So helfen in Outlook Regeln beim Zeitsparen

Burkhard Heidenberger schrieb am 7.7.2008 zum Thema „Outlook-Praxis“.

Nutzen Sie in Outlook auch Regeln? Wenn nicht, machen Sie das! Sie sind wirkliche Zeitsparer und schaffen Übersicht im Posteingang.

Mit einer Regel machen Sie nichts anderes, als Überprüfungskriterien und eine Aktion für E-Mails festzulegen. Mit einer Regel legen Sie also Kriterien fest, nach der eine E-Mail überprüft wird. Wenn die Kriterien zutreffen, folgt eine definierte Aktion. Ok, das klingt jetzt schon sehr trocken. Deshalb möchte ich Ihnen das Ganze anhand eines Praxisbeispiels erläutern.

So erstellen Sie in Outlook eine Regel

Wir erstellen eine Regel, mit der bestimmte E-Mails beim Eintreffen automatisch in einem Ordner verschoben werden. Damit bleibt Ihr Posteingang frei für wichtige E-Mails.

Aber Achtung: Das automatische Verschieben von Nachrichten in einem Ordner ist nur bedingt ratsam. Denn damit besteht die Gefahr, dass eingehende E-Mails irgendwo im Ordnerdschungel verschwinden.

Aber es gibt Nachrichten, die Sie ohne Weiteres mit einer Regel automatisch in einem Ordner verschieben können, z.B. Newsletter. Also alle Nachrichten, die Sie nicht sofort lesen müssen bzw. bei denen es auch keine Rolle spielt, wenn Sie sie mal nicht lesen. Ich habe für alle meiner abonnierten Newsletter Regeln erstellt. Wenn ich dann mal Zeit und Lust habe, werfe ich einen Blick in meinen Newsletter-Ordner.

Also erstellen wir gemeinsam eine Newsletter-Regel.

Regel "Newsletter"

Ein Newsletter soll also beim Eintreffen automatisch in den Ordner "Newsletter" verschoben werden. Ok, Schritt für Schritt:

Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen oder auf das Regeln-Symbol in der Symbolleiste.
Dann ein Klick auf Neue Regel und es öffnet sich ein Dialogfeld. Für Ihre Newsletter-Regel können Sie eine Vorlage verwenden. Hierfür bieten sich zwei Vorlagen an:
- Nachrichten von einem bestimmten Absender in einen Ordner verschieben.
- Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben.
Wählen wir für unser Beispiel die zweite Vorlage.
Dann im unteren Bereich des Fensters zuerst auf den Link bestimmten Wörtern klicken. Nun öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie Wörter eingeben können, nach denen eingehende E-Mails überprüft werden sollen.
Als Beispiel habe ich Zeitblüten eingegeben - da in meinen Zeitblüten-Newsletter im Betreff immer der Begriff Zeitblüten steht - und dann auf Hinzufügen geklickt:
Mit Klick auf OK wird das Fenster geschlossen. Jetzt noch den gewünschten Ordner auswählen, in welchem der Newsletter verschoben werden soll. Klicken Sie hierfür auf den Link Zielordner.
Dann im Ordnerverzeichnis den Ordner auswählen. Ich habe mir hierfür einen eigenen Newsletter-Ordner angelegt.
Dann noch auf OK und Fertig stellen. Nun haben Sie Ihre erste Newsletter-Regel angelegt. Gratulation!