Hier erfahren Sie alles über Aufgaben, Aufgabenlisten und Zeitmanagement!

Welche Aufgaben kommen auf eine Aufgabenliste?

Burkhard Heidenberger schrieb am 13.10.2008 zum Thema „Zeitmanagement“.

Die Aufgabenliste – Herzstück des Zeitmanagements. Eine Aufgabenliste oder To-do-Liste kann eine große Hilfe im täglichen Aufgabendschungel sein. Auch ich arbeite mit meiner Liste, denn eine solche bietet einfach Vorteile, die nicht von der Hand zu weisen sind. 

Wenn wieder mal mehrere Aufgaben bei mir anklopfen, höre ich die To-do-Liste rufen:

• Schreib sie bei mir auf und ich sorge dafür, dass du nichts vergisst.
• Vertrau mir deine Aufgaben an, dann machst du deinen Kopf frei und kannst besser abschalten.
• Her damit, dann verhelfe ich dir zu einem strukturierten Arbeitsalltag.
• Notier sie bei mir, und du behältst auch an einem hektischen Arbeitstag den Überblick.

Ob eine Aufgabenliste hilfreich bei der Organisation ist oder nicht hängt auch davon ab, wie man sie führt. Dabei stellt sich die Frage, welche Aufgaben gehören nun überhaupt auf die To-do-Liste?

Notiert werden Aufgaben,

• deren Erledigung erst zu einem späteren Zeitpunkt möglich ist,
• die man später erledigen kann oder muss, weil zurzeit andere Aufgaben höhere Priorität haben.

Und nun zu den Aufgaben, die auf einer To-To-Liste nichts zu suchen haben. Dazu gehören

• Routineaufgaben wie Postbearbeitung, Mailabarbeitung etc. Die Aufnahme solcher Aufgaben in die Liste würde sie nur unnötig „aufblasen“ und damit unübersichtlich machen. Und eine lange und unübersichtliche Aufgabenliste ist alles andere als motivierend.
• Aufgaben, die man direkt – also sofort - erledigen kann. Das sind normalerweise solche, die man in zwei bis drei Minuten erledigt hat. Die direkte Abarbeitung solcher Aufgaben geht wesentlich schneller, als diese zuerst in die Aufgabenliste aufzunehmen. Aber manchmal ist auch die sofortige Erledigung nicht möglich. Beispielsweise dann, wenn man eine wichtige Arbeit nicht unterbrechen will.

Also nochmals zusammengefasst: Eine Aufgabenliste ist eine feine Sache und eine große Stütze, wenn man sie richtig führt und pflegt.