Hier erfahren Sie wertvolle Tipps, wie Sie ruckzuck Ihre Ablage auf Vordermann bringen.

Büroorganisation: 4 Tipps für eine effiziente Ablage

Burkhard Heidenberger schrieb am 30.7.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Was ist eine effiziente Ablage? Eine Ablage ist dann effizient, wenn ich weiß, wo ich ein Dokument ablegen kann und damit auch, wo ich es wieder finde. Dadurch gibt es kaum Suchzeiten woraus wiederum die Effizienz einer Ablage resultiert.

Und wie schafft man nun eine effiziente Ablage?

Dazu habe ich heute 4 Tipps, die ich gleich anhand eines Praxisbeispiels erläutern möchte. Als Beispiel nehmen wir unserenArchitekten Rumpelstilzchen, der eine effiziente Papierablage für seine Unterlagen finden möchte.

Was muss abgelegt werden?

Zuerst muss Rumpelstilzchen klären, welche Dokumente und Unterlagen überhaupt abgelegt werden müssen. Ein Architekt arbeitet hauptsächlich mit Projekten. Die Unterlagen zu einem Projekt sind beispielsweise Schriftverkehr, Protokolle, Berechnungen, Skizzen, Pläne etc. Also all diese Unterlagen müssen abgelegt werden.

Welche Ablageform?

Für diese Projekt-Unterlagen eignen sich wohl am besten Standordner. Je nach Umfang des Projekts können diese aus einem oder mehreren Ordnern bestehen. In einem anderen Büro oder Branche eignen sich vielleicht besser Hängemappen oder eine andere Ablageform. Das ist von Fall zu Fall verschieden.

1. Richtige Kategorien wählen
   Um in den Ordnern auch Ordnung und damit Übersichtlichkeit zu schaffen, sind Kategorien (z.B. durch Trennblätter) erforderlich. Die Kategorien ergeben sich aus den Ablage-Unterlagen. Im Fall von Rumpelstilzchen beispielsweise Schriftverkehr, Protokolle, Kostenschätzung, Angebote etc.Noch eine Empfehlung meinerseits an Rumpelstilzchen: Die gewählten Kategorien sollten unbedingt gut durchdacht sein. Denn diese können und sollen dann als Standard für jedes Projekt genutzt werden. Das erleichtert die Ablage wesentlich.
2. Eindeutige Kennzeichnung
   Eindeutige und leserliche Kennzeichnung ist Voraussetzung um zu wissen, wo was abgelegt werden soll. Das gilt jetzt für die Beschriftung der Ordner selbst (einheitliche Ordnerrücken) als auch die Beschriftung der Kategorien. Hinter Bezeichnungen wie Diverses, Verschiedenes, Allgemein gehen in der Regel Unterlagen „verloren“.
3. Unterschiedliche Farben
   Farben sind tolle Helfer bei der Organisation und somit auch bei der Ablage. Farben dienen zur Orientierung und tragen zur Übersicht bei. Rumpelstilzchen kann für jedes Projekt unterschiedliche Ordnerfarben verwenden. Oder für alle Projekte werden generell z.B. blaue Ordner verwendet, für Buchhaltungsunterlagen werden rote und für bürointerne Vorgänge gelbe Ordner verwendet.
4. Regelmäßig Unterlagen ablegen
   Damit eine Ablage auch wirklich etwas bringt und man Unterlagen auch dort findet wo sie hingehören, müssen diese regelmäßig abgelegt werden. Für mich haben sich da zwei „Techniken“ bewährt:
   Jeden Abend, bevor ich das Büro verlasse, lege ich die während des Tages „angefallenen“ Unterlagen in entsprechende Ablageordner ab. Das dauert meist nicht länger wie 5 Minuten.
   Während des Tages ergeben sich manchmal kurze Wartezeiten. Auch diese nutze ich für die Ablage.
   Wichtig ist nur, dass die Unterlagen regelmäßig abgelegt werden.

Ja, und wenn sich Rumpelstilzchen diese Tipps zu Herzen nimmt, wird er eine effiziente Papierablage schaffen.