Unbedingt zu empfehlen: ein Klick-off-Meeting! Wieso? Hier erfahren Sie es.

Wozu ein Kick-off-Meeting?

Burkhard Heidenberger schrieb am 14.7.2009 zum Thema „Büroorganisation“.

Ein Kick-off-Meeting ist ein „Auftakt-Meeting“, beispielsweise zu Beginn eines Projektes. Vor allem bei wichtigen und großen Projekten sollte ein Kick-off-Meeting unbedingt einberufen werden.

„Was soll das bringen?“ Diese Frage habe ich nicht nur einmal gehört. Den Zweck eines solchen Meetings möchte ich an einem Beispiel aus der Praxis erläutern.

Ich war ja lange Zeit in der Baubranche tätig. Bei größeren Bauvorhaben war die Einberufung eines Kick-off-Meetings zum Projektstart gang und gäbe. An diesem Meeting nahmen in der Regel der Bauherr oder dessen Vertreter sowie alle projektbeteiligten Planer teil.

Zweck eines Kick-off-Meetings

Diese Versammlung erfüllt mehrere Zwecke:

• Das Projektteam lernt sich kennen.
  Alle Projektbeteiligte werden einander vorgestellt und lernen sich kennen. Also man kennt dann auch das Gesicht hinter der E-Mail-Adresse bzw. der Telefonstimme und das ist wichtig. Ebenso werden beim Meeting die Rollenverteilung und Zuständigkeiten klar aufgezeigt. Ich weiß also danach, wer für was zuständig ist, wer die Verantwortung und die Projektleitung innehat.
• Projektvorstellung
  Dann wird das Projekt allen Beteiligten vorgestellt. Es wird auf eventuell zu erwartende Schwierigkeiten hingewiesen, Erwartungen und Ablauf werden kund getan.
• Projektziel
  Projektziele und Meilensteine werden vermittelt und die damit verbundenen Termine. Üblicherweise handelt es sich in diesem Stadium um ein Grobkonzept, das zur Orientierung dienen soll.
• Motivation
  Auch eine oft unterschätzte Funktion eines Kick-off-Meetings. Der Ablauf des Meetings hat oft Einfluss auf die gesamte Projektabwicklung. Der Projektleiter oder - beim Beispiel des Bauprojekts zu bleiben – der Bauherr muss dafür sorgen, dass der Funke überspringt, muss es also verstehen, alle Beteiligten zu motivieren. Motivieren kann man auf unterschiedliche Weise. So wurde einmal von einem Bauherrn schon beim Auftakt-Treffen „sanfter“ Druck vermittelt: „Sollte es zu wesentlichen Verzögerungen oder Schwierigkeiten kommen, dann werde ich jeden dafür Verantwortlichen persönlich zur Rechenschaft ziehen!“
  Auch eine Art zu motivieren. Diese Androhung hatte aber seine Wirkung gezeigt.

Zusammengefasst dient ein Kick-off-Meeting dazu, dass alle Projektbeteiligten sich und das Projekt kennen lernen und ihnen einen Motivationsschub mit auf dem Weg zu geben.

Welche Erfahrungen haben Sie mit solchen Auftakt-Treffen?

Kommentare

Sachensucherin
2009-07-16 13:06

aber wieso muss es Kick-Off Meeting heißen? Wieso nicht einfach Auftakttreffen, Treffen zu Beginn, 1. Treffen, was auch immer.

Nicht nur, weil es nicht immer Englisch sein muss. Ich weiss, dass Kick-off von Anstoss kommt. Aber ich bin kein Fußballfan. Meine erste Assoziation ist immer weg-kicken. Off ist für mich ins Aus befördern

Ich kann mit diesem Namen einfach nichts, aber auch gar nichts anfangen. Und wer weiß, vielleicht geht es noch mehr Leuten so?

Heidenberger Burkhard
2009-07-16 21:24

Ja, das mit den Anglizismen ist so eine Sache. Ich versuche sie so weit wie möglich zu vermeiden. Aber oft gibt es Begriffe, die sich in der Praxis einfach eingebürgert haben, so auch der Begriff Kick-off-Meeting.

Diesen Beitrag kommentieren

Vor dem ersten Kommentar bitte die Kommentarregeln lesen.