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Checkliste: Bürooptimierung

Burkhard Heidenberger schrieb am 26.8.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Um im Büro effektiv arbeiten zu können, muss unter anderem auch die Büroausstattung passen. Wenn ich beispielsweise einen Kopierer habe, der immer wieder einen Papierstau produziert oder wenn ich von einem schlechten Bürostuhl Rückenschmerzen bekomme, kann dies die Produktivität erheblich einschränken.

Nehmen Sie sich mal ein Blatt Papier und einen Stift zur Hand und fragen Sie sich bezüglich Büroeinrichtung und Geräte:

• Wo bzw. mit welchem Gerät gab es in letzter Zeit immer wieder Probleme?
• Welche im akzeptablen Kostenrahmen liegende Neuanschaffung führt zur Arbeitserleichterung?
• Welche internen Arbeitswege können verkürzt werden?

Zur Orientierung finden Sie folgend eine Checkliste in alphabetischer Reihenfolge. Damit können Sie sich einen ersten Überblick verschaffen. Gehen Sie die Liste Punkt für Punkt durch und haken jenes ab, wo Verbesserungen für Sie möglich sind.

• Aktenvernichter
• Anrufbeantworter
• Archiv
• Beleuchtung
• Büromöbel (Schränke, Schreibtische, Bürostuhl etc.)
• Büropflanzen
• Datenschutz (Firewall, …)
• Datensicherung
• Drucker
• Fax
• Internet/E-Mail
• Kopiergerät
• Klimaanlage, Heizung
• Müllbeseitigung, Mülltrennung
• PC, Bildschirm
• Post
• Scanner
• Software
• Telefonanlage
• Vorrat Bürobedarf
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• ………………………………….
• ………………………………….

Im nächsten Schritt nehmen Sie die abgehakten Punkte genauer unter die Lupe und analysieren das bzw. die Probleme – am besten in Stichworten. Dann klären Sie, welche Lösungs- und Optimierungsmöglichkeiten es gibt.

Ein kleines Beispiel:

Problempunkt:  Faxgerät. Zieht öfters mehrere Seiten gleichzeitig ein. Damit: unvollständige Dokumentübermittlung. Folgen: Ärger, ständiger Zeitverlust, daraus resultierend Kosten.

Lösungsmöglichkeit: Problem in Bedienungsanleitung nachschlagen oder Support kontaktieren, Service beantragen.

Problempunkt: Scanner. Kein automatischer Einzug. Jedes Blatt muss einzeln eingelegt werden.

Optimierung: Gerät mit automatischem Einzug. Angebote einholen, Budget klären, kaufen.