Hier erfahren Sie, wie Sie am besten Dateinamen festlegen und mein System.

Dateinamen – mein System

Burkhard Heidenberger schrieb am 7.12.2008 zum Thema „Trickkiste & Sonstiges“.

Dateinamen sollten über den Inhalt der Datei Aufschluss geben. Heute stelle ich Ihnen mein System für die Benennung von Dateien vor, das ich schon mehrere Jahre nutze. Eindeutige Dateinamen erleichtern das Auffinden von Dateien und Dokumenten und tragen zur Übersichtlichkeit im Ablageordner bei.

Dateinamen vergebe ich also nach folgender Systematik:

Datum:

Gut, das Erstell- und Änderungsdatum wird in der Regel im Verzeichnissystem angezeigt bzw. kann man sich anzeigen lassen. Aber mit dem Datum im Dateinamen kann ich beispielsweise verschiedene Versionen nachverfolgen, wenn ich die Dateien bei Änderungen neu abspeichere. Das war mir schon öfters eine große Hilfe. Wenn das für Sie ungewohnt ist oder selten Dokumente in verschiedenen Versionen benötigen, können Sie das Datum natürlich weglassen.

Ziel/Projekt:

Nach dem Datum folgt im Dateinamen das Ziel bzw. das Projekt. Das Ziel ist bei einem Brief beispielsweise der Empfänger. Wenn das Dokument zu einem bestimmten Projekt gehört, wird der Projektnamen hier aufgenommen.

Inhalt:

Zum Schluss folgen im Dateinamen max. zwei Wörter, die über den Inhalt etwas aussagen.

Datum, Ziel/Projekt und Inhalt sind im Dateinamen durch ein Leerzeichen getrennt. Besteht das Ziel/Projekt oder der Inhalt aus zwei Wörtern, so sind diese durch einen Bindestrich getrennt. Damit wird das Ganze übersichtlicher:

Beispiele meiner Dateinamen:

• 2008-12-12 Jubiläumsfeier Einladungsliste
• 2008-11-29 Jubiläumsfeier Einladungsliste
• 2008-11-17 Jubiläumsfeier Brief-Versicherung
• 2008-12-07 Hotel-Almblick Ansuchen-Genehmigung

So sehe ich am Dateinamen mit einem Blick,

• wann ich das Dokument erstellt habe,
• ob es eine oder mehrere Versionen gibt und welche die aktuelle Version ist,
• das dazugehörige Projekt oder welches Ziel (Empfänger),
• was das Dokument enthält (Inhalt) und
• anhand der Dateierweiterung den Dateityp (Word, Excel etc.).

Mit Klick auf die Spaltenüberschrift Namen werden die Dokumente alphabetisch und mit dem Datum im Dateinamen gleichzeitig nach Datum sortiert:

Wichtig ist auch, dass man ein einmal gewähltes Dateinamen-System einheitlich durchzieht. Welche Systematik nutzen Sie für Ihre Dateinamen?

Kommentare

joistsmith
2010-03-06 21:48

Wir haben uns einen eigenen "Aktenplan" eingerichtet. Somit beginnt der Dateiname mit der Zuordnung zur Filiale (2-stellig plus Jahr 2-stellig), danach zum dortigen Projekt (2-stellig), dann zum entsprechenden Ordner (zweistellig) und abschliessend eine dreistellige laufende Nummer mit Unterbezeichnung kleiner Buchstabe fuer die Varianten. Der vorletzte kleine Buchstabe ist die eingescannte Fassung des Versandes und der letzte kleine Buchstabe der Versandnachweis/ Eingangsbestaetigung (z.B. Versandauskunft oder Mail des Logistikunternehmens). Entwuerfe werden dazu mit E gekennzeichnet. Beim grossen Projekten erolgt nach dem entsprechende Ordner noch ein zweistelliger Unterordner,

Nach dieser Ziffern-Buchstabenfolge der Projektname in Kurzform (um Zahlendreher und Eingabefehler schnell zu finden) sowie Hinweis zum Inhalt und dann das Datum der Erstellung der Datei sechsstellig.

eingehende Dokumente und Schreiben werden in die laufende Bearbeitung mit eingearbeitet und erhalten die jeweils folgende dreistellige laufende Nummer, werden dann mit Absender und Inhalt beschrieben.

Wir kommen damit zurecht.

Heidenberger Burkhard
2010-03-07 20:47

Vielen Dank für die Erläuterung! Auch wenn Ihr System für "Außenstehende" recht aufwändig erscheinen mag, so erfüllt es sicher seinen Zweck.
Wichtig ist immer, dass es sich um ein einheitliches System - angepasst auf die Anforderungen des Unternehmens - handelt und dass man sich konsequent daran hält.

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