Hier erfahren Sie, was der Koffer-Wettbewerb mit Büroorganisation zu tun hat.

Büroorganisation einmal anders: der Koffer-Wettbewerb und das Rechenbeispiel

Burkhard Heidenberger schrieb am 5.9.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Ordnung im Büro ist die Basis für eine effiziente Büroorganisation.  Denn Ordnung reduziert die Suchzeiten. Lange Suchzeiten gehören zu den größten Zeitfressern im Büroalltag. Und um das etwas zu veranschaulichen, mache ich in meinem Zeitmanagement-Seminar  gerne eine kleine Vorführung – ich bezeichne sie einfach mit „Koffer-Wettbewerb“. 

Das Ganze läuft so ab:

Ich bitte zuerst zwei Freiwillige zu mir. Sie bekommen jeweils einen kleinen geschlossenen Koffer.

Dann gibt’s die gleiche Aufgabenstellung für beide, die in etwa so lautet:

Und wie es sich für einen Wettbewerb gehört: Wer mit der Aufgabe zuerst fertig ist, ist der Sieger. Das ist alles.

„Auf die Plätze, fertig los!“ Die zwei Teilnehmer öffnen beide die Koffer. Und einer von ihnen bekommt gleich einen kleinen Schock. Das ist jener mit dem Chaos-Koffer.

Während in dem einen Koffer alles schön geordnet ist, herrscht im anderen das pure Chaos. Der mit dem Chaos muss erst das gelbe Notizblatt unter den anderen suchen, dann befindet sich irgendwo dazwischen das Kuvert, und der blaue Stift lässt sich meistens auch nicht gleich blicken. 

Im Ordnungs-Koffer hat alles seinen Platz. Die verschiedenfarbigen Stifte sind aneinandergereiht befestigt, alle Notizblätter bilden eine Einheit und die Kuverts haben ihren eigenen Platz.

Ja und wer da wohl schneller die gestellte Aufgabe erledigt hat, ist nicht schwer zu erraten.

Das Rechenbeispiel

Als kleine Draufgabe mache ich zur Veranschaulichung des „Zeitverlustes“ durch lange Suchzeiten noch ein Rechenbeispiel:

Das Arbeitsjahr hat durchschnittlich 260 Arbeitstage. Gehen wir mal davon aus, dass täglich ca. 10 Minuten für Suchzeiten draufgehen. Also für das Suchen nach Unterlagen, Dokumente etc.

Dieser Wert ist natürlich genau so ein Durchschnittswert. Bei ordnungsliebenden Menschen liegt er wahrscheinlich weiter darunter, bei „chaosliebenden“ ist die Skala nach oben hin offen. Aber 10 Minuten ist ein guter Durchschnitt.

Gut, und jetzt rechnen wir mal:

• 10 Minuten x 260 = 2.600 Minuten
• 2.600 Minuten sind ca. 43 Stunden
• Und das ist in etwa eine Arbeitswoche.

Das ist jetzt zwar nur eine grobe Schätzung, aber sicher nicht so unrealistisch: Also eine Arbeitswoche, die im Jahr nur durch Suchzeiten verloren geht.

Natürlich ist die Produktivität jedes einzelnen von mehreren Faktoren abhängig. Aber zu diesen Faktoren gehört sicher auch die Ordnung bzw. die nicht vorhandene Ordnung.

Fazit

Zusammenfassend kann man sagen: Je mehr Ordnung im Büro (Schreibtisch, Ablage, etc.) herrscht, je mehr Wert auf Büroorganisation gelegt wird, desto geringer die Suchzeiten und desto höher die Produktivität.