In Outlook die Ansichten beliebig anpassen

Burkhard Heidenberger schrieb am 14.11.2008 zum Thema „Outlook-Praxis“.

In Outlook gibt es verschieden vordefinierte Ansichten. Ansichten helfen, Outlook Elemente (z.B. Aufgaben, Termine, E-Mails...) übersichtlich darzustellen.

Sie können nicht nur eigene Ansichten anlegen, Sie können jede Ansicht auch beliebig anpassen und damit übersichtlicher gestalten.

So verändern Sie die Reihenfolge

Sie können in jeder Ansicht die Elemente nach einem beliebigen Feld sortieren, indem Sie auf den Spaltenkopf des Feldes klicken.

Wenn Sie beispielsweise Aufgaben nach ihrer Fälligkeit sortieren wollen, klicken Sie auf den Spaltenkopf Fällig am. Sie haben nun sofort den Überblick, welche Aufgaben als nächstes fällig sind. Klicken Sie ein weiteres Mal auf den gleichen Spaltenkopf, wird die Sortierreihenfolge umgedreht.

outlook ansicht

Auch das Gruppieren nach einem bestimmten Feld ist möglich

Um eine Ansicht noch übersichtlicher zu gestalten, können Sie Aufgaben nach einem beliebigen Feld in Gruppen zusammenfassen. Beispielsweise wollen wir die Aufgaben in der Ansicht Liste mit Details nach Kategorien gruppieren.

Mein Tipp:

Nur wenn Sie eine große Anzahl an Aufgaben in Ihrer Liste haben, steigert die Gruppierung die Übersichtlichkeit. Bei wenigen Aufgaben bewirkt die Gruppierung das Gegenteil.

So einfach gruppieren Sie beispielsweise Aufgaben nach Kategorien:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Ansicht Liste mit Details auf die Spaltenüberschrift Kategorien.
Wählen Sie dann im Kontextmenü den Befehl Nach diesem Feld gruppieren. Dadurch werden alle Aufgaben der gleichen Kategorien gruppiert dargestellt.

Anmerkung:
Sie können diese Gruppierung auch durchführen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift klicken und im Kontextmenü den Befehl Gruppierfeld anklicken.
Nun wird das Gruppierfeld oberhalb der Spaltenüberschriften eingeblendet. Ziehen Sie nun mit gedrückter linker Maustaste das Spaltenfeld Kategorien in das Gruppierfeld.
Jetzt können Sie die einzelnen Kategorien-Gruppen in der Aufgabenliste durch Klick auf das Minus– bzw. Plus-Symbol zusammen- (reduzieren) bzw. auseinanderklappen (erweitern). Dadurch schaffen Sie Übersicht in der Aufgabenliste.
Um alle Gruppen zusammen- bzw. auseinanderzuklappen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Minus- bzw. Plus-Symbol und wählen im Kontextmenü den Befehl Alle Gruppen reduzieren bzw. Alle Gruppen erweitern.

So wie eben beschrieben können Sie beliebig Ihre Aufgaben nach dem gewünschten Feld gruppieren. Experimentieren Sie ein wenig, bis Sie die für Sie nützliche Gruppierung gefunden haben.

Gruppierung wieder aufheben

Eine Gruppierung können Sie schnell wieder aufheben, indem Sie im Gruppierfeld mit gedrückter linker Maustaste das Feld (in unserem Fall Kategorien) herausziehen.

ansicht ansichten

Das Feld wird mit einem X dargestellt und Sie können die Maustaste loslassen.

Neue Felder für Ihre Ansichten

Eine weitere Möglichkeit, die Ansichten Ihren persönlichen Anforderungen anzupassen besteht darin, zusätzliche Felder einzufügen bzw. zu entfernen.

Nehmen wir an, Sie wollen in Ihrer Aufgabenliste den Zeitaufwand jeder Aufgabe angezeigt haben.

Das geht ganz leicht:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einer Ansicht auf eine beliebige Spaltenüberschrift und wählen im Kontextmenü den Befehl Feldauswahl.

outlook ansichten anpassen

Aus dem Dialogfeld Feldauswahl ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste das Feld Gesamtaufwand auf die Spaltenüberschriften und platzieren es an beliebiger Stelle zwischen zwei Spaltenüberschriften. Es erscheint ein roter Doppelpfeil. Dann können Sie die Maustaste los lassen.

Befinden sich in der Aufgabenliste Spalten, die Sie nicht benötigen, können Sie diese leicht entfernen, indem Sie oben auf das Feld mit der Spaltenüberschrift klicken und dieses mit gedrückter linker Maustaste in die Aufgabenliste ziehen. Es erscheint ein schwarzes Kreuz. Nun können Sie die Maustaste loslassen, und das Feld ist wie weggeblasen.

Keine Angst vor Fehlern

Wenn Sie die Befürchtung haben, dass Sie etwas ungewollt ändern könnten, kann ich Ihnen diese Angst nehmen. Sie können jede Ansicht mit wenigen Klicks wieder in den Ursprungszustand zurücksetzen:

Klicken Sie hierfür im Menü Ansicht > Aktuelle Ansicht > Aktuelle Ansicht anpassen.
Im sich öffnenden Dialogfenster klicken Sie auf Aktuelle Ansicht zurücksetzen. Und alles ist wieder beim Alten.