Haben Sie sich schon mal gefragt, wie man richtig ein Protokoll schreibt? Hier erfahren Sie es und bekommen Tipps und eine Vorlage, die Sie gleich herunterladen können.

Wie schreibe ich ein Protokoll? Eine Kurzanleitung

Burkhard Heidenberger schrieb am 9.6.2009 zum Thema „Büroorganisation“.

Wie schreibe ich ein Protokoll? Vielleicht haben Sie sich diese Frage schon mal gestellt und haben nach einer Anleitung bzw. nach Tipps dazu gesucht.

Zuerst mal kurz zum Protokoll selbst: Das Protokoll ist ein Dokument, in dem Handlungen, Vorgänge, Besprechungen etc. festgehalten werden. Zum einen dient das Protokoll als Gedächtnisstütze für die Teilnehmer, als Dokumentation und auch als Information für Personen, die nicht teilgenommen haben.

Nehmen wir als Beispiel das Besprechungsprotokoll. In einer Besprechung werden in der Regel Beschlüsse gefasst, Aufgaben vereinbart und Ähnliches. All das muss schriftlich festgehalten werden, damit die Teilnehmer auch später noch wissen, was vereinbart wurde, wer was bis wann zu erledigen hat und weitere wichtige Informationen.

Da solche Ergebnisse und Vereinbarungen in der Regel auch für weitere Personen von Interesse sind, können diese im Protokoll, die für sie wesentlichen Informationen nachlesen.

Soweit, so gut! Kommen wir nochmals auf unsere Ausgangsfrage zurück: Wie schreibe ich ein Protokoll?

Nehmen wir als Beispiel ein Besprechungsprotokoll.

Am besten gehen Sie so vor

• Vorbereitung
  Versorgen Sie sich vorab mit allen für die Besprechung relevanten Informationen. Um was geht es genau, was ist das Ziel der Besprechung, welche Vereinbarungen sollen getroffen werden, wer sind die Teilnehmer etc. Je mehr Informationen Sie vorab bekommen, umso leichter wird Ihnen später das Protokollieren fallen.
• Notizblock und Stift
  Das ist das wichtigste Werkzeug für den Protokollführer. Obwohl ich mittlerweile schon vielfach Protokollführer sehe, die in ihrem Laptop die Notizen rein klopfen. Wie auch immer Sie sich leichter tun. Wenn Sie einen Notizblock verwenden, nummerieren Sie zur Orientierung die Seiten. So behalten Sie auch den Überblick, wenn mal ein paar Blätter lose sind und Sie erst zu einem späteren Zeitpunkt das Protokoll verfassen.
• Protokoll-Inhalt
  Man beginnt mit dem Protokoll-Kopf: Datum, Ort, Teilnehmer (eventuell Abwesende), Besprechungsthema.
  Dann folgen die Tagesordnungspunkte – wenn es solche gibt. Dann Stichworte zu den einzelnen Besprechungspunkten, zu Einwänden von Teilnehmern, zu Vorschlägen, Vereinbarungen.
  
• Protokollieren
  Für Ihre Aufzeichnungen können Sie ruhig Abkürzungen verwenden, vorausgesetzt Sie wissen auch später noch, was sie bedeuten. Namen und besondere Bezeichnungen sollten aber vollständig notiert werden.
  Lassen Sie zwischen den einzelnen Notizen ausreichend Platz, um bei Erfordernis noch etwas einfügen zu können.  Auch ein breiter rechter Rand ist hilfreich, beispielsweise für Korrekturen.
  Die Mitschrift soll kompakt, sachlich und objektiv sein. Bei Unklarheiten sofort nachfragen.
  Was sich in der Praxis auch als sehr hilfreich erwiesen hat: Lesen Sie zum Abschluss der Besprechung die Beschlüsse in der Runde nochmals vor. Sollte es noch Unklarheiten bzw. Ungereimtheiten geben, fallen die häufig beim Vorlesen der Vereinbarungen auf.
• Nachbearbeitung
  Bei der Nachbearbeitung geht es um das „Reinschreiben“. Die stichwortartigen Notizen werden in chronologischer Reihenfolge in Sätzen gefasst. Sie als Protokollführer unterschreiben das Protokoll.
  Dann wird es an die Teilnehmer verteilt  mit der Möglichkeit, innerhalb einer gegebenen Frist Einwände bekannt zu geben.

Wenn Sie ein Besprechungsprotokoll schreiben müssen, habe ich hier eine Vorlage, die Sie gleich herunterladen können.

Haben Sie weitere Tipps für die Protokollführung?

Kommentare

Mazu
2009-06-20 16:02

In einigen Gremien meiner Firma werden Protokolle online geführt. Mit Beamer und Laptop sehr praktisch, da alle Teilnehmer gleich sehen können, was aufgeschrieben wird und ggf. auch noch den Text nach ihren Wünschen verändern können.
Sollte während der Besprechung gleichzeitig etwas präsentiert werden, kann das Protokoll auf einem zweiten Laptop erstellt werden und dann am Ende der jeweiligen Punkte nochmal gemeinsam am Beamer angeschaut werden.

Heidenberger Burkhard
2009-06-20 20:16

Diese Art der Protokollführung kannte ich bisher noch nicht. Vielen Dank für die Info, Mazu!

Diesen Beitrag kommentieren

Vor dem ersten Kommentar bitte die Kommentarregeln lesen.