Hier erfahren Sie eine praxisbewährte Methode, mit der Sie in Zukunft nie mehr vergessen, Büromaterial nachzubestellen.

Büromaterial vergessen nachzubestellen?

Burkhard Heidenberger schrieb am 16.9.2009 zum Thema „Büroorganisation“.

Es ist einfach ärgerlich, wenn man schnell Büromaterial benötigt und es ist aus. Aus deshalb, weil man es vergessen hat, nachzubestellen. Mir ist es früher öfters so ergangen.

Schnell was aus dem Büromaterial-Schrank gezogen. Nicht lange kontrolliert, ob davon noch ausreichend vorhanden ist. Und das nächste Mal war tatsächlich nichts mehr da. Ärgerlich! Schnell bestellen und auf die nächste Lieferung warten oder irgendwo etwas ausleihen.

Kein Vergessen mehr

Damit ich mir den Ärger und auch gewisse Arbeitsablauf-Verzögerungen durch fehlendes Material in Zukunft erspare, habe ich eine für mich effektive Methode gefunden.

Ich habe mir eine Liste mit all dem Büromaterial erstellt, das ich regelmäßig nutze bzw. verbrauche. Dann diese Büromaterial-Aufstellung ausgedruckt und auf der Innenseite der Schranktür geheftet. Jedes Mal, wenn ich sehe, dass etwas zur Neige geht – also nicht erst dann, wenn es schon aus ist - markiere ich entsprechenden Punkt auf meiner Liste.

Jeden zweiten Freitag (habe mir dafür einen Serientermin in meinem elektronischen Kalender angelegt), bevor ich ins Wochenende starte, nehme ich diese Liste von meiner Schranktür, ergänze die Bestellmenge bei den markierten Artikeln und ab ins Fax damit.

Dann noch neue Büromaterial-Vorlage ausgedruckt und wieder an der Schranktür befestigt. Am nächsten Wochenbeginn erhalte ich die Lieferung. Der Vorrat ist wieder aufgefüllt.

Voraussetzung für diese Methode

Diese Methode setzt aber auch eine Ordnung bei der Lagerung des Büromaterials voraus. Ich muss also mit einem Blick sehen, ob etwas zu Ende geht oder ob noch ausreichend Vorrat vorhanden ist.

Also zuerst mal Ordnung dort schaffen, wo das Material gelagert wird.

Auch in einem Büro mit mehreren Mitarbeitern funktioniert diese Beschaffungsmethode. Am Anfang ist meist eine gewisse „Erziehungsphase“ erforderlich, bis jeder zur Neige gehendes Büromaterial auf der Liste markiert. Aber dann klappt das in der Regel reibungslos.

Vor allem in einem Büro mit mehreren Mitarbeitern ist es wichtig, dass eine Person für die Bestellung auserkoren wird. Wenn sich niemand dazu bestimmt fühlt, ist Ärger über fehlendes Büromaterial vorprogrammiert.

Nicht nur im Büro

Aber nicht nur im Büro ist diese Methode nützlich, um den „Vorratsschrank“ rechtzeitig aufzufüllen. Auch zu Hause eignet sich diese Vorgehensweise hervorragend. Einfach eine Vorlage für eine Einkaufsliste an zentraler Stelle anbringen, z.B. der Kühlschranktür.

Geht etwas aus, ein Häkchen auf der Liste und schon hat man die Notizen für den nächsten Einkauf parat. Eine Vorlage für eine solche Einkaufsliste habe ich bereits zusammengebastelt. Diese können Sie hier kostenlos herunter laden.