Hier erfahren Sie, wie Sie in Outlook Kategorien nutzen und blitzschnell anlegen.

Kennen Sie die Kategorien in Outlook?

Burkhard Heidenberger schrieb am 4.7.2008 zum Thema „Outlook-Praxis“.

In Outlook haben Sie die Möglichkeit, Outlook-Elementen (E-Mail, Aufgabe, Termin etc.) Kategorien zuzuweisen. Damit fällt das Organisieren wesentlich leichter. Sie können die Elemente dann nach Kategorien sortieren, eine eigene Ansicht für diese einrichten oder auch eine Regel für Elemente einer bestimmten Kategorie anlegen.

So legen Sie Kategorien in Outlook an

Am besten gehen Sie so vor:

1. Öffnen Sie den Menüpunkt Bearbeiten - Kategorien - und es erscheint das Dialogfeld Kategorien.
2. Klicken Sie im Dialogfeld auf den Button Hauptkategorienliste.
3. Erstellen Sie nun möglichst aussagekräftige Kategorien, indem Sie im Feld den Namen eingeben und auf Hinzufügen klicken. Beispiele: Projekt X, Firmenjubiläum etc. 
4. Nachdem Sie Ihre Kategorien angelegt haben, bestätigen Sie mit OK.

Farbkategorien in Outlook 2007

Ab Outlook 2007 wurden die „traditionellen“ Kategorien durch Farbkategorien ersetzt. Mit der farblichen Unterscheidung wollte Microsoft die Übersichtlichkeit steigern. Aber man kann die Farbkategorien zusätzlich beliebig bezeichnen.

1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Kategorisieren .
2. Dann auf Alle Kategorien.
   
   
3. Klicken Sie in der Liste Name auf den Namen einer Farbkategorie, und klicken Sie anschließend auf Umbenennen.
4. Geben Sie in der Liste Name den neuen Namen für die Farbkategorie ein.

Elemente einer Kategorie zuweisen

Nehmen wir an, Sie wollen alle E-Mails von Ihrem Geschäftspartner Rumpelstilzchen der Kategorie „Rumpelstilzchen“ zuweisen.

Hierzu noch eine Kurzeinweisung, aber wahrscheinlich wissen Sie das ja schon. Deshalb für alle anderen.

So markieren Sie generell mehrere Objekte, die nicht nacheinander folgen:

• Drücken Sie die Strg-Taste und halten Sie diese gedrückt.
• §  Nun klicken Sie - Strg-Taste nicht loslassen! - jene E-Mails mit der linken Maustaste an, die Sie markieren wollen.
• §  Mit einem weiteren Klick auf eine markierte E-Mail heben Sie die Markierung wieder auf.

So markieren Sie E-Mails, die in einer Reihenfolge stehen:

• Drücken Sie die Shift-Taste und halten Sie diese gedrückt.
• Jetzt klicken Sie - Shift-Taste weiterhin gedrückt halten! - die erste E-Mail und dann die letzte E-Mail in der Reihenfolge an. Alle dazwischen liegenden E-Mails werden auch markiert.

Ok, aber jetzt zum Zuweisen von Kategorien:

1. Markieren Sie hierfür alle E-Mails, die Sie von Ihrem Geschäftspartner erhalten haben.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierten E-Mails.
3. Jetzt nur noch im Kontextmenü auf den Befehl Kategorien klicken und dann die Kategorie „Rumpelstilzchen“ auswählen.

In Outlook 2007 schaut das dann so aus: