In Ihrem Posteingang befinden sich kaum Spam, aber trotzdem ist er immer voll? Erfahren Sie hier, wie Sie dieses Problem in den Griff bekommen können.

Keine Spammails - trotzdem voller Posteingang?

Burkhard Heidenberger schrieb am 24.2.2008 zum Thema „Zeitmanagement“.

Nicht nur Spammails verstopfen unseren Posteingang. Auch Mails, in denen wir in der Verteilerliste aufscheinen, ohne dass uns der Inhalt der Mail direkt betrifft. Diese Erscheinung stelle ich auch immer wieder im Geschäftsbereich fest.

Während ein Großteil der Spammails heute einfach mittels Spamfilter in den entsprechenden Spam-Ordner verschoben wird, halten solche – ich nenne Sie einfach mal Verteiler-Mails – zum Lesen an.

Aber auch solche Verteiler-Mails lassen sich reduzieren.

So toll das Kommunikationsmittel E-Mail auch ist, so wird damit oft auch Missbrauch betrieben.

Ich kann mich noch gut erinnern, wie ich zu Beginn meiner „Internetzeit“ täglich Mails von Bekannten bekommen habe – mal mit lustigem, mal mit weniger lustigem und manchmal sogar mit gar keinem  Inhalt. Das neue Medium E-Mail hatte für uns einfach seinen Reiz. Solche Mails waren auch eine Art von Spam. Dafür gab es damals kaum Spammails in der Form, in der wir sie heute kennen.

Die meisten Spammails werden mit dem Spamfilter herausgefiltert, Verteiler-Mails bleiben im Posteingang.

Verteiler-Mail öffnen, überfliegen, löschen oder ablegen. Wenn man mehrere solcher Verteiler-Mails täglich bekommt, wie das beispielsweise bei einigen Projekten der Fall war, an denen ich beteiligt war bzw. bin – dann ist das schon eine sehr zeitraubende Geschichte.

Wie kann man das aber in den Griff bekommen?

Abhilfe können folgende drei Möglichkeiten schaffen:

1. Telefonische Rückmeldung
2. Rückmeldung per E-Mail
3. Vereinbarung bei Besprechungen

Telefonische Rückmeldung

Sollten Sie von Personen öfters E-Mails bekommen, die Sie nicht direkt betreffen und nur zu einem vollen Posteingang führen, setzen Sie sich mit diesen Personen direkt - am besten telefonisch - in Verbindung. Sie müssen diese Person ja nicht gleich zur Schnecke machen. Bitten Sie höflich um die ausschließliche Zusendung von E-Mails, die Sie direkt betreffen.

Rückmeldung per E-Mail

Alternativ können Sie dieser Person auch eine E-Mail schicken. Kennzeichnen Sie diese E-Mail mit Wichtigkeit Hoch durch Klick auf entsprechendes Symbol.

Vereinbarung bei Besprechungen

Auch in Meetings oder Besprechungen in einer Projektgruppe mit externen Mitgliedern können Sie diesen Punkt zur Sprache bringen. Wenn sich alle daran halten, wird das Mailaufkommen in der Gruppe wesentlich reduziert und dadurch die Effizienz gesteigert.