Hier erfahren Sie einen Trick, wie Sie ein reines Informationsmeeting effektiv gestalten.

Das pure Informationsmeeting

Burkhard Heidenberger schrieb am 26.10.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Kennen Sie das: Wieder mal ein Meeting, an dem Sie teilnehmen (müssen), und das sich in die Länge zieht. Sie saßen zwei Stunden im Meeting und alle für Sie wichtigen Informationen wären in ein paar Minuten gesagt gewesen.

Meetings können zu den größten Zeitfressern in einem Unternehmen gehören. Natürlich sind sie auch notwendig – keine Frage. Aber oft werden Besprechungen auch aus „reiner Gewohnheit“ abgehalten.

Typisches Beispiel hierfür ist das wöchentliche Montagsmeeting, das in vielen Unternehmen Usus ist. Wenn in solchen Sitzungen nur die Informationen weitergegeben würden, die tatsächlich für die Anwesenden interessant und notwendig sind, dann wäre das Montagsmeeting eine feine Sache. Aber wie so häufig in Besprechungen kommen Zwischenfragen, Einwände, Kommentare, man weicht vom Thema ab und somit zieht sich das Ganze in die Länge.

Das etwas andere Montagsmeeting

Nun hat mir ein Bekannter berichtet, wie in seinem Unternehmen solche Informationsmeetings ablaufen.

Auch in seinem Unternehmen finden die erwähnten Montagsmeetings statt, aber etwas anders:

• Das Meeting beginnt pünktlich um 8,30 Uhr und darf nicht länger wie 30 Minuten dauern. Es dient dem reinen Informationsaustausch. Jeder Teilnehmer hat max. zwei Minuten Zeit, für alle Teilnehmer relevante Informationen auf den Tisch zu bringen.
• Es gibt keine Zwischenfragen, keine Kommentare. Es gilt nur das Zuhören. Hat jeder seine Informationen weitergegeben, suchen wieder alle ihr Büro auf.

Ralf, der erwähnte Unternehmer, hat damit nur gute Erfahrungen gemacht: 

Die Montagsmeetings haben früher manchmal bis zu drei Stunden gedauert, nur weil es zu langen Diskussionen, auch Plaudereien und Themenabweichungen gekommen ist.

Nun werden Informationen gezielt weitergegeben. Da die Zeit für jeden einzelnen und für das Meeting selbst begrenzt ist, kommt jeder ohne Umschweife sofort auf den Punkt.

Natürlich ist diese Form des Meetings nicht immer geeignet, sogar eher die Ausnahme. Aber für ein reines Informationsmeeting kann man diese Möglichkeit sicher in Betracht ziehen.

Einen Versuch ist es auf alle Fälle wert. Sollte es nicht funktionieren – aus welchen Gründen auch immer –kann man ja wieder auf das konventionelle Meeting ausweichen.

Oder wie sehen Sie das?