Erfahren Sie hier, wie Sie mit der 4-W-Technik schneller zu Antworten kommen.

Korrespondenz: Mit den vier W zu den gewünschten Antworten

Burkhard Heidenberger schrieb am 24.3.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Heute einen Trick aus der Mailing-Werbung. Wollen Sie eine schnelle Antwort auf Ihr Schreiben, berücksichtigen Sie die vier „W“.

Wenn Sie beispielsweise eine Mail schreiben, gehen Sie dem Empfänger das Was, Warum, Wie und Wann vor.

In Ihrem Schreiben soll für den Empfänger also klar sein:

1. WAS er tun soll
   Beispielsweise: antworten, zustimmen, abstimmen. Oder auch: nicht antworten, wenn Ihr schreiben nur „zur Info“ dient. Ein kurzer Vermerk im Betreff der E-Mail reicht: „Zur Info:….“
2. WARUM der Empfänger es tun soll
   Beispiel: "...damit bei der nächsten Besprechung keine Zeit verloren geht..."
3. WIE er es tun soll
   Beispielweise "...gern auch telefonisch, per Fax, E-Mail...“, „ Telefonisch erreichen Sie mich am Besten gegen…“
4. WANN er es tun soll
   Geben Sie immer ein konkretes Datum bekannt, wenn sinnvoll "noch heute".

Sie werden feststellen, dass Sie damit schneller und eher die gewünschten Antworten bekommen.