Sie planen einen Büroumzug? Mit dieser Checkliste wird er Ihnen leicht von der Hand gehen.

Büroumzug - kein Problem

Burkhard Heidenberger schrieb am 18.6.2009 zum Thema „Büroorganisation“.

Um einen Umzug möglichst reibungslos über die Bühne zu bringen, ist eine gute Planung das Um und Auf. Ein Wohnungsumzug ist schon kein leichtes Unterfangen. Ein Büroumzug ist eine richtige Herausforderung. Natürlich ist dieser auch von der Größe abhängig, also ob ein Kleinbüro oder ein ganzes Bürohaus umgesiedelt werden muss.

Sollten Sie vor einem Büroumzug stehen, dann habe ich heute eine Checkliste, die Ihnen als roter Faden für die Planung dienen soll. Beginnen wir bei der Vorbereitung.

Langfristige Vorbereitung

• Abklären, was im neuen Büro anders bzw. besser eingerichtet werden soll.
• Mietvertrag rechtzeitig kündigen (Berücksichtigung von Kündigungsfristen, Renovierungspflichten etc.).
• Termin für Büroumzug fixieren, Mitarbeiter mit den hierfür erforderlichen Maßnahmen informieren.
• Einholung von Angeboten für einen Umzugsservice.
• Beauftragung Umzugsservice.
• Termine vereinbaren mit Spezialisten und Handwerkern für Demontage des Mobiliars, EDV-Anlage etc.

Ca. 1 Monat vor Büroumzug

• Die Räume des neuen Büros im Plan durchnummerieren. Arbeitsplätze im Plan mit den Mitarbeiter-Namen kennzeichnen.
• Alle Mitarbeiter über Termin, Maßnahmen und Zeitvorgaben schriftlich informieren (z.B. Infoblatt, Mail…).
• Einen Umzugsbeauftragten bestimmen, der für den gesamten Ablauf zuständig und verantwortlich ist.
• Ausreichend Umzugskartone und Transportboxen bestellen und verteilen.
• Adressänderung in Dokumenten, Vorlagen. Adressänderung an Post (Postnachsendeantrag stellen), Bank, Energieversorger, Finanzamt, Abos, Geschäftspartner, Kunden, Lieferanten etc. weitergeben.
• Rufumleitung termingerecht beantragen bzw. Anrufbeantworter mit Ansage der neuen Telefonnummer besprechen.
• Verantwortliche für das Einpacken festlegen.
• Abklärung der Transportwege und Sicherungsmaßnahmen (Aufzug, Treppen etc.) im Haus und extern, Haltemöglichkeiten für Möbelwagen festlegen.
• Organisation des Verkaufs (Inserat) bzw. Weitergabe von nicht mehr benötigten Mobiliar und Utensilien.

Ca. 3 Tage vor dem Umzug

• Kennzeichnen Sie jeden Raum im neuen Büro mit entsprechender Raumnummer und –bezeichnung gemäß Plan. Bringen Sie diese Kennzeichnung gut sichtbar am Türrahmen an. Dadurch ist die Kennzeichnung auch bei geöffneter Tür sofort sichtbar.
• Einpacken in Umzugskartone. Schränke und Schreibtischladen komplett leeren und vor Öffnen sichern.
• Schlüssel von Schränken und anderen Möbeln abziehen und innen mit Krepp-Klebeband anheften.
• Umzugskartone mit Raumnummer und –bezeichnung entsprechend Zielraum beschriften, also mit der Raumnummer, wo der Karton bzw. Gegenstand später abgestellt werden soll.
• Zerbrechliche und „heikle“ Kartone gut sichtbar kennzeichnen.
• Nicht zu verpackendes Material (Pflanzen, Bilder, Abfalleimer…) mit leicht lösbarer Kennzeichnung (z.B. Tesa-Krepp) entsprechend Zielraum beschriften.
• Im neuen Büro einen Raum festlegen, in welchem nicht markierte Gegenstände vorerst abgestellt werden können.

Beim Umzug

• Möbel werden im Zielraum gleich richtig aufgestellt. Falls das von einer externen Firma durchgeführt wird, sollte vorab ein Möbelstellplatz am Türrahmen angebracht werden. Eine entsprechende Skizze reicht vollkommen.
• Umzugskartone gemäß Nummerierung und Kennzeichnung in den Zielraum transportieren.
• Schriftliche Erfassung von Schäden und Verlusten durch den Transport.
• Geräte und EDV-Anlage installieren.
• Rundgang im alten Büro zur Kontrolle, ob nichts vergessen wurde.
• Ein kleines Einweihungsfest für die Mitarbeiter als „Entschädigung“ für die Strapazen.

Und nun viel Spaß im neuen Büro :-)