Hier erfahren Sie, wie Sie ein effizientes Ablagesystem schaffen, und damit die Suchzeiten auf ein Minimum reduzieren.

Ein Ablagesystem für Ihren Schreibtisch

Burkhard Heidenberger schrieb am 10.3.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Mit einem organisierten Schreibtisch legen Sie den Grundstein für eine effiziente Büroorganisation. Zum Um und Auf jedes organisierten Schreibtisches gehören ein geeignetes Ablagesystem und der Papierkorb.

Hier eine Anleitung, wie Sie eine effiziente Ablage schaffen.

Früher hatte ich Stapel an Unterlagen auf meinem Schreibtisch. Die Papiere sollten mich an Aufgaben erinnern.

Ich hatte befürchtet etwas zu vergessen, wenn ich das Dokument irgendwo anders platziert habe.

Diese Unterlagen auf meinem Schreibtisch hatten aber zwei große Nachteile:

1. Sie haben mir Arbeitsfläche gestohlen.
2. Jeder Blick auf ein unerledigtes Papier hat Stress erzeugt, oft unbewusst: „Oh, das muss ich auch noch erledigen!“

Schiffe als Retter in der Not

Das folgend vorgestellte Ablagesystem können Sie beliebig Ihren Bedürfnissen anpassen.

Besorgen Sie sich vier Kunststoffboxen. Diese kennen Sie vielleicht auch unter den Namen „Schiffe“. Diese Schiffe lassen sich mittels einer Nut-Schiebe-Verbindung übereinander stellen. Natürlich können Sie andere Behältnisse verwenden, die ihren Zweck erfüllen. 

Nehmen Sie drei (nicht alle vier!) Ihrer Schiffe und stellen Sie diese übereinander.

Wir wollen unseren Arbeitsplatz ja effizient gestalten.

Deshalb: Wenn Sie Rechtshänder sind, platzieren Sie Ihre Schiffe rechts auf dem Schreibtisch.

Sie sollen direkten Zugriff ohne Änderung der Sitzposition haben. Sind Sie Linkshänder, dann eben umgekehrt.

Ihre Schiffe werden getauft

Ganz wichtig: Beschriften Sie Ihre Ablage-Schiffe mit eindeutigen aussagekräftigen Namen. Wenn Sie ein Papier in der Hand halten, müssen Sie sofort wissen, in welches Schiff es gehört.

Ich hatte zu Beginn meines Schreibtischordnung-Experiments ein Schiff mit „Diverses“ bezeichnet. Dieses Ablage-Schiff war ein Grab für Dokumente. Hier habe ich ziemlich alles reingelegt und wusste schlussendlich nicht mehr, welche Papiere sich dort befanden.

Beim zweiten Versuch hatte ich eindeutige Namen gefunden, die ich heute immer noch verwende. Diese Bezeichnungen haben sich in der Praxis bewährt. Und hier sind meine vier Schiffsnamen:

• Unerledigt
• Wiedervorlage
• Ablage
• Eingang

Die Schiffsladung

Ok, was kommt jetzt in die einzelnen Schiffe?

Unerledigt:

Dies ist mein oberstes Schiff. Hier gebe ich alle Dokumente, die eine Aufgabe zur Folge haben. Genau diese Papiere habe ich früher auf meinem Schreibtisch sichtbar platziert, um sie nicht zu vergessen.

Was tun, um „aus den Augen, aus dem Sinn“ zu vermeiden?

Hier meine Lösung: Jede aus einem Dokument resultierende Aufgabe nehme ich in meine Todo-Liste auf. Diese Aufgabe versehe ich mit einem Vermerk (ein einfaches Kürzel), dass das dazugehörige Dokument in der Ablage ist.

Nutzen Sie für Ihr Zeitmanagement beispielsweise Outlook, dann erinnert Sie Outlook punktgenau an die Aufgabe. Sie brauchen sich nicht weiter darum kümmern.

Nun zum nächsten Schiff, der Wiedervorlage:

In diesem Ablagefach habe ich Formulare, Listen und Dokumente, die ich immer wieder benötige. Dieses Fach hebt sich farblich von den anderen ab, weil ich darauf oft während eines Telefonates zugreifen muss. Dadurch sticht es mir sofort ins Auge. Beispiele für Dokumente in der Wiedervorlage: Lieferantenliste, Geräteliste etc.

Das dritte Schiff trägt den Namen Ablage:

Hier gebe ich alle Unterlagen, die ich ablegen kann, also die erledigt sind. Wenn ich zwischendurch Zeit habe, lege ich diese Dokumente in den entsprechenden Ordnern ab.

So wie Columbus mit seinen drei Schiffen Nina, Santa Maria und Pinta zu neuen Ufern aufgebrochen ist, erobern wir mit unseren drei Schiffen „Unerledigt“, „Wiedervorlage“ und „Ablage“ die neue Welt der Schreibtischordnung :-)

Das Extraschiff

Sie erinnern sich: Das vierte Schiff haben wir nicht mit den anderen drei zusammengefügt. Dieses Schiff bekommt den Namen Eingang. Es wird getrennt von den anderen positioniert.

Hier gebe ich alle Dokumente, die während des Arbeitstages eintrudeln (Fax, Post…), ohne sie weiter zu berücksichtigen und dadurch Zeit zu verlieren.

Erst vor der Mittagspause und vor Arbeitsende arbeite ich diese Eingänge ab. Beansprucht die Abarbeitung für ein eingegangenes Dokument längere Zeit, lege ich hierfür wieder eine Aufgabe an und gebe das Dokument ins Fach „Unerledigt“.

In vielen Firmen gibt es bereits für jeden Mitarbeiter ein Eingangsfach. Bei Ihnen auch? Dann brauchen Sie kein weiteres anlegen.

Nun ist unsere Schiffstaufe komplett. Natürlich können Sie eigene Namen vergeben. Wichtig ist nur, dass sie eindeutig und aussagekräftig sind.

Ein Verbündeter im Kampf gegen das Chaos

Nun stelle ich Ihnen einen Freund vor, der mir eine große Hilfe beim Umsetzen der Schreibtischordnung ist: der Papierkorb.

Schmeißen Sie alles weg, was Sie nicht unbedingt brauchen! Dadurch wird Ihr Kopf frei werden – ich spreche aus Erfahrung! Von meinen Kursteilnehmern höre ich öfters, dass sie befürchten ein Papier wegzuschmeißen, welches nochmals benötigt wird.

Auch ich hatte am Anfang diese Befürchtung. Dann habe ich mir angewöhnt, bei jedem Papier, wo ich unsicher war, zu fragen:

• Wo kann ich es im Notfall herbekommen?

Sie werden sehen: Fast 90% der Unterlagen können Sie problemlos schnell wieder besorgen. Noch was zum Papierkorb: Am besten eignet sich eine größere Schachtel unter dem Schreibtisch (sollte dies brandschutztechnisch in Ihrem Büro erlaubt sein).

Auch hier gilt wieder: Der Papierkorb wird in direkter Nähe platziert, wenn Sie Rechtshänder rechts von Ihnen. Dadurch fällt das Loslassen viel leichter.

So, nun haben wir eine effiziente Ablage geschaffen.