Zeitmanagement: Wie macht das Coach Monika Birkner?

Burkhard Heidenberger schrieb am 2.11.2010 zum Thema „Kurzinterviews“.

Zur Person:

Monika Birkner ist Coach und Consultant, berät und unterstützt UnternehmerInnen und Selbstständige dabei, einen qualitativen Sprung zu machen (Business Transformation).

Frau Birkner, was bedeutet für Sie persönlich Stress?

Stress hat für mich nicht mit der Menge der Arbeit zu tun, sondern damit, wie weit die Arbeit mir entspricht. Stress empfinde ich beispielsweise, wenn es zu kleinteilig wird, speziell wenn zu viele kleine Dinge gleichzeitig zu erledigen sind.

An großen Projekten zu arbeiten, ist hingegen kein Stress für mich.

Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag?

Dazu muss ich erst einmal eine Vorbemerkung machen.

Nachdem ich alles Mögliche an Zeitmanagement-Methoden ausprobiert habe, bin ich zu einem ganz anderen Ansatz gekommen, der für mich und die Klienten, die ich damit schon vertraut gemacht habe, besser funktioniert.

Ich nenne ihn „Der strategische Pfad“.

Der Unterschied zum klassischen Zeitmanagement ist, dass ich mich nicht mehr auf das Managen der Zeit, speziell sehr kleiner Zeiteinheiten wie einzelner Tage, oder das Abarbeiten von to-do-Listen konzentriere, sondern auf die Erreichung von Ergebnissen.

Man sagt bei Langstreckenflügen, dass das Flugzeug die meiste Zeit nicht auf Kurs sei. Dennoch erreicht es sein Ziel, oft erstaunlich pünktlich.

Das ist das Prinzip, das ich beim strategischen Pfad anwende.

Die Tagesplanung hat für mich daher nicht mehr den Stellenwert wie in der Vergangenheit. Ich konzentriere mich darauf, bei den wichtigen Ergebnissen voran zu kommen. Wenn ich kleinere to-do’s nicht erledige, ist das kein Drama mehr.

Seitdem ich diese Methode praktiziere, bin ich weitaus gelassener und produktiver geworden.

Nun zu Ihrer Frage zurück:

Irgendwann habe ich mich gefragt, wie ein Tag aussehen muss, damit ich am Abend richtig zufrieden bin. Herausgekommen ist PEACE. Daran orientiere ich mich bei der Tagesgestaltung. Das bedeutet (sorry für die englischen Begriffe):

P = Physical Exercise/Sport. Ohne körperliche Bewegung fühle ich mich nicht wohl, selbst wenn es nur 10 Minuten auf dem Trampolin sind.
E = Environment/Umgebung. Um meine Kreativität voll ausleben zu können, brauche ich Ordnung und Struktur. Bevor ich mit der eigentlichen Arbeit beginne, entrümpele ich ca. 10 – 15 Minuten, sortiere einen Ordner um, organisiere Dateien auf meinem PC neu.
A = Accomplishment/Ergebniserreichung. Dabei achte ich darauf, regelmäßig auch an meinem Business zu arbeiten, nicht nur in meinem Business.
C = Centering/Zentrierung. Ich beginne und beende den Tag mit Mediation.
E = Enjoy/Freude. Auch wenn mir die Arbeit selbst Spaß macht, ist mir ein Ausgleich wichtig, zum Beispiel eine kreative Tätigkeit wie Malen oder Schreiben.

Welches ist Ihr wichtigstes Zeitmanagement-Tool und warum?

Sehr lange war ich ein Freund des Planens auf Papier. Seit einiger Zeit nutze ich Wiso-Mein Büro für die Planung und entdecke die Vorteile dieses Systems.

Das geht einher damit, dass mir Papier mittlerweile einfach lästig ist und mein Leben und meine Arbeit sich noch mehr virtualisieren.

Nach welchen Kriterien legen Sie (Aufgaben)Prioritäten fest?

Ein wichtiges Kriterium ist, was ich als Domino-Effekt bezeichne.

Was erreiche ich mit dieser Aktivität? Wie weitreichend sind die Auswirkungen? Idealerweise tue ich eine Aufgabe und deren Erledigung hat mehrere positive Auswirkungen auf andere Bereiche, so wie beim Domino die Bewegung eines Steines auch eine Kettenreaktion hervorruft.

Ein Beispiel aus dem Privatleben: Durch Sport tut man etwas für die Fitness. Gleichzeitig erhöht sich dadurch das Selbstvertrauen. Man wird leistungsfähiger und arbeitet produktiver. Möglicherweise knüpft man dadurch sogar interessante Kontakte.

Wie können Sie sich nach einem anstrengenden Arbeitstag am besten entspannen?

Nach einem produktiven Tag bin ich eigentlich nicht müde.

Da mir aber eine Ausgewogenheit des Tages wichtig ist, sind Bewegung und kreative Tätigkeiten, zum Beispiel Schreiben oder Malen, gute Möglichkeiten zur Entspannung. Außerdem bin ich ein Sudoku-Fan.

Außerdem beende ich jeden Tag mit einem Rückblick und Meditation.

Haben Sie Zeitmanagement-Tipps für meine Leser?

Nach meinen positiven Erfahrungen mit dem strategischen Pfad würde ich empfehlen, sich mit dieser Vorgehensweise vertraut zu machen. Der strategische Pfad fällt nicht direkt in die Kategorie „Zeitspartipp“. Aber er hilft, produktiver zu sein und Ergebnisse mit weniger Mühe zu erreichen.
Für sehr wichtig halte ich auch das Prioritätensetzen nach dem Domino-Prinzip.
Zeitmanagement gehört für mich eng mit Energiemanagement zusammen. Also auf die eigenen Energiekurven achten. Sich Zeit für Pausen nehmen, gerade wenn man besonders unter Druck steht.
Die Produktivität hängt auch stark mit dem inneren Selbstmanagement zusammen. Welche Gedanken und Gefühle dominieren? Bringen sie einen weiter oder kosten sie nur Energie?
Ordnung! Viel Zeit geht unnötigerweise verloren, wenn man Dinge oder Dateien suchen muss.
Dinge, die man anfängt, gleich zu Ende bringen.

Letztlich muss jeder für sich selbst herausfinden, was ihm gut tut und bei der Erreichung der angestrebten Ergebnisse hilft. Ich kann nur jedem empfehlen, sich einmal die Zeit zu nehmen, um über den idealen Tag/die ideale Woche nachzudenken. Das Ergebnis wird nicht bei jedem PEACE heißen. Doch es kann auf diese Weise eine Orientierung entstehen. Und die ist wichtig. Ansonsten besteht das Risiko, dass man sich von seiner to-do-Liste überwältigen lässt und dabei die größeren Zusammenhänge, möglicherweise sogar den Sinn des Lebens, aus den Augen verliert.

Herzlichen Dank für Ihre interessanten Antworten, Frau Birkner!

Zum Weiterlesen:

Hier erfahren Sie spannende Zeitmanagement-Tipps von Coach Monika Birkner. Seien Sie gespannt!