Müssen Sie häufig diktieren? Hier bekommen Sie Tipps, wie Sie ein Diktat optimal führen.

Diktat - So diktieren Sie richtig

Burkhard Heidenberger schrieb am 6.3.2009 zum Thema „Büroorganisation“.

Das Diktieren von Texten an eine Schreibkraft bzw. an die Büroassistenz kann eine große Zeitersparnis mit sich bringen. Viele Führungskräfte nutzen diese Möglichkeit. Untersuchungen unter Managern haben ergeben, dass damit sogar eine Zeitersparnis bis zu 25% erreicht werden kann.

Wenn auch Sie täglich viele Texte tippen müssen und die Möglichkeit haben, das Schreiben zu delegieren bzw. auszulagern, dann sollten Sie diese nützen. Denn damit können Sie wirklich Zeit gewinnen, die Sie für sich besser nutzen können.

Damit jemand anderes Ihren Text „nach Maß“ tippen kann, müssen Sie dieser Person den Text diktieren. Aber richtig (effizient) diktieren will gelernt sein.

Anfangs ist es ein Lernprozess für beide Seiten, bis das gewünschte Ergebnis vorliegt – also der fertig geschriebene und formatierte Text. Aber wenn man dann mal ein eingespieltes Team ist, geht das ruck zuck. 

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Freund ist Inhaber eines technischen Büros und macht u.a. häufig Anlagenbewertungen bei Gebäuden. Er prüft also für Kunden den Zustand bestehender technischer Anlagen und bewertet diese. Diese Bewertung wird in einem Bericht dokumentiert.

Als er noch keine Mitarbeiter hatte, lief diese Arbeitsfolge in etwa so ab:

Begehung vor Ort, Notizen gemacht, zurück ins Büro, Bericht geschrieben, Bericht versendet. 

Mittlerweile hat er eine Bürokraft, die ihm auch einen Großteil der Schreibarbeit abnimmt. Im erwähnten Beispiel sieht das dann nun so aus:

Er macht weiterhin die Begehungen vor Ort. Seine Notizen spricht er auf ein digitales Diktiergerät. Die Sprachdatei übermittelt er seiner Bürokraft von unterwegs  übers Internet (Laptop mit mobilem Internetanschluss). Seine Bürokraft tippt den Bericht entsprechend seinem Diktat. Sendet ihm den fertig getippten und formatierten Bericht zum Korrekturlesen retour und das war’s.

So kann er auch oft länger außer Haus sein und trotzdem werden die Berichte rechtzeitig den Kunden übermittelt. So spart er sich doch einiges an Zeit.

Nun aber zum Diktieren selbst.

So diktieren Sie richtig – 7 Tipps

1. Übung macht den Meister
   Auch hier gilt dieses bekannte Sprichwort. Am Anfang wird man sich vielleicht noch etwas schwer mit dem verständlichen und effizienten Diktieren tun, aber diese Anfangsschwierigkeiten sind schnell überwunden.
   Nehmen Sie das Diktiergerät zur Hand und sprechen Sie einen Text mit den unterschiedlichen Formatierungen durch. Versuchen Sie diesen Text dann selber abzutippen. Haben Sie alles verstanden, was Sie drauf gesprochen haben? Ist das Ergebnis so, wie Sie sich das vorgestellt haben? Dann lassen Sie den gleichen Text von Ihrer Büroassistenz abtippen. Wo hatte sie Schwierigkeiten beim Diktat?
   Wie bereits erwähnt, zu Beginn ist das einfach ein Lernprozess.
2. Freundlichkeit punktet
   Freundlichkeit ist eine Art von Wertschätzung. Dies gilt auch beim Diktat. Machen Sie sich bewusst, dass Sie mit Ihrem Diktat mindestens zwei Personen ansprechen. Zum einen Ihre Büroassistenz, zum anderen jene Person(en), die Ihr Schreiben dann erhalten.
   Beispielsweise ein freundlicher Gruß für die Schreibkraft zu Beginn des Diktats: „Hallo Frau Heidenberger, gehen wir’s wieder an. Danke im Voraus fürs Tippen!“
3. Worum geht’s
   Dann folgt ein kurzer Hinweis, worum es sich beim folgenden diktierten Text überhaupt handelt und eventuelle weitere Informationen: „Beim folgenden Text handelt es sich um den Bewertungsbericht für das Gebäude von Dr. Rumpelstilzchen. Schicken Sie mir bitte den fertig getippten Text zum Korrekturlesen retour. Nach der Korrektur senden Sie den Bericht mit unserem Standard-Begleitschreiben eingeschrieben an Dr. Rumpelstilzchen und eine Kopie an Frau…“.
4. Schwierige Begriffe und Namen buchstabieren
   „Schwierige“ Begriffe und Namen sollten buchstabiert werden. Also zuerst den Begriff bzw. Namen aussprechen und dann nochmals buchstabieren.
5. Pausen vermeiden
   Nutzen Sie die Pause-Taste für Denkpausen, damit der gesprochene Text flüssig bleibt. So wird das Tippen durch die Schreibkraft nicht durch unnötige Wartezeiten unterbrochen.
6. Satzzeichen und Formatierungen sprechen
   Wenn Sie sich darauf verlassen können, dass Ihre Schreibkraft den Text zu Ihrer Zufriedenheit formatiert und richtig schreibt, sind Formatierungsanweisungen und Satzzeichen nicht erforderlich. Außer Sie wünschen die Hervorhebung einer bestimmten Stelle oder eines Wortes.
   Oder Sie diktieren alle Satzzeichen und Formatierungen. Dann wird der fertig geschriebene Text nach Ihren Wünschen ausfallen.
7. Textkorrektur
   Korrekturen sind mit einem Diktiergerät leicht durchführbar. Einfach bis zum Fehler zurückspulen und neu raufsprechen.
   Wenn Sie einen korrigierten Text an einer beliebigen Stelle einfügen möchten, ist das auch kein Problem. Nennen Sie die Stelle (Indextaste nutzen), an der Sie die Korrektur wünschen und sprechen Sie dann den korrigierten Text.

„Im Notfall“ können Sie die Korrektur immer noch beim getippten Text vornehmen.

Beispiel eines Diktats

Sehr geehrter Herr Rumpelstilzchen / Komma eine Zeile überspringen / herzlichen Dank für die prompte Zusendung der Unterlagen / Rufzeichen / Neue Zeile / Sehr gerne lege ich Ihnen ein Angebot unter Berücksichtigung Ihrer aufgelisteten Anforderungen / Punkt / eine Zeile überspringen / Zahl 1 / Punkt, gefolgt von / Konzept / dieses Wort bitte in Großbuchstaben, gefolgt von einem Doppelpunkt /  neue Zeile / Wir erstellen auf Basis…

Und so sollte der diktierte Text in getippter Form aussehen:

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Sehr geehrter Herr Rumpelstilzchen,

herzlichen Dank für die die prompte Zusendung der Unterlagen!

Sehr gerne lege ich Ihnen ein Angebot unter Berücksichtigung Ihrer aufgelisteten Anforderungen.

1. KONZEPT:

Wir erstellen auf Basis…

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Mit diesen Tipps wird für Sie ein effizientes Diktieren kein Problem mehr sein.