Hier erfahren Sie Tricks, wie Ihr Outlook schlank und stabil bleibt und Sie sich Ärger ersparen.

So bleibt Ihr Outlook schlank und stabil

Burkhard Heidenberger schrieb am 24.8.2008 zum Thema „Outlook-Praxis“.

Das Herzstück von Outlook ist die PST-Datei. Diese Datei beinhaltet alle Outlook-Daten wie E-Mails, Aufgaben, Termine, Kontakte, etc. Im Laufe der Zeit kann Outlook durch häufiges Verschieben oder Löschen von Elementen instabil und langsam werden. Aber auch dem können Sie entgegenwirken.

Ab Outlook 2003 gilt die Begrenzung der PST-Datei auf 2 GByte wie in den Vorgängerversionen nicht mehr. Wenn Sie am Exchange Server angeschlossen  sind (beispielsweise in der Firma), gibt es diese PST-Datei nicht; hier gibt es die Postfächer auf dem Server.

Die Größe der PST-Datei feststellen

1. Klicken Sie im Menü Datei auf Datendateiverwaltung.
2. Durch Klicken auf Ordner öffnen öffnet sich der Ordner, in dem die PST-Datei abgespeichert ist. Hier sehen Sie nun auch die Größe der PST-Datei.
   
    

Wie groß sind die Unterordner?

Klicken Sie in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf die oberste Ebene (Persönliche Ordner).  Wählen Sie im Kontextmenü den Punkt Eigenschaften für "Persönliche Ordner" und holen Sie das Register Allgemein nach vorne.

Klicken Sie auf Ordnergröße. Im erscheinenden Fenster können Sie die Gesamtgröße und auch die Größe der einzelnen Unterordner ablesen.

So halten Sie Ihr Outlook in Zukunft schlank

• Löschen Sie Unnötiges bereits nach dem Lesen.
• Leeren Sie regelmäßig Ihren Ordner Gelöschte Objekte.
• Entfernen Sie große Anhänge aus Ihrem Outlook und speichern diese im Dateienverzeichnis ab.
• Sichern Sie die Nachrichten von abgeschlossenen Projekten und Vorgängen außerhalb von Outlook und löschen darauf diese in Outlook.
• Komprimieren Sie in regelmäßigen Abständen Ihre PST-Datei.
• Sichern Sie Ihre PST-Datei

Jetzt zu den einzelnen Punkten im Detail:

Löschen Sie Unnötiges bereits nach dem Lesen

Mit der Tastenkombination Shift + Entf werden die Daten beim Löschen nicht erst in den Papierkorb verschoben, sondern sofort gelöscht.

Lassen Sie Outlook automatisch Ihren Ordner Gelöschte Objekte leeren.

1. Wählen Sie im Menü Extras - Optionen - die Registerkarte Weitere aus.
2. Markieren Sie die Option Bei Programmbeendigung Ordner "Gelöschte Objekte" leerenund bestätigen Sie mit OK.
   
   

Durchsuchen Sie Ihr Outlook nach E-Mails mit großen Anhängen und entfernen diese

Hierfür bietet es sich an, den Suchordner Große Nachrichten anpassen: 

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Suchordner Große Nachrichten.
2. Wählen Sie im Kontextmenü Diesen Suchordner anpassen.
3. Klicken Sie im erscheinenden Dialogfenster auf Kriterien. In das Feld für den Wert geben Sie beispielsweise 1000 (ca. 1MByte) ein.
   
    
4. Schließen Sie alle Fenster mit OK.

So löschen Sie die Anlage in einer E-Mail 

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste bei geöffneter E-Mail auf die Anlage.
2. Wählen Sie im Kontextmenü Entfernen. Die Anlage wird aus Outlook entfernt.
   
    
3. Schließen Sie die E-Mail und bestätigen Sie den Dialog Möchten Sie die Änderungen speichern? mit Ja.

Komprimieren der pst-Datei

Wenn Sie in Outlook Daten löschen, werden diese wie in jeder Datenbank nicht sofort gelöscht, sondern nur als gelöscht markiert. Die Größe der PST-Datei verringert sich erst dann, nachdem Sie diese komprimiert haben. Beim Komprimieren werden die "gelöschten" Dateien endgültig gelöscht.

So komprimieren Sie Ihre PST-Datei:

1. Klicken Sie im Menü Datei auf Datendateiverwaltung.
2. Im erscheinenden Dialogfenster markieren den Eintrag in der Liste und klicken dann auf Einstellungen.
   
3. Mit Klick auf Jetzt komprimieren wird die PST-Datei komprimiert. Dieser Vorgang kann je nach Größe der Datei mehrere Minuten in Anspruch nehmen.
   
    
4. Nun können Sie kontrollieren, wie die Größe sich verringert hat.

Sicherung der PST-Datei

Wenn Sie intensiv mit Outlook arbeiten, ist es wichtig, dass Sie Ihre PST-Datei mit den Outlook-Daten regelmäßig sichern. Am einfachsten ist die Sicherung der Outlook-Daten durch Kopieren der PST-Datei. Schließen Sie hierfür Ihr Outlook und kopieren im Windows-Explorer die PST-Datei in einen anderen Ordner.

Speichern Sie die Kopie auf einer anderen Festplatte, einem anderen Computer oder einem anderen externen Speichermedium ab. Wenn die Festplatte Ihres Computers kaputt geht, hilft es auch nicht, wenn Sie die PST-Datei auf einer anderen Partition abgespeichert haben.