Hier erfahren Sie, wie Sie in Outlook E-Mails ganz einfach als Textdatei sichern und welche Vorteile das hat.

Outlook: E-Mails sichern als Textdatei

Burkhard Heidenberger schrieb am 26.12.2008 zum Thema „Outlook-Praxis“.

Einige Methoden, um Ihre E-Mails in Outlook zu sichern, habe ich hier schon vorgestellt. Heute zeige ich Ihnen eine weitere Sicherungsmethode für Ihre E-Mails.

Mit dieser Methode archivieren Sie Ihre Mails als einfache Textdateien. Sie können dabei alle Nachrichten eines Projekts zu einer einzigen Text-Datei zusammenfügen lassen.

Vorteile:

• Sie sparen Platz auf der Festplatte oder auch auf der CD-ROM, da der Speicherbedarf hierfür sehr gering ist.
• Der gesamte E-Mail-Schriftverkehr zu einem Vorgang/Projekt wird in einer einzigen Datei gesammelt.

Nachteile

• Sie können die Anhänge einer E-Mail nicht mitsichern.
• Nach dem Zusammenfügen der Texte zu einer einzigen Datei wird das Lesen beschwerlicher (u. a. sind auch zitierte Zeilen nicht mehr als solche erkennbar). Dieser Nachteil fällt aber bei reinen Archiv-Dokumenten mit geringer Lesewahrscheinlichkeit weniger ins Gewicht.
• Als Textdateien gesicherte Nachrichten können nicht wieder in eine Outlook-Nachricht konvertiert werden.

Und so fügen Sie mehrere E-Mails in einer Textdatei zusammen:

1. Markieren Sie die zu sichernden E-Mails im Posteingangsordner. 
2. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter (schneller geht es mit der Taste F12). Wählen Sie als Dateityp Nur-Text:
3. Wählen Sie den Zielordner aus und vergeben Sie einen Namen für die Textdatei (z.B. E-Mails).

Nun sind alle markierten E-Mails in einer Textdatei gesichert. Öffnen Sie diese Datei und werfen Sie mal einen Blick darauf.

Kommentare

Melchior B.
2010-01-06 14:06

Ich archiviere meine Mails mit dem Outlook Attachment Sniffer (http://www.pctipp.ch/praxishilfe/kummerkasten/office/36656/outlook_mails_im_txt_format_abspeichern.html) und bin sehr zufrieden damit. Auch Attachments lassen sich speichern (in einem separaten Ordner oder mit dem Mail verlinkt).
Kann ich herzlich empfehlen. Kann gratis genutzt werden, die bescheidene Gebühr lohnt sich aber allemal.

Heidenberger Burkhard
2010-01-07 14:15

Vielen Dank für den Tipp, Melchior!

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