Hier erfahren Sie, wie Sie mit Outlook eine Abstimmung durchführen und mich zu Ihrem Präsidenten wählen.

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Abstimmung mit Outlook oder wie ich Ihr neuer Präsident werde

Burkhard Heidenberger schrieb am 21.9.2008 zum Thema „Outlook-Praxis“.

Die Abstimmungsfunktion von Outlook ist weniger bekannt. Mit dieser Funktion können Sie über Outlook per E-Mail eine Abstimmung oder Wahl durchführen. Das ist eine recht bequeme und für einzelne Fälle eine gut nutzbare Möglichkeit der Abstimmung.

Um über Outlook Abstimmungen durchführen zu können, muss eine wesentliche Voraussetzung gegeben sein: Alle Abstimmungsteilnehmer müssen Outlook als E-Mail-Programm nutzen.

Wenn Sie sicher sind, dass dies der Fall ist, können Sie ja mal probehalber eine Umfrage durchführen. Machen wir es gleich gemeinsam (am Beispiel von MS Outlook 2007):

1. Öffnen Sie eine neue E-Mail.
2. Schreiben Sie im Betreff oder im Textfeld die Abstimmungsfrage:
   
3. Im nächsten Schritt geht es darum, dass Sie die Abstimmungsantworten definieren. Dafür klicken Sie im Menü Optionen und dann auf die Schaltfläche Abstimmungsschaltflächen verwenden. Dann sehen Sie unten Standardantworten von Outlook. Diese passen aber für unsere Abstimmungsfrage nicht, also wählen Sie Benutzerdefiniert.
   
4. Geben Sie nun die gewünschten Abstimmungsmöglichkeiten ein. Auf unsere Frage, ob ich Präsident werden soll, sind das: Ja;Natürlich;Sicher;Klar. Alle Antworten mit einem Strichpunkt und ohne Leerzeichen getrennt:  
   
5. Dann auf Schließen und noch im An-Feld die E-Mail-Adressen der gewünschten Empfänger eingeben und die E-Mail versenden.

So kann der Empfänger abstimmen

Der Empfänger erhält nun die E-Mail mit der Frage und den Abstimmungsmöglichkeiten.

Dafür muss er in der geöffneten Mail auf die Schaltfläche Abstimmen klicken und dann auf die gewünschte Antwort:

Dann fragt Outlook noch, ob die Antwort sofort gesendet oder noch bearbeitet werden soll, also wenn beispielsweise der Empfänger seine Entscheidung auch begründen möchte: 

Sie als Initiator der Abstimmung erhalten dann vom Empfänger entsprechende Mail mit seiner Abstimmung im Betreff:

Anhand der so empfangenden Nachrichten können Sie Ihre Abstimmung auswerten. Aber ich kann Ihnen auch gleich das Ergebnis verraten: Es sind alle dafür, dass ich Ihr neuer Präsident werde ;-)

Kommentare

Al
2009-04-22 13:22

Hallo,
ich benutze die Funktion ständig, um Abstimmungen durchzuführen. Allerdings ist es des Öfteren passiert, dass einige Leute mehrfach abgestimmt haben. Outlook zählt zwar nur die erste Antwort, allerdings wurde mein Postfach dadurch zugespammt.

Wissen sie zufällig, wie diese Mehrfachantworten unterbunden werden können?

Über eine schnelle Antwort würde ich mich freuen

Heidenberger Burkhard
2009-04-22 21:05

Hallo,

leider kann das Mehrfachantworten nicht unterbunden werden.

Damit das Löschen der doppelten Eingänge etwas schneller geht, könnten Sie im Posteingang nach Absender sortieren. Damit haben Sie sofort den Überblick, wer Mehrfachantworten gesendet hat und dann entsprechende in einem Zug löschen.

Rabea knoop
2009-05-12 22:36

guten Abend,

diese Funktion nutze ich sehr häufig für Terminanfragen. Meine weiteren Termindetails würde ich dann gerne nur an die senden, die den Termin mit "ja" bestätigt haben. Bisher suche ich mir diese Teilnehmer mühsam raus. Gibt es hier eine Funktion wie man nur an einen Teil der ursprünglichen Adressaten zurückmailen kann?

Besten Dank für eine kurzfristige Anwort und viel ersparten Ärger über "vergeudete" Zeit im Alltag....

Heidenberger Burkhard
2009-05-13 21:48

Hallo,

leider ist mir hier auch keine Lösung bekannt.

karsten_neu
2010-02-22 13:26

Hallo,

kann man bei E-Mails mit Abstimmungsflächen einstellen, dass in der Antwort eine Kopie der ursprünglichen E-Mail enthalten ist?

Standardmäßig kommt nur eine leere E-Mail mit dem Ergebnis der Abstimmung im Betreff zurück.

Wenn ich mehrere Abtsimmungs-E-Mails versende, kann ich oft am Betreff nicht genau erkennen, um welche Freigabe es sich handelt. Daher wäre es gut, wenn die ganze E-Mail als Antwort zurück käme mit "abgelehnt" oder "genehmigt" im Betreff.

Danke im voraus.

Heidenberger Burkhard
2010-02-23 20:21

Hallo Karsten,

eine Kopie der ursprünglichen E-Mail in der Antwortmail ist leider nicht möglich.
Aber wenn Sie die Frage oder ein Stichwort im Betreff der Abstimmungsmail schreiben, dann enthält auch die Antwortmail neben der Abstimmung selbst diesen Betreff.

Damit sollte die Zuordnung auch bei mehreren Abstimmungen möglich sein.

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