Die Outlook-Suche mit Suchordnern
Eine neue und sehr nützliche Funktion ab Outlook 2003 sind Suchordner, die sich im Navigationsbereich befinden.
In einem solchen Suchordner werden alle Nachrichten in Outlook nach bestimmten Suchkriterien gesammelt, und zwar unabhängig in welchen und wie vielen Unterordnern sich die Nachrichten befinden. In einer Ansicht werden zwar auch Nachrichten nach bestimmten Kriterien angezeigt, aber immer nur innerhalb eines Ordners.
Es gibt drei Standardsuchordner: Zur Nachverfolgung, Große Nachrichten und Ungelesene Nachrichten.
Jede Nachricht mit einer Kennzeichnung wird im Suchordner Zur Nachverfolgung angezeigt. E-Mails, die größer als 100 KB sind, werden im Suchordner Große Nachrichten angezeigt. Alle ungelesenen Nachrichten werden im Suchordner Ungelesene Nachrichten angezeigt.
Wenn Sie einen Suchordner löschen, werden die E-Mail-Nachrichten, die sich im Suchordner befinden, nicht gelöscht, da diese Elemente nie in einem Suchordner gespeichert, sondern nur dort angezeigt wurden. Wenn Sie jedoch eine oder mehrere E-Mail-Nachrichten, die in einem Suchordner angezeigt werden, öffnen oder auswählen und die E-Mail-Nachrichten löschen, werden die Nachrichten aus dem Outlook-Ordner gelöscht, in dem sie gespeichert waren.
Sie können auch eigene Suchordner erstellen.
Beispiele für eigene Suchordner:
- Für wichtige Nachrichten: Sie bekommen täglich über 100 E-Mails und wollen immer zuerst einen Überblick über alle wichtig gekennzeichneten Nachrichten, ohne mit allen anderen Nachrichten zusammen.
- Alle Nachrichten von einer Person: Sie haben beispielsweise eine umfangreiche Ordnerstruktur. Die E-Mails von einer bestimmten Person werden entsprechend des Inhalts in verschiedenen Projektsordnern abgelegt. Sie benötigen aber regelmäßig einen Überblick für alle E-Mails, die Sie von dieser Person erhalten haben.
Und so einfach legen Sie einen Suchordner an, beispielsweise für wichtige Nachrichten:
- Zeigen Sie unter E-Mail im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Suchordner.
- Wählen Sie im Dialogfenster Benutzerdefinierten Suchordner erstellen und klicken Sie darauf auf Auswählen. Wählen Sie auf dem Register WeitereOptionen aus dem Pulldownmenü der Option Mit Wichtigkeit die Eigenschaft Hoch aus.
- Schließen Sie alle Dialogfenster mit OK. Nun finden Sie Ihren neuen Suchordner im Navigationsbereich.
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