Hier erfahren Sie Tipps für eine effiziente Besprechung und viele andere Tipps.

5 Tipps für effiziente Besprechungen

Burkhard Heidenberger schrieb am 5.8.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Das Ziel einer Besprechung ist in der Regel, bestimmte Ergebnisse herbeizuführen. Zu ineffizienten Besprechungen kommt es dann, wenn diese Ergebnis-Absicht zwar vorhanden ist, aber keine Ergebnisse zustande kommen. Und solche ineffizienten Besprechungen sind dann für alle Beteiligten Zeitfresser erster Klasse.

Wie erreicht man nun aber effiziente Besprechungen? Dazu habe ich heute 5 Tipps aus meiner Praxis:

1. Eine schriftliche Einladung und eventuell zusätzlich erforderliches Informationsmaterial (Protokoll der letzten Besprechung etc.) muss rechtzeitig an alle Teilnehmer gehen.
2. Aus der Meeting- bzw. Besprechungs-Einladung muss das Ziel klar hervorgehen. Entweder aus dem Thema oder wenn vorhanden, aus den einzelnen Tagesordnungspunkten.
   Themenbeispiel:
   Wie können wir unserem Jahresumsatz für das kommende Jahr um mind. 2,5 % steigern? (und nicht einfach als Thema „Jahresumsatzsteigerung“ wählen).
   Beispiel Tagesordnungspunkte (für eine Firmenjubiläumsveranstaltung):
   TOP 5: Welches Budget wird veranschlagt?
   TOP 6: Wo soll die Veranstaltung stattfinden?
   TOP 7: Welche Personen werden schriftlich eingeladen?
   etc.
3. Jedem Besprechungspunkt ist ein Zeitrahmen zugeordnet. Diese Zeitangabe dient zur Abschätzung der Dauer und auch der Orientierung während der Besprechung.
4. Damit vereinbarte Besprechungsergebnisse auch umgesetzt werden, ist für jeden einzelnen Punkt zu definieren, wer was bis wann zu erledigen bzw. zu liefern hat. Diese Definition muss dann auch aus dem verteilten Besprechungsprotokoll hervorgehen.
5. Bei jeder folgenden Besprechung wird das Protokoll nochmals kurz Punkt für Punkt durchgegangen. Es wird überprüft, ob die in der letzten Besprechung beschlossenen Maßnahmen umgesetzt wurden. Und wenn nicht, wieso nicht. Eventuell gibt es einen Terminaufschub für die Umsetzung oder es muss eine andere Lösung gefunden werden.
   Diese Abarbeitung des letzten Besprechungsprotokolls fördert die Umsetzungsmoral.