Hier erfahren Sie, wie Sie in Outlook automatisch Kategorien zuordnen und damit Zeit gewinnen.

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In Outlook automatisch Kategorien zuweisen

Burkhard Heidenberger schrieb am 6.7.2008 zum Thema „Outlook-Praxis“.

In Outlook lassen sich Kategorien automatisch zuweisen. Den Zweck von Kategorien habe ich bereits in einem anderen Beitrag näher beschrieben.

Wenn Sie in Outlook auch die Kategorien zum Organisieren nutzen wollen, dann habe ich heute einen Tipp für Sie. Ich möchte Ihnen zeigen, wie Sie diese automatisch einem Element zuweisen können.

Nehmen wir an, Sie möchten dass die E-Mails von einem bestimmten Absender immer die gleiche Kategorie (z.B. Projekt X) erhalten sollen. Das ist kein Problem. Aber machen wir es Schritt für Schritt:

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen oder auf entsprechendes Symbol in der Standard-Symbolleiste.
    
2. Mit Klick auf Neue Regel öffnet sich ein weiteres Dialogfeld, wo Sie Regel ohne Vorlage erstellen aktivieren und markieren Sie Nachrichten bei Ankunft prüfen.
   
   
3. Drücken Sie auf Weiter und wählen Sie in der Auflistung der Bedingungen die von einer Person/Verteilerliste kommt aus
4. Klicken Sie im unteren Bereich des Dialogfeldes auf den blauen unterstrichenen Text einer Person/Verteilerliste und wählen aus dem Adressbuch entsprechende Person aus, klicken dann auf Von und bestätigen mit OK.
   
   
5. Mit Klick auf Weiter können Sie nun Aktionen auswählen. Markieren Sie diese der Kategorie Kategorie zuordnen.
6. Klicken Sie wieder im unteren Bereich des Dialogfeldes auf den blauen unterstrichenen Text Kategorie und wählen die entsprechende Kategorie aus. Weiter.
   
    
7. Da keine Ausnahme für diese Regel definiert wird, klicken Sie wieder auf Weiter.
8. Geben Sie nun noch einen Namen für diese Regel ein und dann auf Fertig stellen.

Nun haben wir gesehen: In Outlook automatisch eine Kategorie zuordnen ist keine Hexerei. 

Kommentare

bmcfs
2010-03-26 12:04

Hallo,
ist das automatische Zuweisen von Kategorien auch für Termine möglich - ich habe die Funktion noch nicht gefunden. Es wäre super, wenn ich z.B. die Geburtstage automatisch einer Kategorie zuweisen könnte bzw. einen bestimmten Eintrag in einem Termin (Büroarbeiten) automatisch zuweisen und daraus eine automatische Formatierung erhalten würde.

Danke für die Hilfe

Heidenberger Burkhard
2010-03-27 20:20

Hallo! Leider ist in Outlook das automatische Zuweisen von Kategorien für Termine nicht möglich.

Mia
2010-07-23 15:48

Hallo,
zunächst einmal vielen Dank für Ihre Tips!
Ich habe dazu noch eine Frage:
Jeder meiner Kontakte ist mit einer Kategorie versehen.
Ist es möglich automatisch allen Mails die entsprechende Kategorie des Empfängers zuzuordnen?
Momentan müsste man ja für jede Kategorie eine neue Regel erstellen und zusätzlich alle Personen die zu dieser Kategorie gehören manuell auswählen.
Das ist bei vielen Kontakten sehr mühsam!

Nochmal als Beispiel, da schwer zu erklären:
Personen A, B, C, D denen Kategorie 1 zugewiesen ist.
Personen H, I, J, K denen Kategoerie 2 zugewiesen ist.
etc.
Regel: "Markiere die Mails aller Personen die im Adressbuch eingetragen sind mit der dort (im Adressbuch) angegebenen Kategorie."

Ich hoffe, es gibt dafür eine Lösung.

Vielen Dank für ihre Hilfe.
MfG.

Heidenberger Burkhard
2010-07-23 22:00

Hallo Mia, leider ist auch das nicht mit den "Bordmitteln" von Outlook möglich.

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