.2008 zum Thema „Outlook-Praxis“.

Ich kenne kaum jemand, der das Journal in Outlook nutzt. Das liegt auch daran, dass die wenigsten wissen, wofür das Journal überhaupt gut ist. Aber vor allem deshalb, weil nach der Installation von Outlook die Journalfunktion üblicherweise nicht aktiv ist.

Dabei kann das Journal in Outlook ganz praktisch sein.

Was kann nun dieses Journal?

Das Journal zeichnet bestimmte Aktionen in Outlook auf, die Sie z.B. in Zusammenhang mit einzelnen Kontakten unternehmen. Diese so aufgezeichneten Aktionen werden in einer Zeitskalaansicht eingetragen.

Sie können also bestimmte Aktionen dokumentieren, die Sie in Erinnerung behalten möchten. So können Sie beispielsweise auch die Zeit erfassen, die Sie für einen Kunden aufgewendet haben. Sie können mit dem Journal nicht nur Aktionen aufzeichnen, die Sie in Outlook durchgeführt haben, sondern auch Tätigkeiten, die nicht an Ihrem PC geschehen, z.B. eine händische Kalkulation etc. Dafür brauchen Sie nur einen entsprechenden Eintrag in Ihrem Journal ergänzen.

Einerseits können Sie alle Outlook-Elemente, wie z. B. E-Mail-Nachrichten oder andere Office-Dokumente, beispielsweise Word- oder Excel-Dateien verfolgen. Darüber hinaus können Sie aber auch jede beliebige Interaktion dokumentieren, die Sie in Erinnerung behalten möchten, selbst Dinge, die nicht auf Ihrem PC geschehen, wie z. B. ein Telefongespräch oder einen handgeschriebenen Brief, den Sie versendet oder erhalten haben.

Vielleicht fragen Sie sich nun, wieso das Journal nicht gleich nach der Installation aktiv ist, wenn es so praktisch ist?

Der Grund liegt darin, dass eine Protokollierung solcher Aktivitäten zu erheblichen Geschwindigkeitseinbußen auf Ihrem Rechner führen kann. Das ist vor allem bei älteren PCs der Fall.

Deshalb ist es sinnvoll, die zu protokollierenden Aktionen mit Bedacht zu wählen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Passiert es Ihnen auch manchmal, dass Sie z.B. ein Worddokument suchen, an dem Sie erst letzte Woche noch gearbeitet haben? Man weiß einfach nicht mehr, wo man es gespeichert hat. Genau in einem solchen Fall kann Ihnen die Protokollierung im Outlook-Journal helfen.

Dafür müssen Sie aber Word-Dokumente automatisch im Journal aufzeichnen lassen. Und das geht so:

Klicken Sie in Ihrem Outlook im Menü Extras > Optionen > Einstellungen > Journaloptionen.
Aktivieren Sie die Option Microsoft Word.
Schließen Sie alle Dialogfelder mit OK.