Erfahren Sie hier, wie Sie mit der 4-Quadranten-Methode im Nu Ordnung in Ihrer Ablage schaffen und diese auch beibehalten.

Ablage: Ordnung schaffen mit der 4-Quadranten-Methode

Burkhard Heidenberger schrieb am 7.3.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Mit der 4-Quadranten-Methode lassen Sie die Stapel auf Ihrem Schreibtisch verschwinden. Damit wird Ihr Kopf freier, Ihr Blick bleibt nicht immer auf unerledigten Vorgängen – was Stapel ja meist sind - hängen. Sie bekommen mehr Arbeitsfläche und arbeiten effizienter.

Sortieren mit der 4-Quadranten-Methode

Nehmen Sie alle Papiere von Ihrem Schreibtisch und suchen Sie einen freien Platz.

Ich hatte meine Papiere – und es waren wirklich Stapel von Papieren – für die 4-Quadranten-Methode alle auf dem Fußboden platziert. Kniend auf dem Fußboden ist zwar nicht die bequemste Haltung. Genau deshalb war ich motiviert, meine Dokumente im Schnelldurchgang zu ordnen.

Haben Sie alle Unterlagen vom Schreibtisch entfernt?

Dann kann’s losgehen: Bilden Sie vier Bereiche (Orte, Plätze). Dem Namen dieser Methode gerecht zu werden, können Sie diese vier Bereiche quadrantenmäßig anordnen – muss aber nicht sein.

Die 4-Quadranten

Einen Bereich bildet der Papierkorb. Die anderen drei Plätze nennen wir

• Erledigen,
• Delegieren,
• Ablage.

Nehmen Sie nun jedes Blatt einzeln in die Hand und legen Sie es entsprechend Anforderung in einem der vier Bereiche:

Erledigen

In diesem Bereich kommt jedes Dokument, welches eine Aufgabe zur Folge hat.

Besteht das Dokument aus mehreren Blättern, geben Sie es in eine  offene Klarsichtfolie. Dadurch verkeilt es sich später nicht in der Ablage, wie dies beispielsweise mit Büroklammern der Fall ist. Ok, zum nächsten Bereich:

Delegieren

Hier kommen Dokumente für eine Aufgabe, die Sie delegieren können. Dann können Sie diese Unterlagen an entsprechende Personen gesammelt weitergeben.

Ablage

Ein Dokument, das Sie nicht mehr benötigen und somit ablegen können, legen Sie in diesem Bereich.

Wegwerfen

In den Papierkorb landen alle nicht mehr benötigten Papiere. Genießen Sie das gute Gefühl, welches sich mit jedem weggeworfenen Papier verstärkt – Ihr Kopf wird freier.

Einzug ins neue Haus

Wenn Sie alle Papiere sortiert haben, können diese in ihr neues Zuhause einziehen.

Der Stapel im Erledigen-Bereich kommt in das Ablage-Fach Unerledigt.

Den Stapel Ablage können Sie gleich in die entsprechenden Ordner ablegen. Wenn Sie keine Zeit und Lust mehr haben, geben Sie diesen Stapel in das Fach Ablage. Diese Unterlagen können Sie dann zwischendurch mal ablegen.

Die Unterlagen im Bereich Delegieren können Sie gleich an die zuständigen Personen verteilen.

In Zukunft werden Sie nur mehr jene Dokumente auf Ihrem Schreibtisch haben, die Sie für die aktuelle Arbeit benötigen. Wenn Sie einmal auf Ihrem Schreibtisch Ordnung geschaffen haben, wird es Ihnen leichter fallen, auch das Büro auf Ordnung zu trimmen. Büroorganisation kann auch Spaß machen, manchmal jedenfalls ;-)