Hier erfahren Sie, wie Sie Prioritäten erkennen und für sich nutzen und damit mehr Zeit gewinnen für Dinge, die Ihnen wichtig sind.

Prioritäten erkennen – so geht’s

Burkhard Heidenberger schrieb am 29.10.2008 zum Thema „Zeitmanagement“.

Was macht einen guten „Zeitmanager“ bzw. gute „Zeitmanagerin“ aus? Ich sage mal im Wesentlichen drei Dinge:

1. Er/sie kann Prioritäten setzen und arbeitet Aufgaben nach diesen Prioritäten ab.
2. Er/sie erkennt Zeitfresser und kann diese auf das mögliche Minimum reduzieren.
3. Er/sie kann Aufgaben delegieren (aber leider hat nicht jeder diese Möglichkeit).

Zu den Zeitfressern habe ich ja schon einiges geschrieben. Heute möchte ich die Prioritäten mal etwas genauer unter die Lupe nehmen.

Das mit den Prioritäten ist aber nicht so einfach. Auch deshalb nicht, weil die meisten von uns diese vorgegeben bekommen, sei es durch die Vorgesetzten oder durch Termine, Deadlines etc.

Aber auch wenn man diese von Außen bekommt, muss man meistens immer noch selbst entscheiden, wenn was - meist auch in welcher Reihenfolge - zu erledigen ist.

Eine kleine Übung

Viele tun sich schwer damit, Prioritäten zu erkennen. Aber das Denken in Prioritäten kann man lernen. Ich habe das anfangs immer so gemacht:

Wenn ich mal den Überblick vor lauter Todo’s verloren habe, habe ich alle zu erledigenden Aufgaben aufgelistet. Um meine Aufgaben nach Wichtigkeit zu unterscheiden, habe ich mir eine Fragestellung überlegt:

Wo steht am meisten auf dem Spiel (für die Firma), sei es Gewinn oder Verlust?

Dann war mein Blick schon etwas klarer. Im nächsten Schritt habe ich in Abhängigkeit der Prioritäten für die einzelnen Aufgaben Erledigungstermine fixiert und die Aufgaben entsprechend dieser Termine neu sortiert.

Meine „Prioritäten-Frage“ habe ich mir anfangs immer mit einem Post-it auf meinem Bildschirm platziert, bis mir das „Denken in Prioritäten“ in Fleisch und Blut übergegangen ist.

Für Ihre Arbeit ist vielleicht eine ganz andere Fragestellung passender.

Und noch eine kleine Übung, um im Arbeitsalltag die Prioritäten besser zu erkennen:

Nehmen Sie einfach ein Blatt Papier und einen Stift zur Hand. Nun betrachten Sie mal einen „normalen“ Arbeitstag. Beantworten Sie jetzt für sich folgende Fragen:

Wenn ich nur noch die Hälfte meiner Arbeitszeit zur Verfügung hätte,

• was würde ich weiterhin tun?
• was würde ich einschränken?
• was würde ich nicht mehr machen bzw. delegieren?

Prioritäten im Leben

Diese kleine Übung hilft nicht nur die Prioritäten im Arbeitsalltag zu erkennen. Manchmal muss man sich wieder bewusst werden, was einem im Leben wirklich wichtig ist. Hierfür können wir die Fragestellung etwas ändern:

Wenn ich wüsste, dass ich noch genau ein halbes Jahr zu leben hätte,

• was würde ich auf alle Fälle noch tun?
• was würde ich nicht mehr machen?
• was würde ich noch machen, wenn ich in diesem halben Jahr kaum Geld zur Verfügung hätte?

Die letzte Frage stelle ich deshalb, weil wir uns bei der ersten Frage neben anderen Dingen meist vorstellen, wie wir unser Geld noch ausgeben können. Was ja überhaupt nichts Schlechtes ist – im Gegenteil. Aber wenn man darüber nachdenkt, was man noch machen würde, hätte man nur wenig Geld zur Verfügung, dann fallen uns meist noch ganz andere wichtige Dinge ein.

Was würden Sie noch tun?

Welche Fragestellung könnte Ihnen in der Arbeit helfen, Prioritäten besser zu erkennen?