Hier erfahren Sie, wie Sie in Outlook automatisch Kategorien zuordnen und damit Zeit gewinnen.

In Outlook automatisch Kategorien zuweisen

Burkhard Heidenberger schrieb am 6.7.2008 zum Thema „Outlook-Praxis“.

In Outlook lassen sich Kategorien automatisch zuweisen. Den Zweck von Kategorien habe ich bereits in einem anderen Beitrag näher beschrieben.

Wenn Sie in Outlook auch die Kategorien zum Organisieren nutzen wollen, dann habe ich heute einen Tipp für Sie. Ich möchte Ihnen zeigen, wie Sie diese automatisch einem Element zuweisen können.

Nehmen wir an, Sie möchten dass die E-Mails von einem bestimmten Absender immer die gleiche Kategorie (z.B. Projekt X) erhalten sollen. Das ist kein Problem. Aber machen wir es Schritt für Schritt:

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen oder auf entsprechendes Symbol in der Standard-Symbolleiste.
    
2. Mit Klick auf Neue Regel öffnet sich ein weiteres Dialogfeld, wo Sie Regel ohne Vorlage erstellen aktivieren und markieren Sie Nachrichten bei Ankunft prüfen.
   
   
3. Drücken Sie auf Weiter und wählen Sie in der Auflistung der Bedingungen die von einer Person/Verteilerliste kommt aus
4. Klicken Sie im unteren Bereich des Dialogfeldes auf den blauen unterstrichenen Text einer Person/Verteilerliste und wählen aus dem Adressbuch entsprechende Person aus, klicken dann auf Von und bestätigen mit OK.
   
   
5. Mit Klick auf Weiter können Sie nun Aktionen auswählen. Markieren Sie diese der Kategorie Kategorie zuordnen.
6. Klicken Sie wieder im unteren Bereich des Dialogfeldes auf den blauen unterstrichenen Text Kategorie und wählen die entsprechende Kategorie aus. Weiter.
   
    
7. Da keine Ausnahme für diese Regel definiert wird, klicken Sie wieder auf Weiter.
8. Geben Sie nun noch einen Namen für diese Regel ein und dann auf Fertig stellen.

Nun haben wir gesehen: In Outlook automatisch eine Kategorie zuordnen ist keine Hexerei.