Hier erfahren Sie, wie Sie in 4 Schritten Ordnung in Ihrem Büro schaffen und halten.

In 4 Schritten im Büro Ordnung schaffen. So geht's!

Burkhard Heidenberger schrieb am 29.7.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Im Büro Ordnung schaffen. Jaja, das ist oft leichter gesagt wie getan. Heute zeige ich Ihnen eine Möglichkeit, wie Sie das schaffen. Am besten in 4 Schritten:

1. Der kritische Kunde
   Oft ist es nützlich, die Perspektive zu wechseln. Das hilft, sich Dinge bewusst zu machen und zu erkennen. Nutzen Sie diese Möglichkeit auch für Ihr Büro.
   Schließen Sie für einen kurzen Moment die Augen. Stellen Sie sich dann vor, Sie wären ein kritischer Kunde, der Ihr Büro betritt. Dann öffnen Sie wieder die Augen und werfen einen Blick auf Ihr Büro aus der Perspektive dieses Kunden.
   Was würde dieser bemängeln, welche Unordnungsherde würden ihm sofort auffallen? Schauen Sie ruhig auch in Schränke, in die Ordner etc.
   Notieren Sie in Stichworten alle Unordnungsnester.
   So ein „künstlicher“ Perspektivenwechsel ist sehr nützlich, probieren Sie es einfach!
2. Die Liste
   Nehmen Sie dann die Liste zur Hand. Mit welchem Unordnungsnest wollen Sie beginnen?
   Nummerieren Sie die notierten Punkte ruhig in der vorgesehenen Abarbeitungsreihenfolge durch.
   Ich habe immer dort angefangen, wo sich mit relativ wenig Zeitaufwand schnell sichtbare Ordnungsergebnisse gezeigt haben. Das wirkt motivierend und der innere Schweinehund sträubt sich auch nicht so gegen das Anfangen und Dranbleiben.
   Nehmen Sie sich aber nicht zu viel vor. Schaffen Sie Schritt für Schritt Ordnung. Sie können auch mit einer kleinen Einheit beginnen, z.B. mit einer Schreibtischlade. Eine Einheit nach der anderen.
   Wenn Sie nicht gleich mit dem Ordnung schaffen beginnen wollen, nachdem Sie die Chaosnester aufgedeckt haben, ist das kein Problem. Dann sollten Sie aber unbedingt auf Ihrer Liste hinter dem ersten anzupackenden Unordnungsnest ein Erledigungsdatum notieren. Das ist der Ordnungstermin.  
   Nehmen Sie diesen Termin genauso wahr, wie Sie auch andere einhalten. Gegebenenfalls tragen Sie ihn als solchen zusätzlich in Ihrem Kalender ein, damit Sie daran erinnert werden.
3. Weg damit!
   Ok, nun haben Sie Ihre erstes Unordnungsnest vor sich. Um überhaupt Ordnung zu schaffen, muss in der Regel einiges aussortiert bzw. entmüllt werden.
   Wenn Sie nun ein Dokument oder was auch immer in die Hand nehmen, und Sie sich nicht sicher sind, ob Sie das auslagern oder gar wegschmeißen können, stellen Sie sich folgende Fragen:
   Ist eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist einzuhalten?
   Kann ich mir bei Bedarf die Information oder das Utensil problemlos wiederbeschaffen?
   Benötige ich das Dokument bzw. das Utensil voraussichtlich das kommende Jahr?
   Welche Konsequenz hätte es, wenn ich es wegschmeiße?
   Mit der Beantwortung dieser Fragen sollten Sie Klarheit gewonnen haben.
4. Ordnung schaffen
   Nachdem Sie sich von Platzfressern getrennt haben, lässt sich am besten Ordnung schaffen. Beachten Sie dabei die Zugriffsregel: Je häufiger der Zugriff, desto näher sollte das Utensil platziert werden.
   Fragen Sie sich auch bei jedem Unordnungsnest, wieso es bisher mit der Ordnung „gehapert“ hat und wie das in Zukunft optimiert werden kann.

Mit diesen 4 Schritten sollte das Ordnung schaffen im Büro – aber nicht nur im Büro – kein Problem mehr sein.