Hier erfahren Sie, wie Sie eine Abwesenheitsbenachrichtigung einrichten und damit einen guten Eindruck hinterlassen.

Abwesenheitsbenachrichtigung: So hinterlassen Sie einen guten Eindruck!

Burkhard Heidenberger schrieb am 4.8.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Vielen von uns steht der Sommerurlaub noch bevor. Und wenn man für einige Zeit per E-Mail nicht erreichbar ist, sollte man eine Abwesenheitsbenachrichtigung im E-Mail-Programm einrichten.

So wartet der Absender nicht umsonst auf eine kurzfristige Antwort von Ihnen, und ist dann vielleicht noch verärgert oder enttäuscht. Im Geschäftsbereich ist eine automatische E-Mail-Abwesenheitsbenachrichtigung Usus, vor allem dann, wenn man keine Vertretung hat, die E-Mails bearbeitet und Telefonate entgegennimmt.

Wie man in Outlook mit Hilfe des Abwesenheitsassistenten eine solche einrichtet, habe ich in bereits in einem Beitrag beschrieben.

Auch hier gilt: Seien Sie freundlich!

Freundlichkeit kann Stil und Wertschätzung vermitteln. Das gilt auch bei einer Abwesenheitsmail. Ich gebe es zu: Ich achte bei einer Abwesenheitsnachricht darauf, wie sie geschrieben ist. Da gibt es die reinen Informationsmails, wie z.B.

„Bin bis … außer Haus.“

Dann solche mit Informationen sparsamen E-Mails:

„Bin im Urlaub.“

Und dann gibt es auch die informativen und freundlichen Abwesenheitsmails, die immer einen guten und professionellen Eindruck hinterlassen. Und ein solcher ist vor allem im Geschäftsbereich wichtig.

Das sollte Ihre Abwesenheitsmail enthalten

Wenn Sie eine solche Nachricht schreiben, sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Informativer kurzer Betreff, z.B. Bin bis… außer Haus.
• Eine Anfangs- und Schlussgrußformel gehören dazu.
• Keine Rechtschreibfehler. Denn je kürzer der Text, desto negativer der Eindruck, den Grammatikfehler hinterlassen.
• Verzichten Sie auf reine Kleinschreibung.
• Die wichtigste Information: Wann sind Sie wieder zurück?
• Gibt es eine Vertretung und wenn ja, wie heißt sie und wie ist diese zu erreichen?
• Zum Schluss dürfen der Name und die Signatur nicht fehlen.

Wenn man nun alle diese Punkte beachtet, dann könnte eine solche Abwesenheitsbenachrichtigung so lauten:

Betreff: Bin bis… außer Haus.

Guten Tag,

danke für Ihre Nachricht!

Ich bin bis einschließlich… nicht im Büro.
In meiner Abwesenheit vertritt mich Hr. Niki Lauda, an dem Sie sich bei Fragen gerne wenden können. Er ist per Mail unter niki.lauda@flitzerfritze.at bzw. unter der Nr. 0699 123 32 988 telefonisch erreichbar.

Schöne Grüße

Burkhard Heidenberger

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