Hier stelle ich Ihnen ein feines Tool vor, das Ihnen viel Arbeit abnimmt: der Outlook-Kontakte-Scanner

Der Outlook-Kontakte-Scanner – so einfach kann es sein

Burkhard Heidenberger schrieb am 15.6.2009 zum Thema „Outlook-Praxis“.

Wer Outlook in seiner täglichen Arbeit nutzt, kennt das Problem: Man erhält jeden Tag eine Menge an E-Mails von Kunden, Geschäftspartnern, am Projekt Beteiligte etc. Und weil man mit diesen Menschen nicht nur per Mail in Kontakt ist, sondern auch telefonisch, hin  und wieder mal ein Fax senden muss oder auch einen Geschäftsbrief, eine Rechnung auf dem Postweg, will man entsprechende Kontakt-Daten in den Outlook-Kontakten abspeichern.

Zu diesen Kontakt-Daten - wie Telefon-, Faxnummer und Adresse - zu kommen, ist heute relativ einfach: Vor allem im Geschäftsbereich ist es Usus, in der Mail-Signatur seine Kontakt-Daten mit zusenden. Ich als Empfänger dieser Mails muss also nur noch diese Kontakt-Daten in den Outlook-Kontakten abspeichern.

Und genau hier taucht das „Problem“ auf. Weniger beim Speichern dieser Kontakt-Daten – das ist ja relativ einfach – sondern bei der Anzahl der du speichernden Kontakte. Wie man Outlook-Kontakte „händisch“ am schnellsten abspeichert, habe ich bereits hier beschrieben.

Der Outlook-Kontakte-Scanner nimmt Arbeit ab

Will bzw. muss man sehr viele solcher Kontakt-Daten aus den Signaturen in den Outlook-Kontakten abspeichern, kann dieser manuelle Weg recht mühsam und damit zeitraubend sein. Wie schön wäre es doch, wenn es ein Tool gäbe, das dieses Prozedere automatisch durchführt: Also eingehende E-Mails nach Kontakt-Daten scannen, diese Daten dann entsprechend aufbereiten und in den Outlook-Kontakten richtig abspeichern

Und was soll ich sagen, nun habe ich ein solches Tool entdeckt: der Kontakte-Scanner.

Was der Outlook-Kontakte-Scanner alles kann

• Er prüft Kontakt-Daten (Adresse, Telefon-, Fax-Nummer, E-Mail, Website) in eingehenden E-Mails, aber auch in anderen MS-Office-Dokumenten (Word, Excel) und Webseiten. Ebenso können auch die Daten aller bereits erhaltenen E-Mails mit dem Programm durchsucht werden. 
• Das Programm bereitet diese Daten entsprechend auf.
• Duplikate werden erkannt.
• Ändern sich die Kontakt-Daten einer Person (in der Signatur), wird dies vom Kontakte-Scanner erkannt und diese Daten werden in den Outlook-Kontakten aktualisiert.
• Die gewünschten Kontakte werden im Outlook-Kontaktordner automatisch abgespeichert.

Dieses Programm ist aber nicht ganz günstig und kostet um die 50 €. Wer aber auf eine umfangreiche Kontakt-Sammlung angewiesen ist, der wird dieses Tool schätzen.

Hier kann der Kontakte-Scanner runtergeladen werden und kostenlos für 30 Tage im vollen Umfang getestet werden.