Erfahren Sie hier, wie das das Maximum aus Ihrem Zeitplanbuch holen und damit mehr Zeit für sich gewinnen.

So holen Sie das Beste aus Ihrem Zeitplanbuch

Burkhard Heidenberger schrieb am 7.4.2008 zum Thema „Zeitmanagement“.

Es gibt ja viele Werkzeuge, die uns beim Zeitmanagement unterstützen. Der eine arbeitet lieber mit einem elektronischen Tool wie Organizer, Smartphone etc. Der andere wiederum bevorzugt die Planung mit einem „manuellen“ Tool, z.B. mit einem Zeitplanbuch.

Gehören Sie zu der zweiten Gruppe und sind stolzer Besitzer eines Zeitplanbuches, dann habe ich heute Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie das Maximum aus Ihrem Zeitplanbuch holen.

1. Markieren Sie alle bekannten Abwesenheitsblöcke (Urlaub, Weiterbildung etc.) beispielsweise mit senkrechten Linien am Datumsrand.
2. Tragen Sie die übers Jahr anfallenden wiederkehrenden und regelmäßigen Termine, Aufgaben, Feste etc. in Ihr Zeitplanbuch ein.
3. Ergänzen Sie alle bereits bekannten Termine (farbliche Unterscheidung zwischen beruflichen und privaten Terminen).
4. Unsichere Termine tragen Sie am besten mit Bleistift ein.
5. Tragen Sie alle Geburtstage in einem Zug ein.
6. Ergänzen Sie Termine mit zusätzlichen Informationen (Name und Telefon-Nr. des Gesprächspartners, Ort, Thema).
7. Alle Aufgaben, die zeitlich nicht fixiert sind, bekommen eine Priorität zugeordnet.
8. Sind für die Erledigung einer Aufgabe Unterlagen erforderlich, machen Sie einen kurzen Verweis, wo die Unterlagen zu finden sind. Dies ist dann sinnvoll, wenn Sie befürchten, beim Erledigen der Aufgabe nach den Unterlagen suchen zu müssen. Auch Verweise zu weiterführenden Informationen im Notizteil des Zeitplanbuches sorgen dafür, dass z.B. die Einträge im Kalender selbst kurz bleiben. Dadurch schaffen Sie Übersichtlichkeit.
9. Überlegen Sie sich Kürzel für häufig vorkommende Tätigkeiten, Termine etc. und nutzen Sie diese für Ihre Zeitplanbuch-Eintragungen.
10. Schaffen Sie Übersicht mit sinnvollen Unterteilungen (Geschäftlich: Projekte, Kundendaten etc., Privat: Ziele/Vorhaben, Ideen etc., Sonstiges: Lokaladressen,…).
11. Haken Sie erledigte Aufgaben ab oder streichen Sie diese durch. Ergänzen Sie erledigte Aufgabe eventuell mit dem Erledigungsdatum. Damit sehen Sie rückblickend sofort, wann Sie was erledigt haben.
12. Halten Sie Ihre Telefon- und Adresskartei stets aktuell.
13. Unterlagen und Notizen, die Sie nicht mehr benötigen bzw. die nicht mehr aktuell sind, gehören entfernt oder außerhalb archiviert.
14. Entfernen Sie mitgelieferte, aber nicht verwendete Formulare und Register (Umrechnungstabellen, Autokennzeichen,…) aus Ihrem Zeitplanbuch. Fehlen hingegen welche, können Sie diese selber erstellen und ergänzen oder nachkaufen.
15. Zu Ende gehende Vordrucke und Blätter rechtzeitig ergänzen.