Hier erfahren Sie einen Trick, wie Sie in Outlook mit Schnellbausteinen viel Tipparbeit sparen.

Outlook: Schnellbausteine als Tipphilfe

Burkhard Heidenberger schrieb am 5.11.2008 zum Thema „Outlook-Praxis“.

Schnellbausteine sind neu ab der Version Outlook 2007 und eine feine Sache. Wenn Sie häufig Anfragen per E-Mail mit ganz oder teilweise identischen Aussagen beantworten, dann nutzen Sie am besten E-Mail-Vorlagen. Doch in vielen Fällen sind E-Mail-Vorlagen nicht flexibel genug. Beispielsweise dann, wenn sich Anfragen und Antworten im Kern zwar ähneln, aber in Details Unterschiede bestehen. Schnell und zugleich flexibel können Sie hingegen arbeiten, wenn Sie einzelne Textbausteine verwenden, die Sie mit "handgemachten" Inhalten kombinieren.

In den Vorgängerversionen von Office 2007 hießen diese „Bausteine“ Autotext, ab Office 2007 haben Sie den Namen „Schnellbausteine“.

Legen wir einen solchen Schnellbaustein gemeinsam an.

Einrichten von Schnellbausteinen

1. Öffnen Sie eine neue E-Mail und schreiben dort einen Text, den Sie in Ihrer Korrespondenz häufig verwenden.
   Markieren Sie nun diesen Text bzw. das Grafikelement.
2. Klicken Sie dann in das Register Einfügen und dort auf Schnellbausteine > Auswahl im Schnellbausteinkatalog speichern:
   
3. Nun will Outlook noch das „Kürzel“ wissen. Ich habe vd (für vielen Dank) gewählt.
   
4. Noch auf OK klicken und schon ist der erste Schnellbaustein angelegt.

Wenn Sie nun in einer E-Mail schreiben und auf einen Schnellbaustein einfügen wollen, klicken Sie wieder auf das Symbol und wählen den gewünschten aus:

Noch schneller geht’s so:

Sie tippen das festgewählte Kürzel in die Mail und drücken dann die F3-Taste. In unserem Beispiel also vd und dann die F3-Taste. Und schwuppdiwupp wird der Text eingefügt.

Wenn Sie Ihre Schnellbausteine bearbeiten wollen, klicken Sie wieder auf das Symbol, und dann mit der rechten Maustaste auf einen Schnellbaustein und im Kontextmenü auf Organisieren und löschen:

Soviel also zu den Schnellbausteinen.