Microsoft Office 2007: Das Problem mit dem Format

Microsoft Office 2007: Das Problem mit dem Format

Burkhard Heidenberger schrieb am 1.9.2008 zum Thema „Trickkiste & Sonstiges“.

Wenn Sie MS Office 2007 (Word, Excel etc.) nutzen, dann hatten Sie sicher schon mal folgendes Problem: Sie haben an einem Dokument gearbeitet und es dann per E-Mail verschickt. Der Empfänger wollte das Dokument öffnen, konnte es aber nicht.

Der Grund: Er arbeitet noch mit einer Office-Vorgängerversion. Denn MS Office 2007 verwendet ein neues Dateiformat. Beispielsweise hat eine Word-Datei in den Vorgängerversionen die Dateiendung „doc“, in Word 2007 die Endung „docx“. Und das neue Dateiformat kann von den Vorgängerversionen nicht gelesen werden. Das ist des Pudels Kern.

Das auf XML basierende neue Dateiformat hat laut Microsoft mehrere Vorteile:

• Die Dateien sind wesentlich kompakter und brauchen dadurch weniger Speicherplatz.
• Beschädigte Dateien lassen sich leichter wiederherstellen.
• Makros – die ja potentielle „Schädlinge“ sind – werden leichter erkannt.
• Verbesserter Datenschutz, da persönliche Daten (Verfasser, Kommentare, Dateipfade etc.) einfacher entfernt werden können.

Diese Vorteile sind ja schön und gut. Aber sie bringen mir wenig, wenn der Empfänger meine Dateien nicht lesen bzw. öffnen kann. Aber auch hier hat Microsoft vorgesorgt.

Wenn Sie MS Office 2007 nutzen, können Sie jedes Dokument auch im „alten“ Dateiformat abspeichern. In Word  geht das so:

In MS Office 2007 haben Sie die Format-Wahl

Sie wählen im Speichern unter – Dialogfeld einfach das Vorgänger-Format Word 97-2003 aus, und schon kann der Empfänger das Dokument öffnen:

Format ändern in den Optionen

Wenn Ihnen das jedesmal zu mühsam ist oder Sie befürchten, es zu vergessen und wenn Ihnen die Vorteile des neuen Dateiformates einerlei sind, dann können Sie generell jedes Dokument im Vorgänger-Format abspeichern. Wieder am Beispiel von Word:

1. Klicken Sie im geöffneten Word-Dokument auf die Office-Schaltfläche und dort auf die Schaltfläche Word-Optionen.
   
2. In den Word-Optionen unter Speichern das entsprechende Format unter Dokumente speichern auswählen:
   
   
   

In Zukunft wird Sie niemand mehr damit „belästigen“, dass er/sie das Dokument nicht öffnen kann.