Können Sie delegieren? Hier erfahren Sie, ob Sie das können und wie Sie das lernen.

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Können Sie delegieren?

Burkhard Heidenberger schrieb am 14.2.2009 zum Thema „Zeitmanagement“.

Aufgaben delegieren ist eine Kunst, die jede Führungskraft beherrschen sollte.

Nicht jeder hat die Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren – also an andere Personen weiter zu übertragen – weil es z.B. die Position im Unternehmen nicht erlaubt, oder wenn man ein Einzelunternehmer ist, also sein eigener Chef ohne Mitarbeiter.

Aber wer die Möglichkeit hat, Aufgaben zu delegieren, sollte diese auch nutzen. Denn es ist ja so: Jeder hat nur eine begrenzte tägliche Arbeitszeit zur Verfügung. Wenn man sich entlasten will, so gibt es im Grunde nur zwei Möglichkeiten:

• Man arbeitet effizienter, sei es durch besseres Zeitmanagement oder durch Hilfsmittel, die einem die Arbeit erleichtern (z.B. eine Software), damit man mehr Aufgaben in der gleichen Zeit erledigen kann,
• oder man delegiert Aufgaben. Auch dadurch werden mehr Aufgaben in der gleichen Zeit geschafft – auch wenn es durch fremde Hilfe ist.

Man darf aber auch nicht den Fehler machen, dass man den erforderlichen Zeitaufwand des Mitarbeiters für die Erledigung der Aufgabe mit dem eigenen vergleicht. Meist schließt dabei der Mitarbeiter schlechter ab. Aber der Stundensatz des Mitarbeiters ist auch ein ganz anderer, als jener eines Vorgesetzten. Und dann sieht die Rechnung schon wieder etwas anders aus.

Auch wenn ich mich wiederhole: Wenn Sie die Möglichkeit haben, Aufgaben zu delegieren, dann nutzen Sie diese!

In meinen Zeitmanagement-Kursen waren öfters Teilnehmer, die zwar die Möglichkeit in Ihrem Unternehmen hatten, aber sie nicht nutzen wollten. Und wenn ich dann nachgefragt habe, wieso das so ist, wurden meist die gleichen Gründe genannt:

• Ich erledige lieber alles selbst, dann weiß ich, dass es passt!
• Mir ist der Aufwand für die Korrekturen und für das Delegieren zu groß.
• Selten schaffen die Mitarbeiter die Aufgaben in der von mir vorgegebenen Zeit.
• Habe ich mal eine Aufgabe delegiert, kommen ständig Rückfragen, die mich wiederum Zeit kosten.
• Meine Mitarbeiter haben sonst schon genug Arbeit, ich will sie nicht mit zusätzlichen Aufgaben belasten.
• Wenn ich Aufgaben delegiere, verliere ich den Überblick über die offenen Aufgaben.
• Delegierte Aufgaben bleiben oft liegen, so dass ich sie letztendlich doch wieder selber erledigen muss.

Diese und ähnliche Gründe werden genannt.

Natürlich ist es auch von den Mitarbeitern abhängig, also wem man eine Aufgabe überträgt. Einem verlässlichen und kompetenten Mitarbeiter überträgt man gerne Aufgaben mit der Gewissheit, dass diese auch zur Zufriedenheit erledigt werden.

Aber zum Delegieren gehören immer zwei dazu. Die eine Seite, die die Aufgaben „richtig“ delegiert, die andere Seite, die die Aufgabe „richtig“ erledigt.

Das Delegieren ist ein Lernprozess, für beide Seiten. Es dauert oft eine ganze Weile, bis man ein eingespieltes „Delegations-Team“ ist.

Wie man richtig und am effektivsten delegiert, habe ich bereits hier beschrieben.

Wie schaut es bei Ihnen mit dem Delegieren aus?

Kommentare

Straussrob
2010-06-15 10:04

Hallo,
das Delegieren ist so eine Sache und muss wie jede Fähigkeit durch üben und Erfahrungen erstmal gelernt werden. Natürlich kommt es auf den Mitarbeiter bzw. Partner an, dem man die Aufgaben vergibt. Aber zu guten Ergebnissen gehören meistens Zwei.
Ich habe nun für mich eine Möglichkeit gefunden, zeitfressende Aufgaben zu delegieren. Anlass meiner Suche war das Buch "Die 4-Stunden-Woche", indem der Einsatz von Virtuellen Assistenten beschrieben wird. Diese Dienstleistung gibt es mittlerweile auch deutschsprachig bzw. es existieren professionelle deutsche Anbieter (z.B. getfriday.com, meinassistent-online, mein-virtuellerassistent.com, zeitloeser.de, etc.). Ich, Fotograf und Designer, habe diese Möglichkeit einfach ausprobiert und war positiv überrascht. Nach einem kleinen Testauftrag zum Anfang, arbeite ich nunmehr seit 3 Monaten mit einem Virtuellen Assistenten und die Aufgaben werden meist sehr gut erledigt. Am Anfang tat ich mir noch etwas schwer mit dem Delegieren, aber mit Übung und etwas Zeit kommt man dahinter. Alles kann man sicher nicht delegieren, aber ich habe Aufgaben gefunden, die ich regelmäßig auslagern kann und zu dem steht der Virtuelle Assistent auch für adhoc-Anfragen bereit. Diese Lösung ist optimal für mich, denn in meinem Büro hätte ich gar kein Arbeitsplatz für einen Angestellten, noch könnte ich den zusätzlichen Mitarbeiter regelmäßig auslasten. Den Virtuellen Assistent bezahle ich nur für tatsächlichen Aufwand und durch die heutigen Kommunikationsmöglichkeiten ist die Zusammenarbeit kein Problem, wenn man eine eigene Struktur hat.

Beste Grüße!

Heidenberger Burkhard
2010-06-15 20:30

Sie haben vollkommen recht! Die Herausforderung liegt auch darin, entsprechende delegierbare Aufgaben abzugeben und dann Auftragnehmer zu finden, die verlässlich und gut arbeiten. Aber wenn man solche einmal gefunden hat, dann kann man sich damit schon sehr viel Zeit für wichtigere Aufgaben freischaufeln.

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