Abwesenheitsbenachrichtigung: So hinterlassen Sie einen guten Eindruck!
Steht bei Ihnen in Kürze ein Urlaub an? Und wenn Sie dann für einige Zeit per E-Mail nicht erreichbar sind, sollten Sie eine Abwesenheitsbenachrichtigung im E-Mail-Programm einrichten.
Denn dadurch wartet der Versender einer E-Mail nicht umsonst auf eine kurzfristige Antwort von Ihnen und ist dann vielleicht noch verärgert oder enttäuscht, wenn er diese nicht erhält.
Im Geschäftsbereich ist eine automatische E-Mail-Abwesenheitsbenachrichtigung Usus, insbesondere dann, wenn Sie keine Vertretung haben, die in Ihrer Abwesenheit E-Mails bearbeitet und Telefonate entgegennimmt.
Für Ihre Abwesenheitsnotiz gilt: Seien Sie freundlich!
Freundlichkeit kann Stil und Wertschätzung vermitteln. Das gilt auch bei einer Abwesenheits-E-Mail. Ich gebe es zu: Ich achte bei einer Abwesenheitsnachricht durchaus darauf, wie sie formuliert ist. Da gibt es die reinen Informations-E-Mails, wie z. B.
„Bin bis … außer Haus.“
Dann solche E-Mails, die mit Informationen, die für den Empfänger relevant sind, sparsam umgehen:
„Bin im Urlaub.“
Und dann gibt es auch die informativen und freundlichen Abwesenheits-E-Mails, die stets einen guten und professionellen Eindruck hinterlassen. Und ein solcher ist vor allem im Geschäftsbereich wichtig.
Das sollte Ihre Abwesenheits-E-Mail enthalten
Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz vorbereiten, beachten Sie folgende Punkte:
- Informativer, kurzer Betreff, z. B. Bin bis … außer Haus.
- Eine Anfangs- und Schlussgrußformel gehören dazu.
- Keine Rechtschreibfehler. Denn je kürzer der Text, desto negativer der Eindruck, den Grammatikfehler hinterlassen.
- Verzichten Sie auf reine Kleinschreibung.
- Die wichtigste Information: Wann sind Sie wieder zurück?
- Gibt es eine Vertretung und wenn ja, wie heißt sie und wie ist sie zu erreichen?
- Zum Schluss dürfen der Name und die Signatur nicht fehlen.
Wenn Sie nun alle diese Punkte beachten, dann könnte die Abwesenheitsbenachrichtigung so lauten:
Betreff: Bin bis … außer Haus.
Guten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht!
Ich bin bis einschließlich … nicht im Büro.
In meiner Abwesenheit vertritt mich Herr Vorname Name, an den Sie sich bei Fragen gerne wenden können. Er ist per E-Mail unter vorname.name@zeitblueten.com bzw. unter der Nr. 0699 123 32 988 telefonisch erreichbar.
Schöne Grüße
Burkhard Heidenberger
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Ing. Burkhard Heidenberger
Mondweg 31 – A 1140 Wien
b.heidenberger@zeitbl.com
https://www.zeitblueten.com
Tel. 0043 – (0)1 234 56 78
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Zahlreiche Textvorlagen für Ihre
Abwesenheitsbenachrichtigung
habe ich hier zusammengestellt
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