Hier erfahren Sie eine wirklich ungewöhnliche Lösung, um Ihre größten Zeitfresser auszuschalten.

Die größten Zeitfresser und eine ungewöhnliche Lösung

Burkhard Heidenberger schrieb am 27.11.2009 zum Thema „Zeitmanagement“.

Keine Frage – der Austausch per Mail funktioniert blitzschnell und ist einfach praktisch. Vor allem wenn es um das Versenden von Dokumenten geht. Nichtsdestotrotz stehen im Büroalltag E-Mails in der Reihe der größten Zeitfresser an vorderster Front. Das Problem sind aber weniger die Mails an sich, sondern der Umgang mit ihnen.

In den meisten Büros ist man am Arbeitsplatz ja ununterbrochen online, das Mail-Programm ist geöffnet. Laufend trudeln E-Mails in den Posteingang. Maileingangs-Signal ertönt. Schnell mal nachschauen, wer da wieder geschrieben hat.

Aha, der oder die schickt mir da eine Mail. Und was steht drin? Schnell mal lesen. Ja, da muss ich gleich antworten. Und das Ganze mindestens zehn Mal am Tag.

Bei den meisten geschieht das ohnehin weit aus öfters. Auch wenn das Lesen und Antworten nicht länger als eine Minute dauert, man übersieht dabei gerne, dass es damit nicht getan ist.

Denn mit jeder Unterbrechung wird man aus der Arbeit gerissen und muss sich danach wieder „einarbeiten“. Abhängig von der Art der Arbeit kann das einige Sekunden oder ein paar Minuten sein. Und diese vielen kleinen Unterbrechungen auf eine Woche, Monat oder gar Jahr betrachtet – da rappelt sich ein ganz schöner Zeitverlust zusammen.

Was kann man dagegen tun?

Schon eine kleine Maßnahme kann die persönliche Produktivität wesentlich steigern – ich spreche aus eigener Erfahrung: im Mail-Programm das automatische Abrufen der Nachrichten deaktivieren. Auch feste E-Mail-Zeiten tragen sehr zur Effizienzsteigerung bei.

Ich rufe meine E-Mails täglich um 11 und um 16 Uhr ab. Also keine Mail-Bearbeitung gleich am Morgen. Denn da bin ich noch (meistens) voller Elan, widme meine Konzentration wichtigen Aufgaben und vergeude sie nicht mit Mail-Abarbeitung.

Die Mittagspause bzw. den Feierabend vor Augen arbeite ich dann die Mails wesentlich schneller ab, weil ich dann mit einem leeren Posteingang in die Pause bzw. nach Hause gehen möchte.

Eine ungewöhnliche Lösung im Unternehmen

Neulich habe ich einem Geschäftspartner eine Mail gesendet. Weil ich später telefonisch von ihm eine Auskunft benötigt habe, habe ich ihn angerufen. Und dabei habe ich ihn etwas im Zusammenhang mit meiner versendeten Mail gefragt.

Über seine Antwort war ich dann doch erstaunt: „Ich konnte Ihre Mail noch nicht lesen, weil bei uns in der Firma die Mails nur zwei Mal täglich vom Server abgerufen werden, um 8 und um 15 Uhr.“ Mit dieser Maßnahme konnte das Unternehmen nachweislich die Produktivität steigern, was ich auch gut nachvollziehen kann.

Zum einen werden die Mitarbeiter nicht ständig durch das Eintrudeln von Mails von Ihrer Arbeit unterbrochen. Zum anderen werden Ihnen damit feste Mail-Zeiten „aufgezwungen“.

Und das Abrufen der Mails zwei Mal am Tag ist wohl in den meisten Firmen völlig ausreichend. Das Versenden von Mails hingegen war jederzeit möglich.

Keine schlechte Lösung, wie ich finde.

Kommentare

Zamyat M. Klein
2009-11-27 15:06

Alles vollkommen richtig- es IST ein riesiger Zeitfresser und auch ich bin ja ein Morgenmensch, der morgens wach und konzentriert am besten arbeitet. Und genau diese deine Empfehlung schon so oft anderen weitergegeben habe.
Mich manchmal auch dran halte: nicht vor 11 Uhr ins E-Mail Fach schauen (automatische Benachrichtigung habe ich noch nie eingeschaltet, weiß zum Glück nicht wie das geht).

Und doch bin ich soo neugierig. Und manchmal, wenn ich dann gerade mal ein Päuschen machen will, denke ich dann doch: och, mal eben sehen...

Manchmal warte ich auch begierig auf eine konkrete Antwort. Und- hat er schon geschrieben?

Und dann genau bin ich verloren. Denn ich schaue NIE nur nach der einen Mail und lese sie auch nicht nur schnell. Es ist auch nicht nur das Antworten und das mich wieder neu in die Arbeit eindenken müssen.
Viele Mails haben einfach Folgearbeiten im Gepäck, da muss noch was auf ner Webseite oder in meinen Unterlagen nachgesehen werden und dies und das... und es geht wirklich auch noch Zeit verloren.

Daher ist für mich nur die einzige Frage, die übrig bleibt:
mit welchen Tricks schaffst du es, dich an diese weisen Regeln zu halten????

Neugierige Grüße
Zamyat

Heidenberger Burkhard
2009-11-28 17:13

Hallo Zamyat,

ja, die Neugierde ist ein Hund :-) Und ich gebe es zu, manchmal macht sie mich auch schwach.

Aber wenn du das mit den fixen E-Mail-Zeiten rigoros durchziehen und der Neugierde ein Schnäppchen schlagen möchtest, könntest du das Modem an einem Stecker mit integrierter Zeitschaltuhr anstecken. Gibt es günstig in jedem Elektro-Geschäft.

An der Schaltuhr kannst du dann die gewünschten E-Mail-Zeiten einstellen, d.h. das Modem schaltet sich nur mehr zu diesen Zeiten ein. Auch das "Nebenbei-Surfen" wird damit abgestellt.

Vielleicht ist das ja was für dich?

Liebe Grüße

Burkhard

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