Hier erfahren Sie meine Art der Tagesplanung, die sich für mich in der Praxis bewährt hat.

Eine weitere Art der Tagesplanung

Burkhard Heidenberger schrieb am 13.5.2009 zum Thema „Zeitmanagement“.

Tagesplanung – dafür gibt es unzählige Möglichkeiten und Tools. Jeder hat da seine persönliche Methode, oder auch gar keine. Einfach weil nicht jeder eine Tagesplanung braucht oder das Planen an sich nicht mag.

Ich gehöre aber zu jenen, die mit einem Tagesplan gut und strukturiert arbeiten können. Ein solcher dient mir immer zur Orientierung. Er zeigt mir, was ich heute schaffen will bzw. sollte, um mein Ziel – welches auch immer – zu erreichen.

Wie bereits erwähnt, gibt es mehrere Möglichkeiten der Tagesplanung. Ich habe da schon mehrfach herumexperimentiert, bis ich meine Methode gefunden habe. Und wer weiß, morgen kann mir eine andere Methode wieder mehr liegen, weil sich vielleicht die Arbeitsumstände geändert haben, die Aufgaben oder aus welchen Gründen auch immer.

Je einfacher die Tagesplanung, desto effektiver

Eines kann ich aber aus Erfahrung sagen. Je einfacher die Methode der Tagesplanung ist, desto effektiver. Früher habe ich Aufgaben in Kategorien und anderen verschiedenen Kriterien unterteilt. Aber all dies hat sich für mich in der Hektik des Arbeitsalltags als hinderlich erwiesen. Was für mich gilt, muss aber noch lange nicht für andere gelten.

Gut, und nun zu meiner aktuellen Methode der Tagesplanung.

Mein Tagesplan

Ich sammle alle Aufgaben in einem Notizbuch. Für mich ist es wichtig, dass ich ALLE Aufgaben an zentraler Stelle finde, nicht irgendwo auf verschiedenen Blättern und/oder Tools verteilt.

Die eine Hälfte des Aufgaben-Notizbuches nutze ich für das Sammeln der Aufgaben, in der anderen Hälfte mache ich meinen Tagesplan zum jeweiligen Tag. Und das geht so:

• Jeden Abend, bevor ich das Büro verlasse, werfe ich einen Blick auf meine Aufgaben im Notizbuch. Dann frage ich mich, welche Aufgaben ich für den nächsten Tag abarbeiten muss, also abhängig von der Priorität bzw. vom Fälligkeitstermin.
• Diese Aufgaben übertrage ich in die Tagesplanungshälfte des Notizbuches. Das sind in der Regel nicht mehr als fünf bis sechs Aufgaben, um auch noch Puffer für unvorhergesehene und Unterbrechungen zu haben.
• Gut soweit. Am nächsten Tag starte ich schon strukturiert in die Arbeit, muss nicht erst groß überlegen, was heute ansteht. Ok, Aufgabe für Aufgabe gemäß meiner Tagesplanung. Wenn eine Aufgabe von großer Dringlichkeit dazwischen kommt -. und das kommt nicht selten vor – arbeite ich diese ab, aber notiere sie auch in meinem Tagesplan für diesen Tag. So weiß ich auch am Abend, was ich alles erledigt habe und wieso es auch hin und wieder nicht geklappt hat mit der Erledigung der vorgenommenen Aufgaben.
• Am Abend dann wieder die Tagesplanung. Ich sehe, welche Aufgaben ich erledigt habe, hake diese ab, sehe auch, welche Aufgaben dazwischen gekommen sind, hake diese auch ab. Aufgaben, die ich nicht geschafft habe, übertrage ich einfach in den Tagesplan für den nächsten Tag.

Mit diesem Aufgabennotizbuch habe ich auch eine gute Dokumentation. Ich sehe damit beispielsweise auf einen Blick, was am Dienstag vor drei Monaten anstand, welche Aufgaben dazwischen gekommen sind, was ich erledigt habe.

Noch was: Natürlich kommen auch während des Tages viele Aufgaben rein, resultierend aus Besprechungen, Telefonaten oder was auch immer. Diese Aufgaben übertrage ich dann direkt in die Aufgabenhälfte des Notizbuches.

Das ist also meine Methode der Tagesplanung. Und diese Form nutze ich vor allem dann, wenn ich an mehreren Projekten parallel arbeite und der Tagesablauf wirklich straff von der Arbeit her ist. In Zeiten, wo es schon mal etwas lockerer zugeht, mache ich oft auch „nur“ eine Wochenplanung.

Und wie schaut Ihre Methode der Tagesplanung aus oder nutzen Sie keinen Tagesplan?

Kommentare

Birgit Abotsi
2009-05-22 06:44

Hmmm schmunzel, diese Tagesplanung führe ich schon seit Jahren mit riesigen Erfolg und wird auch in eine so genannte Wochenplanung mit reingenommen von mir.

Ich schreibe mir einen Tag vorher auf oder auch in der Wochenplannung, wen ich anrufen will, wo ich arbeite, welcher Tag zum Erholen ist, inkl. Uhrzeit. Man kann nicht glauben wieviel Freizeit man zusammen tragen kann, trotz eines 12 Stunden Arbeitstages. Und man vergisst auch keine Kleinigkeiten die man dringend zu erledigen hat (bzw. kaum wird was vergessen). Eine feine Sache diese Tages-Wochen und Monatsplanungen.

Heidenberger Burkhard
2009-05-24 20:50

Schön, wenn auch Sie gute Erfahrungen mit dieser Art der Tagesplanung gemacht haben.

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